Plan roczny usprawnia administrowanie funduszem

Zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Obowiązku tworzenia planu wydatków socjalnych nie nakłada na pracodawcę ustawa o ZFŚS. Może on być kolejnym załącznikiem do regulaminu. Ustalenie rocznego planu gospodarowania ZFŚS wymaga zachowania procedury przewidzianej dla uchwalania regulaminu funduszu. Podstawę podziału środków ZFŚS stanowić wtedy będzie roczny plan dochodów i wydatków, w którym zostaną określone grupy dochodowe, podział środków na poszczególne cele, rodzaje i formy działalności socjalnej organizowanej przez zakład pracy na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

Dla jednostek sektora finansów publicznych środki gromadzone w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są środkami publicznymi w rozumieniu ustawy o finansach publicznych. Dlatego należy je wydatkować m.in. w sposób celowy. Łatwiej dopilnować tego założenia, gdy wydatki ograniczone są limitem ustalonym w rocznym planie dochodów i wydatków. Ułatwia on prowadzenie działalności socjalnej i jest podstawą do jego prowadzenia.

Warto też pamiętać, że plan sporządzany jest na konkretny rok budżetowy, nie może on zawierać planów wykorzystania środków finansowych w latach następnych.

Załóżmy, że pracodawca zdecydował, iż wydatkowanie środków z funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej ma się odbywać w każdym roku kalendarzowym na podstawie rocznego planu dochodów i wydatków funduszu - zgodnie z załącznikiem do regulaminu. W takiej sytuacji na początku roku pracodawca oblicza, jaką kwotą (w przybliżeniu) będzie dysponował w danym roku. Do wyliczonej kwoty dolicza: ewentualne niewykorzystane środki z poprzedniego roku pozostałe na koncie ZFŚS, zwiększenia powstałe ze spłat pożyczek na cele mieszkaniowe (z ewentualnym oprocentowaniem), środki pochodzące z oprocentowania rachunku bankowego funduszu. Po dodaniu wszystkich wartości otrzyma kwotę, jaką będzie dysponował na działalność socjalną. Następnie pracodawca powinien określać działania socjalne, które będą finansowane ze środków funduszu (od tych, na które przeznaczone będą największe środki, do tych, które finansowane są zdecydowanie najrzadziej). Generalnie pracodawca roczny plan dochodów i wydatków na poszczególne rodzaje działalności socjalnej powinien ustalić np. w uzgodnieniu z komisją socjalną, nie później niż do końca marca każdego roku kalendarzowego. We wrześniu pracodawca powinien natomiast zweryfikować założenia planu i jego realizację.

W razie potrzeby w trakcie roku kalendarzowego powinny nastąpić przesunięcia wydatków w poszczególnych pozycjach planu po uprzednim uzgodnieniu np. z komisją socjalną.

Po stronie przychodów plan powinien uwzględnić:

● bilans otwarcia,

● ustawowy odpis środków na fundusz zgodnie z ustawą o ZFŚS i ewentualnie fakultatywny,

● dochody własne ZFŚS uzyskiwane z odpłatności za usługi socjalne,

● zwiększenia powstałe ze spłat pożyczek na cele mieszkaniowe z oprocentowaniem,

● środki pochodzące z oprocentowania rachunku bankowego ZFŚS.

Po stronie wydatków powinny się znaleźć kwoty zaplanowane do poniesienia w danym roku budżetowym na rodzaje świadczeń socjalnych określone w ustawie o ZFŚS.

Plan rzeczowo-finansowy sporządzany jest na konkretny rok budżetowy, nie może on zawierać planów wykorzystania środków finansowych w latach następnych. Musi też uwzględniać specyfikę danej jednostki. Jeśli będzie to szkoła, to musi pamiętać o wpisaniu przewidywanych i rozliczonych środków na świadczenia urlopowe dla nauczycieli pełnozatrudnionych i niepełnozatrudnionych.

Możliwość korekty preliminarza

Podział i wydatkowanie środków z funduszu następuje w oparciu o preliminarz zatwierdzony przez rektora i uzgodniony ze związkami zawodowymi działającymi na terenie uczelni. Opracowywanie projektu planu działalności socjalnej, prowadzenie planowego gospodarowania funduszem oraz prowadzenie bieżącej ewidencji wydatków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami należą do obowiązków działu spraw socjalnych. Musi on w corocznym sprawozdaniu sporządzonym do 30 marca danego roku wykazać przychody i wydatki funduszu za miniony rok kalendarzowy oraz określić preliminarz wydatków na rok bieżący. Po uchwaleniu przez senat planu rzeczowo-finansowego uczelni i naliczeniu odpisu może nastąpić, po uzgodnieniu ze związkami zawodowymi, korekta preliminarza.

Barbara Jagiełło

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).