Firma wystawia duplikat, a nie ksero świadectwa

Kserokopia dokumentu potwierdzającego zatrudnienie nie jest uznawana przez ZUS.

Pracownik złożył do zakładu wniosek o ustalenie wysokości kapitału początkowego. W czasie kompletowania dokumentacji okazało się, że zgubił swoje świadectwo pracy. Ubezpieczony był jednak w tej dobrej sytuacji, że firma w przeszłości zatrudniająca go nadal istnieje. Dodatkowo pracodawca ma w archiwum swój oryginał dokumentu. Na tej podstawie przygotował ksero świadectwa i potwierdził pieczątką za zgodnością z oryginałem. ZUS nie uznał tak przygotowanego dokumentu.

- Zgodnie z przepisami ubezpieczeni są zobowiązani przedkładać oryginały dokumentów lub kopie mające moc prawną, np. poświadczone notarialnie - twierdzi Jacek Dziekan, rzecznik prasowy ZUS.

Dodaje także, że środkiem dowodowym mogą być również poświadczone za zgodność z oryginałem kopie określonych dokumentów wydawane przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji.

MPiPS wyjaśnia, że zgodnie z par. 22 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. nr 237, poz. 1412) dokumentem potwierdzającym okresy zatrudnienia jest nie tylko świadectwo pracy. Może nim być również zaświadczenie zakładu pracy wydane na druku ZUS Rp-7, legitymacja ubezpieczeniowa albo inny dokument zawierający stosowne wpisy o okresach zatrudnienia i wysokości osiąganego wynagrodzenia.

Jednocześnie na podstawie par. 4 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.) firma musi przechowywać kopię świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika. I na tej podstawie w uzasadnionych przypadkach wydać odpis tego dokumentu. Oznacza to, że oryginał świadectwa pracy może być tylko jeden i powinien go otrzymać pracownik z chwilą ustania stosunku pracy. Pracodawca na podstawie kopii dokumentu znajdującego się w aktach pracowniczych musi sporządzić jego odpis. Powinien on wyglądać dokładnie tak samo jak świadectwo pracy. Musi więc zawierać wszystkie informacje, które były umieszczone w pierwotnym dokumencie, łącznie z podpisami osób oraz pierwszą datą wydania zatrudnionemu świadectwa, a nie datą przygotowania odpisu.

Bożena Wiktorowska

bozena.wiktorowska@infor.pl