Zmiana stanu zatrudnienia w ciągu roku wymaga skorygowania odpisów

W 2012 roku po raz pierwszy utworzyliśmy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Do 31 maja przekazaliśmy pierwszą ratę odpisu na rachunek funduszu (75 proc. równowartości odpisu podstawowego). Od początku 2012 roku zatrudnialiśmy 65 pracowników (pełne etaty). Jednak w czerwcu musieliśmy zwolnić kilka osób. Obecnie mamy 55 pracowników (pełne etaty). Czy możemy w związku z tą zmianą skorygować odpis na ZFŚS uiszczany do końca września 2012 roku? Jeśli tak, to w jaki sposób powinniśmy to zrobić?

Pracodawca może w trakcie roku kalendarzowego korygować (zmniejszać bądź zwiększać) naliczoną kwotę odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Obowiązek przekazania do 30 września danego roku drugiej raty odpisu wynika z art. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W tym roku dzień ten przypada w niedzielę, a zatem wpłaty należy dokonać do 1 października. Termin ten dotyczy pracodawców, którzy utworzyli fundusz i na dzień 1 stycznia 2012 r. zatrudniali co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a także prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (bez względu na liczbę zatrudnionych). Nie jest on zatem wiążący dla pracodawców, którzy dobrowolnie utworzyli ZFŚS.

Fundusz ten jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych i ze zwiększeń. Podstawą naliczenia odpisu jest przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana na koniec roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Sposób jej obliczenia wynika z przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.

W tym roku pracodawcy dokonują odpisów w takiej samej wysokości jak w 2011 roku. Podstawą do ich obliczenia jest kwota 2917,14 zł (wysokość przeciętnego wynagrodzenia za drugie półrocze 2010 roku). Jeśli do 31 maja pracodawca przekazał na rachunek funduszu 75 proc. równowartości odpisu podstawowego, to do 1 października na jego konto powinno trafić pozostałe 25 proc. Druga część odpisu na fundusz socjalny stanowi bowiem różnicę pomiędzy pełnym odpisem a kwotą, jaka została przekazana do 31 maja. Jeśli do dnia przekazania pozostałej kwoty odpisu nastąpiła znaczna redukcja zatrudnienia, to pracodawca przed dokonaniem wpłaty powinien dokonać korekty i odprowadzić na rachunek funduszu odpowiednio niższą kwotę - ustaloną według rzeczywistej liczby osób zatrudnionych. Korekta jest uzasadniona, jeśli nastąpiły takie zmiany w zatrudnieniu, których nie można było przewidzieć wcześniej, a więc na początku roku, gdy planowane były odpisy. Podanie prawidłowych kwot ma znaczenie, gdyż wpływa na wielkość środków pieniężnych, które pracodawca będzie musiał w danym roku kalendarzowym odprowadzić na rachunek bankowy ZFŚS i którymi w tym okresie może dysponować.

W 2012 roku kwota odpisu na ZFŚS na jednego pracownika wynosi 1093,93 zł (2917,14 zł x 37,5 proc.). Pracodawca, który od początku tego roku zatrudniał 65 pracowników, powinien wpłacić na konto funduszu odpis w wysokości 71 105,45 zł (65 x 1093,93 zł). Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że do 31 maja wpłacił na rachunek funduszu pierwszą ratę, która wyniosła 53 329,09 zł (75 proc. odpisu podstawowego). Przekazując pozostałą część odpisu, może dokonać korekty z powodu zmiany stanu zatrudnienia z 65 na 55 pracowników (1093,93 zł x 55 = 60 166,15 zł). A zatem do 1 października pracodawca powinien przekazać na rachunek ZFŚS kwotę w wysokości 68 37,06 (60 166,15 - 53 329,09 zł = 6837,06).

Wysokości obowiązujące w 2012 roku

Na jednego pracownika - 37,5 proc.	1093,93 zł
Na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze - 50 proc.	1458,57 zł
Na jednego młodocianego: w pierwszym roku nauki - 5 proc. w drugim roku nauki - 6 proc. w trzecim roku nauki - 7 proc.	145,86 zł 175,03 zł 204,20 zł

Monika Osowiecka

monika.osowiecka@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 3, art. 5, art. 5a, art. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.).

Par. 1, par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).

Obwieszczenie prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. (M.P. nr 15, poz. 156).