Firmy chcą prowadzenia dokumentacji, ale w e-papierze

Przedsiębiorcy domagają się ograniczenia obowiązku przechowywania papierowych dokumentów przez 50 lat. Ich miejsce powinny zająć e-archiwa. Resort zapowiada zmiany w tej kwestii.

- To obniży koszty prowadzenia działalności. Zdarza się, że pracownik już dawno nie żyje, a firma wciąż przechowuje jego teczkę osobową - denerwuje się Jeremi Mordasewicz, ekspert ubezpieczeniowy z Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan.

Organizacje pracodawców wskazują, że wywiązywanie się z obowiązku prowadzenia dokumentacji w formie papierowej jest coraz trudniejsze ze względu na dużą rotację zatrudnionych. Najlepszym rozwiązaniem byłoby umożliwienie firmom wytwarzanie i archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej. Obecnie takie rozwiązanie jest niemożliwe ze względu na obowiązujące przepisy.

Radosław Mleczko, wiceminister pracy i polityki społecznej, przyznał rację przedsiębiorcom. Uznał bowiem, że przechowywanie dużej ilości dokumentów jest trudne ze względów organizacyjnych oraz wymaga znacznych nakładów finansowych.

- Zatem istnieją obiektywne okoliczności do rozważenia wprowadzenia możliwości wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej - zauważa Radosław Mleczko.

W resorcie już są prowadzone w tym kierunku prace. Wymaga to jednak zmian systemowych. Konieczna jest więc współpraca z innymi ministrami: administracji i cyfryzacji, kultury i dziedzictwa narodowego oraz sprawiedliwości.

Obecnie zasady przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy określa ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.). Zgodnie z art. 51u ust. l tej ustawy, dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia, stosunku pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa - licząc od daty jej wytworzenia. Natomiast art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.) stwierdza, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru świadczenia przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy.

Bożena Wiktorowska

bozena.wiktorowska@infor.pl