Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania

Dz.U. nr 60, poz. 282 ze zm.; dalej: rozporządzenie

Na podstawie art. 97 § 4 k.p. zarządza się co następuje

1. W świadectwie pracy oprócz informacji określonych w art. 97 § 2 kodeksu pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień z stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego dotyczące:

1) wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,

1a) podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,

2) urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

3) wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,

4) należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,

5) okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,

6) wykorzystanego urlopu wychowawczego,

7) liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

8) wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy,

9) okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy,

10) okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

11) okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

12) okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

13) danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.

2. Wzór świadectwa pracy zawiera załącznik do rozporządzenia.

●Komentowany przepis wraz z art. 97 par. 2 k.p. zawiera niezbędne elementy (informacje), jakie powinny znaleźć się w świadectwie pracy. Stanowi on więc niejako uzupełnienie regulacji kodeksowej. Załączony do rozporządzenia wzór świadectwa pracy stanowi więc dokument zbiorczy odnoszący się do informacji, jakie powinno zawierać świadectwo, zawartych zarówno w kodeksie pracy, jak i w komentowanym rozporządzeniu. Jak widać, świadectwo pracy stanowi dokument mocno sformalizowany. Powinny się w nim znaleźć wyłącznie informacje wynikające z art. 97 k.p. i rozporządzenia. Formalny charakter świadectwa pracy ograniczający możliwość umieszczania w nim dowolnych informacji według uznania pracodawcy wynika z tego, iż jego zapisy służą ustaleniu określonych uprawnień z stosunku pracy i ubezpieczenia społecznego. Z inej jednak strony niezbędna wydaje się ochrona danych osobowych pracownika oraz dóbr osobistych, które mogłyby ulec naruszeniu, gdyby istniała możliwość zamieszczania w świadectwie pracy dowolnych treści.

Wzór świadectwa pracy będący załącznikiem rozporządzenia nie jest dla pracodawcy obligatoryjnie wiążący. Należy jednak pamiętać, że wzór ten zawiera wszystkie niezbędne informacje, jakie powinny się znaleźć w tego rodzaju dokumencie. Nie ma zatem przeszkód, aby pracodawca opracował własny wzór (szablon), mając jednak na względzie, że powinien on zawierać informacje wskazane zarówno w kodeksie pracy, jak i w rozporządzeniu. Za wiążącą należy jednak uznać instrukcję - Sposób wypełniania świadectwa pracy, umieszczoną pod wzorem świadectwa. Zawiera ona pouczenia odnoszące się do tego, co powinno znaleźć się w wybranych fragmentach świadectwa pracy. Z uwagi na to, iż instrukcja ta stanowi część rozporządzenia, należy uznać, że jej postanowienia są przepisami regulującymi szczegóły zamieszczania w świadectwie poszczególnych informacji - niezależnie od tego, czy pracodawca będzie stosował wzór świadectwa zawarty w rozporządzeniu, czy opracuje wzór własny.

●Świadectwo pracy powinno zawierać informację odnoszącą się do miejsca jego sporządzenia oraz dnia, w którym to miało miejsce. Informacje te powinny być zgodne ze stanem faktycznym i odpowiadać tym samym rzeczywistemu miejscu i terminowi jego sporządzenia. Warto podkreślić, że miejsce sporządzenia świadectwa nie musi być tożsame z miejscowością, w jakiej następuje odbiór dokumentu. Zatem jeżeli zostało sporządzone w centrali firmy mieszczącej się w miejscowości X, a jego wydanie miało miejsce w mieście Y, wówczas w świadectwie pracy powinna być wskazana miejscowość X.

Jeżeli chodzi o datę sporządzenia świadectwa - może być ona tożsama z datą jego przekazania pracownikowi, ale nie jest to reguła. W świadectwie pracy datą jego sporządzenia powinien być dzień, w którym to nastąpiło, a nie data wręczenia go pracownikowi.

●Świadectwo pracy jest dokumentem zawierającym informacje odnoszące się do konkretnego pracownika i jest sporządzane w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy tego konkretnego pracownika. Musi więc obligatoryjnie zawierać jego konkretyzację personalną - poprzez wskazanie określonych danych osobowych. Niezbędne jest więc podanie imienia i nazwiska pracownika. W typowych sytuacjach wypełnienie tego fragmentu świadectwa pracy nie powinno powodować trudności. Wątpliwości mogą natomiast powstać w sytuacji, gdy pracownik zawiera związek małżeński w trakcie trwania stosunku pracy, powraca do nazwiska poprzedniego w przypadku rozwodu, jak również w sytuacji gdy pracownik postanowił w trakcie zatrudnienia zmienić nazwisko. Warto wiedzieć, że zmiany nazwiska w trakcie zatrudnienia nie mają znaczenia. Wątpliwości w zakresie zmiany nazwiska będą w praktyce usunięte poprzez przedstawienie kolejnemu pracodawcy np. aktu małżeństwa czy decyzji starosty w przedmiocie zmiany nazwiska. W świadectwie pracy należy zatem podać aktualne na dzień wypełniania świadectwa pracy imię i nazwisko pracownika. Przepisy wymagają podania imienia i nazwiska - co do zasady nie ma więc podstaw do umieszczania w nim imion dodatkowych czy np. nazwiska panieńskiego.

W praktyce może się zdarzyć sytuacja kiedy pracownik postanowił zmienić płeć. W wyniku postępowania w sprawie zmiany płci zapada wyrok o zmianie stanu cywilnego, a urząd stanu cywilnego dokonuje na jego podstawie wzmianki o zmianie płci w akcie urodzenia. W przypadku zmiany płci należy odróżnić dwie sytuacje - pracownik zmienia płeć w trakcie zatrudnienia, oraz taką, gdy zmiana płci dokonuje się po rozwiązaniu stosunku pracy. Przepisy bezpośrednio nie regulują przywołanych sytuacji. Można przyjąć, że w przypadku gdy do zmiany płci dochodzi w trakcie zatrudnienia, wówczas pracodawca, wydając świadectwo pracy z danymi aktualnymi na dzień jego wystawienia, powinien w rubryce imię i nazwisko wskazać nowe dane personalne związane ze zmianą płci.

W sytuacji gdy do zmiany płci dochodzi po ustaniu zatrudnienia, powstaje pytanie, czy pracodawca jest obowiązany do sprostowania wydanego wcześniej świadectwa pracy w zakresie wskazania w nim nowych danych personalnych. Próbując rozstrzygnąć tę kwestię, warto zauważyć, że zmiana płci jak wcześniej zasygnalizowano następuje z chwilą wydania wyroku przez sąd w tej sprawie. Gdy wyrok zapadł po ustaniu zatrudnienia, należy przyjąć, że były pracownik miał tę samą płeć i te same dane osobowe przez cały okres zatrudnienia. Trudno bowiem przyjąć, że decydujące znaczenie ma to, że pracownik od dawna czuł, że przynależy do płci odmiennej niż ta, która figuruje w aktach stanu cywilnego. Należy zatem uznać, że pracodawca co do zasady nie ma obowiązku dokonania prostowania świadectwa pracy, gdy orzeczenie o zmianie płci zapadło po ustaniu zatrudnienia i wydaniu świadectwa pracy. Inaczej komentowana kwestia wygląda wówczas, gdy pracownik z jakichś względów celowo zataił przed pracodawcą zmianę płci, która dokonała się w trakcie trwania zatrudnienia. W takim wypadku można przyjąć, że wówczas wniosek o sprostowanie świadectwa pracy w zakresie imienia i nazwiska będzie dopuszczalny.

Z podaniem imienia i nazwiska pracownika w świadectwie pracy wiąże się kolejna kwestia w przypadku nazwisk dwuczłonowych. Pomocniczy wzór świadectwa pracy posługuje się zwrotem imię i nazwisko pracownika. Użycie liczby pojedynczej zarówno odnośnie do imienia, jak i nazwiska może sugerować, że w świadectwie pracy umieszcza się jedno imię i jedno nazwisko. Nie ma wątpliwości w przypadku, gdy pracownik miał jedno nazwisko. W praktyce pracownik może mieć, jak wiadomo, dwa nazwiska. Wbrew dosłownemu brzmieniu zwrotu użytego we wzorze świadectwa pracy należy przyjąć, że dokonując konkretyzacji personalnej pracownika, prawidłowym sposobem postępowania będzie podanie imienia, jak również wszystkich nazwisk. Możliwości w zakresie potencjalnego stanu faktycznego są następujące: pracownik przez cały okres zatrudnienia posiadał dwa nazwiska, drugie nazwisko pojawiło się w trakcie zatrudnienia, drugie nazwisko pojawiło się po ustaniu stosunku pracy. W przypadku gdy pracownik od początku zatrudnienia (już na etapie przyjmowania do pracy) posługiwał się nazwiskiem dwuczłonowym, należy przyjąć, że pracodawca w świadectwie pracy umieszcza imię oraz dwa nazwiska. Gdy pracownik nazwiskiem dwuczłonowym zaczął posługiwać się w trakcie trwania stosunku pracy, pracodawca wystawiając świadectwo pracy według stanu faktycznego obowiązującego na dzień wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, powinien podać aktualne imię i nazwisko - nie tylko pierwsze, ale i drugie. Z przepisów nie wynika, aby konieczny był obowiązek uczynienia wzmianki, od jakiej daty pracownik posługuje się dwoma nazwiskami. W sytuacji gdy do zdarzenia tego dochodzi po rozwiązaniu stosunku pracy może powstać wątpliwość, czy okoliczność taka staje się podstawą do uzupełnienia czy sprostowania świadectwa pracy. Podobnie jak we wcześniej omawianym przypadku związanym ze zmianą płci, pracodawca nie będzie miał podstaw do korekty świadectwa pracy, wystawionego na pracownika, który przez cały okres zatrudnienia posługiwał się jednym z nazwiskiem.

W świadectwie pracy należy podać imiona rodziców. To, iż pomocniczy wzór świadectwa pracy posługuje się liczbą mnogą wskazuje, że należy podać imię zarówno ojca, jak i matki. Nie ma natomiast obowiązku podawania dodatkowych imion rodziców (nawet w sytuacji gdy takie posiadają), jak również ich nazwisk.

●Pomocniczy wzór świadectwa pracy zawarty w rozporządzeniu wskazuje, że pracodawca w świadectwie pracy obowiązany jest podać datę urodzenia pracownika. Data ta powinna korespondować z tą, która jest wskazana w oficjalnych dokumentach stanu cywilnego, w przeciwnym wypadku powstaje niezgodność, która powinna być usunięta w drodze sprostowania świadectwa. Warto zauważyć, że zarówno kodeks pracy, jak i rozporządzenie nie wymagają podawania miejsca urodzenia pracownika.

●Z pomocniczego wzoru świadectwa pracy wynika, że wskazanie pracodawcy występuje w dwóch miejscach - w lewym górnym rogu świadectwa oraz w pkt 1, w kolejnym wersie pod datą urodzenia pracownika. Oznaczenie pracodawcy znajdujące się w lewym górnym rogu świadectwa (pomocniczego wzoru) powinno zawierać wskazanie pracodawcy, jego siedzibę lub miejsce zamieszkania oraz numer REGON-EKD. Z instrukcji odnoszącej się do sposobu wypełniania świadectwa pracy zamieszczonej w rozporządzeniu wynika, iż nr REGON-EKD stanowi identyfikator pracodawcy nadany przez właściwy Wojewódzki Urząd Statystyczny. Warto jednak wiedzieć, że od 2000 r. urzędy statystyczne nie nadają pracodawcom numeru EKD. W jego miejsce stosowana jest klasyfikacja według kodu PKD, który jednak nie stanowi elementu numeru identyfikacyjnego, co wynika z par. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz.U. nr 69, poz. 763 ze zm.). Z przywołanego przepisu wynika, iż podmiotom wpisanym do rejestru podmiotów jest nadawany niepowtarzalny numer identyfikacyjny REGON. Z uwagi na to, iż kod PKD nie stanowi elementu numeru identyfikacyjnego, należy uznać, że wystarczające jest podanie przez pracodawcę numeru REGON.

Dane identyfikacyjne pracodawcy należy zamieścić również w ust. 1 świadectwa. W tym przypadku nie ma już konieczności ponownego wskazywania numeru REGON.

●W praktyce może zdarzyć się sytuacja, kiedy zakład pracy przechodzi w całości lub w części na innego pracodawcę. W takim wypadku staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Sytuacja taka powoduje, że co do zasady nie dochodzi do ustania dotychczasowych stosunków pracy. W takim wypadku oczywiście nie ma potrzeby sporządzania i wydawania świadectw pracy w związku z przejściem pracowników do nowego podmiotu. Obowiązek taki nie ciąży na pracodawcy dotychczasowym (przejmowanym). Dopiero na pracodawcy, który przejmuje poprzedniego pracodawcę, będzie ciążył obowiązek sporządzenia świadectwa pracy w sytuacji wskazanej w art. 97 k.p. Do zagadnienia zbędnego wydania świadectwa pracy w sytuacji przejścia pracowników do nowego pracodawcy odniósł się SN w wyroku z 7 czerwca 1994 r. (sygn. akt I PRN 29/94, OSNP 1994/12/189). W przywołanym orzeczeniu SN podkreślił, iż wydanie świadectwa pracy nie oznacza rozwiązania stosunku pracy w sytuacji, gdy nastąpiło przejęcie wszystkich pracowników i składników majątkowych przez nowy zakład pracy na podstawie art. 23¹ k.p. Zgodnie z instrukcją regulującą sposób wypełniania świadectwa pracy w ust. 1 pracodawca zatrudniający pracownika przejętego od innego pracodawcy na podstawie art. 23¹ k.p. lub na podstawie przepisów odrębnych powinien wskazać tego pracodawcę. Z uwagi na to, iż instrukcja sposobu wypełniania świadectwa pracy posługuje się zwrotem "wskazuje tego pracodawcę", można sądzić, że w świadectwie pracy umieszcza się tylko dane identyfikacyjne jednego (przejętego) pracodawcy. W praktyce jednak nie można wykluczyć sytuacji, kiedy to w trakcie zatrudnienia pracownika zakład pracy wielokrotnie uczestniczył w przyjęciach na zasadzie art. 23¹ k.p. Niezależnie od dosłownego brzmienia instrukcji regulującej sposób wypełniania świadectwa pracy, należy uznać, że ostatni pracodawca wypełniający świadectwo pracy powinien dokonać konkretyzacji wszystkich pracodawców, u których pracownik był zatrudniony, przejmowanych na zasadzie art. 23¹ k.p.

●W świadectwie pracy zamieszcza się informacje nie tylko o miejscu zatrudnienia (określeniu pracodawcy), ale wskazuje się również okres zatrudnienia. Nie ma problemu, jeżeli przez cały okres zatrudnienia pracownik świadczył pracę u tego samego pracodawcy. Wskazuje się wówczas jego dane oraz określa przedział czasu w którym pracownik był zatrudniony. W przypadku gdy w trakcie zatrudnienia był przejmowany na podstawie art. 23¹ k.p., pracodawca powinien w świadectwie pracy wskazać poszczególne przedziały czasu określone datą początkową i końcową, w ramach których pracownik był zatrudniony u poszczególnych pracodawców. Wskazanie okresów zatrudnienia powinno być precyzyjne. Warto przypomnieć, że stosunek pracy może również rozpoczynać się w dniu wolnym od pracy. Wynika to z tego, iż dzień rozpoczęcia stosunku pracy nie zawsze musi być tożsamy z pierwszym dniem podjęcia przez pracownika pracy. W tym miejscu może powstać wątpliwość - którą datę pracodawca powinien w świadectwie pracy wskazać - czy datę rozpoczęcia świadczenia pracy, czy może datę sporządzenia lub podpisania umowy. Przyjmuje się, że okres pracy stanowi czas trwania stosunku pracy u danego pracodawcy. Zatem w świadectwie pracy pracodawca podaje datę początkową poprzez wskazanie dnia, który określony jest w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. W sytuacji gdy terminu tego nie określono, wskazuje się datę zawarcia umowy. Datą końcowa okresu zatrudnienia będzie natomiast dzień rozwiązania lub ustania stosunku pracy. W przypadku ustania stosunku pracy dniem tym będzie dzień wystąpienia zdarzenia, którego skutkiem jest ustanie stosunku pracy. W przypadku wypowiedzenia umowy, okres zatrudnienia ulegnie zakończeniu w ostatnim dniu upływu okresu wypowiedzenia.

Zdarza się że umowa o pracę poprzedzona jest umową przedwstępną. W świadectwie pracy nie należy czynić żadnej wzmianki dotyczącej sporządzenia takiej umowy. Zawarcie umowy przedwstępnej nie oznacza bowiem, że pracownik jest w zatrudnieniu. Jest ona regulowana przepisami prawa cywilnego i stanowi jedynie deklarację pracodawcy w sprawie zamiaru zatrudnienia pracownika w przyszłości.

●W świadectwie pracy należy określić wymiar czasu pracy. Umieszczając te informacje, pracodawca powinien wskazać, czy pracownik zatrudniony był w pełnym wymiarze, czy na część etatu. W sytuacji gdy w trakcie zatrudnienia wymiar czasu pracy ulegał zmianie, w świadectwie pracy trzeba umieścić informację o tych zmianach. Należy wówczas wskazać poszczególne okresy (ich datę początkową i końcową) ze wskazaniem, w jakim wymiarze pracownik był zatrudniony.

●Określenie rodzaju wykonywanej pracy należy zamieścić w ust. 2 świadectwa pracy. Pomocniczy wzór świadectwa pracy posługuje się zwrotem "w okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę". Należy w tym miejscu wskazać zajmowane stanowiska lub inne funkcje. W żadnym wypadku nie ma potrzeby podawania szczegółowego zakresu obowiązków pracownika wynikających z zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji. To, iż pomocniczy wzór świadectwa posługuje się liczbą mnogą - zajmowane stanowisko lub inne funkcje - powoduje, że w świadectwie należy podać zarówno ostatnie stanowisko pracy lub funkcję, jak również wszystkie wcześniejsze - od początku zatrudnienia. Wprawdzie nie wynika to bezpośrednio z przepisów, ale należy przyjąć, że poszczególne stanowiska lub funkcje zajmowane przez pracownika należy podać w porządku chronologicznym. Przepisy nie wymagają, aby pracodawca podając poszczególne stanowiska lub funkcje, wskazywał na konkretne przedziały czasu, kiedy pracownik świadczył pracę. Dla zwiększenia przejrzystości przebiegu zatrudnienia wydaje się jednak, że nie ma przeszkód, aby wskazując na poszczególne stanowiska lub funkcje, pracodawca dokonał doprecyzowania poprzez dokładne określenie czasu zatrudnienia na wymienionych stanowiskach.

W praktyce może się zdarzyć sytuacja, kiedy pracownik w czasie swojej bogatej kariery zawodowej zaczynał np. od pracy na stanowisku fizycznym (robotniczym) a z czasem awansował na bardzo wysokie stanowisko w firmie. W takim przypadku pracownik nie chcąc chwalić się przed przyszłym pracodawcą stanowiskami pracy związanymi z pracą fizyczną, może starać się wymusić na pracodawcy, aby ten w świadectwie pracy uczynił wzmiankę tylko w zakresie stanowisk pracy (funkcji) wskazanych przez pracownika. Pracownik taką prośbę może starać się motywować różnymi względami - np. słabszą pozycją w zakresie poszukiwania pracy, w przypadku ujawnienia, iż w przeszłości świadczył pracę jako pracownik fizyczny. Taka prośba czy nawet formalnie złożony wniosek w żadnym razie nie wiąże pracodawcy. Co więcej, w tym zakresie nie ma on żadnego luzu decyzyjnego - nie może pozytywnie ustosunkować się do prośby pracownika o umieszczenie w świadectwie pracy np. tylko ostatniego, najbardziej prestiżowego stanowiska. Musi bowiem podać wszystkie zajmowane od początku zatrudnienia stanowiska lub funkcje, niezależnie od ich rangi czy prestiżu.

Informacje w sprawie stanowisk czy funkcji podaje się w oparciu o sposób ich określenia w umowie o pracę. W praktyce może okazać się to wystarczające. Może to wynikać z nieprecyzyjnie określonego stanowiska pracy. W takim wypadku określenie stanowiska lub pełnionej funkcji może nastąpić poprzez odwołanie się do innych dokumentów, takich jak np. zakres obowiązków.

Problematyczna z punktu widzenia umieszczania w świadectwie pracy informacji o stanowiskach czy pełnionych funkcjach może być kwestia dotycząca delegowania pracownika do pracy (czasowe powierzenie innej pracy niewymagające dokonania wypowiedzenia zmieniającego). Co do zasady w świadectwie pracy umieszcza się informację odnoszącą się do formalnego stanowiska pracy. Powoduje to, że nie ma podstaw do umieszczenia w nim informacji dotyczącej czasowego powierzania innej pracy - niezależnie od tego, czy delegowanie było częstą praktyką czy incydentalnym zjawiskiem.

●W świadectwie pracy należy wskazać, czy stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania stosunku pracy czy jego wygaśnięcia. Z pomocniczego wzoru świadectwa pracy wynika, że obowiązkiem pracodawcy jest zamieszczenie odpowiedniej informacji w lit. a, b lub c. Zgodnie z załączoną do rozporządzenia instrukcją w zakresie sposobu wypełniania świadectwa pracy w ust. 3 lit. a pracodawca podaje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 30 par. 1 k.p., a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, pracodawca dodatkowo wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie. Informacja, jaka powinna znaleźć się pod lit. b, odnosi się do szczególnych przypadków rozwiązania stosunku pracy. Zgodnie z zawartą w rozporządzeniu instrukcją pracodawca wskazuje podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy, jeżeli do rozwiązania tego stosunku dochodzi w trybie określonym w art. 23¹ par. 4 lub par. 5, w art. 48 par. 2, w art. 68³ lub w art. 201 k.p. Pod lit. c pracodawca wskazuje podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy.

Należy podkreślić, że przepisy wskazują wyłącznie na obowiązek podania przez pracodawcę podstawy prawnej ustania stosunku pracy poprzez przytoczenie właściwego artykułu kodeksu pracy. Nie ma zatem konieczności wskazywania konkretnych przyczyn uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę.

Zagadnienie rozwiązania stosunku pracy uregulowane zostało w art. 30 k.p. Zgodnie z przywołanym przepisem umowa o pracę rozwiązuje się:

1) na mocy porozumienia stron,

2) przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),

3) przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (umowy o pracę bez wypowiedzenia),

4) z upływem czasu na który była zawarta,

5) z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

●W sytuacji gdy zaistnieją szczególne okoliczności w zakresie rozwiązania stosunku pracy, ich podstawa prawna powinna być wskazana w lit. b świadectwa.

Pierwsza szczególną okoliczność rozwiązania stosunku pracy wynika z art. 23¹ k.p. W terminie dwóch miesięcy zgodnie z art. 23¹ par. 4 k.p. od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę pracownik może rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia, uprzedziwszy o tym fakcie pracodawcę siedem dni wcześniej. Natomiast z art. 23¹ par. 5 wynika, iż pracodawca z dniem przejęcia zakładu pracy lub jego części ma obowiązek zaproponować nowe warunki pracy i płacy pracownikom świadczącym dotychczas pracę na innej podstawie niż umowa o pracę, jak również wskazać termin nie krótszy niż 7 dni, do którego pracownicy mają prawo złożyć oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu proponowanych warunków. W sytuacji nieuzgodnienia nowych warunków pracy i płacy dotychczasowe stosunki pracy rozwiązują się z upływem okresu równego okresowi wypowiedzenia, licząc od dnia, w którym pracownik złożył oświadczenie w sprawie odmowy przyjęcia proponowanych warunków lub od dnia, do którego miał prawo złożyć oświadczenie.

Kolejny szczególny przypadek rozwiązania stosunku pracy został uregulowany art. 48 par. 2 k.p. Zgodnie z przywołanym przepisem pracownik, który przed przewróceniem do pracy podjął zatrudnienie u innego pracodawcy, może bez wypowiedzenia za 3-dniowym uprzedzeniem rozwiązać umowę o pracę z tym pracodawcą w ciągu 7 dni od dnia przywrócenia do pracy. Rozwiązanie umowy w trybie pociąga za sobą takie skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

Inny szczególny przypadek rozwiązania stosunku pracy uregulowany został w art. 68³ k.p. Zgodnie z nim, jeżeli pracownik powołany na stanowisko w wyniku konkursu pozostaje w stosunku pracy z innym pracodawcą i obowiązuje go 3-miesięczny okres wypowiedzenia, może rozwiązać ten stosunek za jednomiesięcznym wypowiedzeniem. Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie pociąga za sobą skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

Ostatni szczególny przypadek rozwiązania stosunku pracy uregulowany został w art. 201 k.p. Normuje on kwestię rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem młodocianym w sytuacji, gdy pracodawca nie jest w stanie takiego pracownika przenieść do innej pracy w przypadku, gdy lekarz stwierdzi, że dana praca stanowi zagrożenie dla życia młodocianego. Wtedy obowiązkiem pracodawcy jest niezwłoczne rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy oraz wypłacenie wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

●Od rozwiązania stosunku pracy należy odróżnić jego wygaśnięcie, następujące z mocy prawa w przypadku wystąpienia określonego wskazanego w przepisach zdarzenia faktycznego, z którym przepisy łączą skutek w postaci wygaśnięcia stosunku pracy. Zdarzenia skutkujące wygaśnięciem stosunku pracy to:

1) śmierć pracownika (art. 63¹ k.p.),

2) śmierć pracodawcy - jeżeli nie doszło do transferu zakładu pracy (art. 63² k.p.),

3) aresztowanie pracownika na okres trzech miesięcy (art. 66 k.p.),

4) niezgłoszenie się pracownika do pracy w terminie 7 dni od dnia zakończenia urlopu bezpłatnego, na którym przebywał w związku z wyborem. W powyższej sytuacji dochodzi do cięcia stosunku pracy chyba, że nastąpiło z przyczyn niezależnych od pracownika (art. 74 k.p.),

5) upływ 30 dni od dnia zwolnienia ze służby wojskowej, jakie przewidziane są dla pracownika na zgłoszenie się do macierzystego pracodawcy w celu podjęcia pracy (art. 122 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczpospolitej Polskiej; t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 461 ze zm.; dalej ustawa o powszechnym obowiązku RP).

Dość powszechnym błędem jest mylenie kwestii rozwiązania umowy o pracę z upływem okresu, na jaki była zawarta z wygaśnięciem stosunku pracy. Nie należy tych dwóch przypadków mylić z uwagi na to, iż są to zupełnie niezależne sytuacje.

Należy przypomnieć, że w świadectwie pracy w żadnym wypadku nie wolno podawać okoliczności w związku z którymi doszło np. do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia. Za niedopuszczalne należy zatem uznać, wszelkie mniej lub bardziej szczegółowe opisy uzasadniające taką, a nie inną decyzję pracodawcy. Nie należy zatem mylić obowiązku szczegółowego uzasadnienia rozwiązania umowy o pracę zawartej z pracownikiem na czas nieokreślony z informacjami, jakie może zawierać świadectwo pracy.

●Do niezbędnych informacji, jakie pracodawca obowiązany jest wskazać w świadectwie pracy, zaliczyć należy informację o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z załączoną do rozporządzenia instrukcją w ust. 4 pkt 1 świadectwa pracodawca wskazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie należy wskazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy na podstawie art. 167² k.p. (urlop na żądanie). Za niewłaściwe należy uznać przeliczanie urlopu na żądanie na godziny i wskazywanie tej liczby w świadectwie. Taka praktyka może bowiem wprowadzać w błąd kolejnego pracodawcę, biorąc pod uwagę to, iż pracownicy mogą pracować w różnych wymiarach godzin skali doby i mogą wykorzystywać w związku z tym różną liczbę godzin urlopu na żądanie. W świadectwie pracy nie wpisuje się informacji o urlopie zaległym z uwagi na to, iż nie ma ona znaczenia dla kolejnego pracodawcy.

Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 155¹ k.p. w razie zmiany pracodawcy pracownikowi przysługuje za dany rok kalendarzowy, w którym ustaje stosunek pracy, urlop proporcjonalny u dotychczasowego pracodawcy - natomiast u pracodawcy nowego przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego do końca roku kalendarzowego. Zatem gdy pracownik wykorzystał u pierwszego pracodawcy urlop w wymiarze wyższym, wówczas informacja ta będzie istotna, u nowego pracodawcy za dany rok kalendarzowy pracownik będzie bowiem miał prawo do urlopu w odpowiednio niższym wymiarze.

●W ust. 4 pkt 2 świadectwa pracy zamieszcza się informacje o korzystaniu przez pracownika z urlopu bezpłatnego. Warto przypomnieć, że jeżeli przepisy szczególne stanowią inaczej, okres urlopu bezpłatnego nie jest wliczany do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Właśnie z powyższych względów, w sytuacji gdy pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, obowiązkiem pracodawcy jest zamieszczenie stosownej informacji w świadectwie. Pracodawca powinien zatem zamieścić informację, kiedy pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, poprzez wskazanie jego daty początkowej i końcowej. W świadectwie należy również przywołać podstawę prawną udzielenia tego urlopu.

Dla przypomnienia, podstawę prawną udzielenia urlopu bezpłatnego stanowi art. 174 k.p. - w sytuacji gdy udzielenie urlopu bezpłatnego następuje na wniosek pracownika oraz art. 174¹ k.p. - jeżeli udzielenie urlopu bezpłatnego następuje za zgodą pracownika w celu podjęcia pracy u innego pracodawcy na podstawie porozumienia zawartego między pracodawcą macierzystym a pracodawcą, u którego pracownik ma podjąć pracę w okresie urlopu bezpłatnego. Podstawa prawna udzielenia urlopu bezpłatnego wynika ponadto z art. 205 par. 4 k.p. Z przywołanego przepisu wynika, iż obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie na wniosek młodocianego, ucznia szkoły dla pracujących, urlopu bezpłatnego w okresie ferii szkolnych w wymiarze nie przekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy.

Warto wskazać, że podstawy prawne udzielenia urlopu bezpłatnego wynikają również przepisów pozakodeksowych. Przykładem może być art. 25 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 167), na podstawie którego pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia funkcji związkowej z wyboru poza zakładem pracy. Podstawa prawna do udzielenia urlopu bezpłatnego wynika również z art. 29 ustawy z 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 7, poz. 29 ze zm.). Zgodnie z nim pracodawca jest obowiązany do udzielenia urlopu bezpłatnego na okres sprawowania mandatu oraz przez okres 3 miesięcy po jego wygaśnięciu. Warto również wspomnieć o art. 124 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony RP, na podstawie którego pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu na czas trwania ćwiczeń wojskowych. Tak jak to miało miejsce w przypadkach wcześniejszych, przepisy wymagają jedynie wskazanie podstawy prawnej udzielonego urlopu - bez dokładnego przywoływania treści przepisu, który go reguluje.

Warto zwrócić uwagę, iż zdarzają się w praktyce przypadki, kiedy to pracodawcy błędnie umieszczają informację odnoszące się do urlopu bezpłatnego w części świadectwa, w której należy wskazać okresy nieskładkowe. Okres zwykłego urlopu bezpłatnego - z wyjątkiem urlopu bezpłatnego oraz przerw w zatrudnieniu w razie udzielenia urlopu bezpłatnego małżonkom pracowników skierowanych do pracy z przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, stałych przedstawicielstwach przy ONZ i innych misjach specjalnych za granicą w instytucjach ośrodka informacji i kultury za granicą, nie zalicza się do okresów nieskładkowych w rozumieniu art. 7 ustawy z 17 grudnia 1997 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.; dalej: ustawa o emeryturach i rentach) - do której to ustawy odsyła sposób wypełniania świadectwa pracy zawarty w rozporządzeniu. Nie ma podstaw, aby umieszczać informacje w sprawie wykorzystanego typowego urlopu bezpłatnego w części świadectwa pracy, w której umieszcza się informacje o okresach nieskładkowych.

●Świadectwo pracy powinno zawierać informację odnoszącą się do urlopu wychowawczego. Okres wykorzystanego urlopu wychowawczego wskazuje się w ust. 4 pkt 3 świadectwa pracy.

Warto jednak zauważyć, analizując wzór świadectwa pracy załączony do rozporządzenia, że informacja w sprawie wykorzystanego urlopu wychowawczego może być również podana w ust. 4 pkt 10, w którym co do zasady zamieszcza się informację o okresach nieskładkowych przypadających w trakcie zatrudnienia. Tak więc w sytuacji, gdy pracownik korzystał z urlopu wychowawczego, obowiązkiem pracodawcy jest umieszczenie stosownej adnotacji w każdym wypadku w ust. 4 pkt 3 świadectwa pracy. Natomiast umieszczenie dodatkowej informacji o tym urlopie w ust. 4 pkt 10 świadectwa uwarunkowane jest od tego, czy urlop ten stanowił okres nieskładkowy. Odpowiedź na pytanie, czy dany okres ma charakter składkowy - czy też nie znajduje się w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach, który zawiera wyszczególnienie tych okresów. Warto zauważyć, że wśród tych okresów wskazane są również przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy urlopu wychowawczego. Zatem gdy pracownik w trakcie korzystania z urlopu wychowawczego po 1 stycznia 1999 r. podlegał obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu, wówczas okres urlopu wychowawczego należy wykazać tylko w ust. 4 pkt 3 świadectwa pracy. W przypadku gdy pracownik nie podlegał wskazanym wyżej ubezpieczeniom, jak również gdy urlop wychowawczy przypadał przed 1 stycznia 1999 r., wówczas wykorzystanie urlopu wychowawczego powinno się odnotować dodatkowo w ust. 4 pkt 10 świadectwa.

Warto zauważyć, że przepisy rozporządzenia, jak również pomocniczy wzór świadectwa pracy nie wskazują na konieczność zamieszczania w świadectwie pracy informacji w zakresie wykorzystania urlopu macierzyńskiego. Jest to uzasadnione tym, iż urlop ten udzielany jest w ściśle określonym terminie (po porodzie) i wymiarze. Zatem nie ma ryzyka, że kolejny pracodawca udzieli tego typu urlopu.

●Obowiązkiem pracodawcy jest zawarcie w świadectwie pracy informacji w sprawie liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe zgodnie z art. 92 k.p. Informacja w tej sprawie powinna znaleźć się w ust. 4 pkt 4 świadectwa pracy. Należy podać wyłącznie liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. W art. 92 k.p. ustawodawca umieścił limit dni, za które przysługuje pracownikowi wynagrodzenie chorobowe - wynosi on 33 dni w danym roku kalendarzowym.

●Obowiązkiem pracodawcy jest umieszczenie w świadectwie pracy informacji o wykorzystaniu przez pracownika zwolnienia wynikającego z art. 188 k.p. Zgodnie z przywołanym artykułem, pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego, zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Informację w tej sprawie podaje się w ust. 4 pkt 5 świadectwa pracy. Warto zauważyć, że przywołany przepis posługuje się określeniem pracownik. Wynika z tego, że uprawnienie do 2 dni opieki przysługuje również ojcu lub opiekunowi dziecka. W sytuacji gdy oboje rodziców jest zatrudnionych, z powyższego uprawnienia może korzystać tylko jedno z nich. Gdy rozwiązanie stosunku pracy ma miejsce w ciągu roku kalendarzowego, wówczas pracodawca zamieszcza w świadectwie pracy informację o wykorzystaniu lub niewykorzystaniu przysługujących dni tytułem opieki nad dzieckiem. Jest to ważna informacja dla kolejnego pracodawcy, gdy pracownik podejmuje u niego zatrudnienie w ramach tego samego roku kalendarzowego. Informacja w sprawie wykorzystania dni na opiekę powinna zawierać liczbę dni zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

●Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony może nastąpić z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, jak również z innych przyczyn niedotyczących pracowników. W takim wypadku pracodawca może, w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę, skrócić 3-miesięczny okres wypowiedzenia - najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim wypadku pracownik ma prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Czas, za który przysługuje odszkodowanie, wylicza się pracownikowi pozostającemu bez pracy do okresu zatrudnienia. Należy podkreślić, że w ust. 4 pkt 6 świadectwa, w sytuacji gdy zastosowano skrócony okres wypowiedzenia, nie wskazuje się całego okresu wypowiedzenia - należy podać jedynie okres o jaki skrócono wypowiedzenie (za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie). Wynika to z tego, iż rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę w drodze wypowiedzenia w związku z likwidacją lub upadłością pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników (art. 36¹ k.p.) ma miejsce z dniem upływu skróconego okresu. Zatem w sytuacji gdy okres wypowiedzenia został skrócony do jednego miesiąca, powinien zostać wskazany dzień upływu miesięcznego okresu wypowiedzenia (a nie upływu okresu wypowiedzenia pierwotnego, jaki upłynąłby, gdyby nie zastosowano okresu skróconego).

Jeżeli do skrócenia okresu wypowiedzenia dojdzie na podstawie porozumienia zawartego między pracownikiem a pracodawcą na podstawie art. 36 par. 6 k.p., w świadectwie pracy nie umieszcza się informacji o zastosowanym krótszym okresie wypowiedzenia. Zgodnie z przywołanym przepisem strony mogą po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedno z nich ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy - ustalenie takie nie zmienia jednak trybu rozwiązania umowy o pracę. W sytuacji gdy do skrócenia okresu wypowiedzenia dochodzi na podstawie porozumienia zawartego między pracodawcą a pracownikiem, wówczas w świadectwie pracy jako podstawę prawną wpisuje się art. 30 par. 1 pkt 2 k.p. - czyli rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem przez pracodawcę. Wynika to z tego, iż porozumienie obejmuje jedynie termin zakończenia umowy - nie zmieniając trybu jej rozwiązania.

●W świadectwie pracy powinna znaleźć się informacja o okresach odbywania przez pracownika służby wojskowej, jak również jej form zastępczych. Informację w powyższym zakresie powinno się zamieścić w ust. 4 pkt 7 świadectwa pracy. Chcąc ustalić, co wchodzi w zakres pojęcia służby wojskowej, należy odwołać się do art. 59 ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP. Z przywołanego przepisu wynika, że żołnierzami w czynnej służbie wojskowej w rozumieniu niniejszej ustawy są osoby, które odbywają lub pełnią następujące jej rodzaje:

- zasadniczą służbę wojskową,

- przeszkolenie wojskowe,

- ćwiczenia wojskowe,

- służbę przygotowawczą,

- okresową służbę wojskową,

- służbę wojskowa w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

Natomiast zgodnie z art. 55 przywołanej ustawy, obowiązek służby wojskowej polega na: odbywaniu ćwiczeń wojskowych, pełnieniu służby przygotowawczej, pełnieniu okresowej służby wojskowej przez żołnierzy rezerwy.

Odnosząc się do służby zastępczej, należy wskazać, że obywatel, któremu przekonania religijne, wyznawane zasady moralne nie pozwalają na odbywanie służby wojskowej, może być obowiązany do służby zastępczej na zasadach określonych w ustawie, co wynika z art. 85 ust. 3 Konstytucji RP. Zasady odbywania służby zastępczej określa ustawa z 28 listopada 2003 r. o służbie zastępczej (Dz.U. nr 223, poz. 2217 ze zm.). Odbycie służby zastępczej uznaje się za spełnienie powszechnego obowiązku obrony RP w zakresie służby wojskowej. Warto przypomnieć, że na mocy ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o zmianie ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczpospolitej Polskiej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 161, poz. 1278) 1 stycznia 2010 r. zawieszony został obowiązek odbywania zasadniczej służby wojskowej, jak również obowiązek odbywania służby zastępczej. Niezależnie od powyższego, w świadectwie pracy pracodawca jest obowiązany wskazać okres odbywania czynnej służby wojskowej lub jej zastępczych form - odbytych przez pracownika poprzez wskazanie dat początkowych i końcowych. Warto podkreślić, że współcześnie konieczność czynienia adnotacji w zakresie okresu odbytej służby wojskowej i jej zastępczych form jest coraz rzadszym zjawiskiem z uwagi na zasygnalizowaną wcześniej likwidację powszechnego poboru.

●Obowiązkiem pracodawcy jest wskazanie w świadectwie pracy okresów pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze. Informacja w tej sprawie powinna znaleźć się w ust. 4 pkt 8 świadectwa. Zgodnie z instrukcją załączoną do rozporządzenia, pracodawca wskazuje okres zatrudnienia pracownika przy wykonywaniu prac, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze (Dz.U. nr 8, poz. 43 ze zm.) - na stanowiskach ustalonych zgodnie z par. 1 ust. 2 tego rozporządzenia. Przeprowadzenie oceny, czy praca wykonywana na danym stanowisku stanowi pracę w szczególnych warunkach w rozumieniu art. 32 ustawy o emeryturach i rentach, jak również przywołanego wyżej rozporządzenia, leży w gestii pracodawcy. Powinien stwierdzić taką okoliczność w wystawianym pracownikowi świadectwie pracy - lub świadectwie pracy w szczególnych warunkach.

Zatrudnienie realizowane przez pracodawców, którzy stosowali lub nadal stosują resortowe wykazy stanowisk pracy w szczególnych warunkach, wydawane przez właściwych ministrów, kierowników urzędów centralnych oraz centralne związki spółdzielcze dla podległych im zakładów pracy może być uznane za pracę w szczególnych warunkach, zgodnie z art. 32 ustawy o emeryturach i rentach, gdy pracodawca w świadectwie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w świadectwie pracy wskazał:

- rodzaj pracy ściśle według wykazu, dział i pozycję w przywołanym rozporządzeniu Rady Ministrów,

- stanowisko pracy wynikające z odpowiedniego wykazu, wskazane w dziale, pozycji i punkcie zarządzenia resortowego lub uchwały,

- okres, w którym praca w szczególnych warunkach była wykonywana stale i w pełnym wymiarze czasu pracy obowiązującym na danym stanowisku pracy.

Powyższe wymogi nie odnoszą się do osób, które były zatrudnione w szczególnych warunkach u pracodawców niestosujących resortowych wykazów prac - np. w firmach prywatnych. W takim wypadku za wystarczające należy uznać, aby wykonywana praca wskazana w świadectwie pracy była zgodna z rodzajem pracy lub stanowiskiem wymienionym w rozporządzeniu.

Od świadectwa pracy sporządzonego na podstawie komentowanego rozporządzenia należy odróżnić świadectwo wykonywania pracy w szczególnych warunkach. Świadectwa pracy w szczególnych warunkach wystawiane są według wzoru stanowiącego załącznik do przepisów będących zarządzeniami resortowymi, wydawanych na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. przez pracodawcę, jego następcę prawnego, syndyka lub likwidatora. Świadectwo pracy w szczególnych warunkach powinno zawierać określone dane osobowe, informacje o wymiarze czasu pracy, rodzaju stanowiska, na którym wykonywana była praca, jak również potwierdzenie, że zgodnie z obowiązującym przepisami praca na wykonywanym stanowisku pracy uznawana jest za pracę wykonywaną w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Od 2 czerwca 1996 r. informacja o zatrudnieniu w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze zamieszczona jest również na drukach świadectwa pracy.

●W ust. 4 pkt 9 świadectwa pracy zamieszcza się informacje odnoszące się do faktu wykorzystania dodatkowego urlopu lub innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy. Uprawnienia oraz świadczenia z tym związane, których wykorzystanie powinno być odnotowane w świadectwie pracy mogą wynikać zarówno z powszechnie obowiązujących przepisów, jak również układów zbiorowych czy regulaminów. Prawo do dodatkowego urlopu przysługuje z uwagi na stan zdrowia, jak również szczególne warunki wykonywania pracy. Przykładowo ze względu na stan zdrowia prawo do dodatkowego urlopu mają:

- - na podstawie art. 19 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.) osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba taka nabywa wraz przepracowanym roku po dniu zaliczenia jej do jednego z wyżej wymienionych stopni niepełnosprawności.

- Z art. 10 ustawy z 24 stycznia 1991 r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 400 ze zm.) wynika, iż kombatantom pozostającym w zatrudnieniu zwiększa się przysługujący urlop wypoczynkowy o 10 dni roboczych. Zwiększanie urlopu nie będzie jednak przysługiwało w sytuacji gdy ww. osoby korzystają z urlopu w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych w roku.

Jeżeli chodzi o szczególne warunki wykonywania pracy, prawo do dodatkowego urlopu przysługuje m.in.:

- - na podstawie art. 64 ust. 3 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 191), zgodnie z którym nauczycielom zatrudnionym w szkołach, w których nie są przewidziane ferie szkolne, przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego wymiarze 35 dni roboczych w czasie ustalonym w planie urlopów.

- - na podstawie art. 121 ustawy z 12 marca 2004 o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 182 ze zm.), pracownikowi socjalnemu zatrudnionemu w ośrodku pomocy społecznej lub powiatowym centrum pomocy rodzinie, do którego obowiązków należy praca socjalna oraz przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych, jeżeli przepracował nieprzerwanie i faktycznie co najmniej 5 lat, przysługuje raz na dwa lata dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych.

- - na podstawie art. 92 ustawy z 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 427 ze zm.), sędziemu przysługuje corocznie urlop dodatkowy wymiarze 6 dni roboczych - po dziesięciu latach pracy, 12 dni roboczych - po 15 latach pracy.

- - na podstawie art. 52 ustawy z 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (t.j. Dz.U. z 2011 r. 270, poz. 1599 ze zm.), prokuratorowi przysługuje corocznie urlop dodatkowy w wymiarze 6 dni roboczych - po dziesięciu latach pracy, 12 dni roboczych - po piętnastu latach pracy.

W części dotyczącej dodatkowego urlopu albo innych uprawnień lub świadczeń przewidzianych przepisami prawa pracy pracodawca informuje o wykorzystaniu przez pracownika uprawnień do świadczeń tylko w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy wynikające z ustaw układów zbiorowych pracy i regulaminów.

●W świadectwie pracy w ust. 4 pkt 10 należy podać okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia, który jest wskazany w ust. 1, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Zgodnie z instrukcją załączoną do rozporządzenia pracodawca wskazuje przypadające w okresie zatrudnienia okresy nieskładkowe określone w ustawie o emeryturach i rentach. Należy w tym miejscu odwołać się do jej art. 7, w którym wymienione zostały okresy nieskładkowe. Zgodnie z przywołanym przepisem w charakterze okresów nieskładkowych wymieniono okresy:

1) pobierania:

- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów kodeksu pracy,

- zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego,

- świadczenia rehabilitacyjnego,

- świadczeń wymienionych w lit. b i c po ustaniu obowiązku ubezpieczenia;

2) pobierania renty chorobowej po ustaniu zatrudnienia w wymiarze czasu pracy nie niższym niż połowa obowiązującego w danym zawodzie lub po ustaniu obowiązku ubezpieczenia społecznego z innego tytułu;

3) niewykonywania pracy po ustaniu zatrudnienia, jeżeli za te okresy, na podstawie przepisów kodeksu pracy, zostało wypłacone odszkodowanie;

4) (uchylony);

5) przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie przepisów w sprawie bezpłatnych urlopów dla matek pracujących opiekujących się małymi dziećmi, innych udzielonych w tym celu urlopów bezpłatnych oraz okresy niewykonywania pracy - z powodu opieki nad dzieckiem:

- w wieku do lat 4 - w granicach do 3 lat na każde dziecko oraz łącznie - bez względu na liczbę dzieci - do 6 lat,

- na które ze względu na jego stan fizyczny, psychiczny lub psychofizyczny przysługuje zasiłek pielęgnacyjny - dodatkowo w granicach do 3 lat na każde dziecko;

6) przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy opieki pielęgnacyjnej nad inwalidą wojennym zaliczonym do I grupy inwalidów lub uznanym za całkowicie niezdolnego do pracy oraz do samodzielnej egzystencji, sprawowanej przez członka jego rodziny w wieku powyżej 16 lat, który w okresie sprawowania opieki nie osiągnął przychodu przekraczającego miesięcznie połowę najniższego wynagrodzenia;

7) przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy niewykonywania pracy, w granicach do 6 lat, spowodowane koniecznością opieki nad innym niż dziecko członkiem rodziny zaliczonym do I grupy inwalidów lub uznanym za całkowicie niezdolnego do pracy oraz do samodzielnej egzystencji albo uznanym za osobę niepełnosprawną w stopniu znacznym, sprawowanej przez członka jego rodziny w wieku powyżej 16 lat, który w okresie sprawowania opieki nie osiągnął przychodu przekraczającego miesięcznie połowę najniższego wynagrodzenia;

8) urlopu bezpłatnego oraz przerw w zatrudnieniu w razie nieudzielenia urlopu bezpłatnego małżonkom pracowników skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji i kultury za granicą;

9) nauki w szkole wyższej na jednym kierunku, pod warunkiem ukończenia tej nauki, w wymiarze określonym w programie studiów;

9a) studiów doktoranckich i aspirantury naukowej w wymiarze określonym w decyzji o ich utworzeniu;

9b) asystenckich studiów przygotowawczych;

10) dokształcania zawodowego lekarzy w klinikach akademii medycznych i oddziałach instytutów naukowych w charakterze wolontariusza - w granicach do 1 roku;

11) pobierania zasiłku przedemerytalnego i świadczenia przedemerytalnego;

12) udokumentowanej niezdolności do pracy, za które wypłacone zostały z Funduszu Pracy: zasiłki dla bezrobotnych, zasiłki szkoleniowe lub stypendia.

Należy pamiętać, że obowiązkiem pracodawcy jest wykazanie w świadectwie wszystkich okresów nieskładkowych, jakie miały miejsce w trakcie zatrudnienia u pracodawcy wystawiającego świadectwo. Okresy te powinno się wskazać w porządku chronologicznym, określając ich daty początkowe i końcowe. Przepisy nie wymagają zamieszczania komentarzy czy wyjaśnień w sprawie uznania danego okresu za okres nieskładkowy.

W praktyce może się zdarzyć sytuacja, że w trakcie wieloletniego zatrudnienia pracownika okresów nieskładkowych było dużo. W takim wypadku można rozważyć, czy nie będzie zasadnym zabiegiem posłużenie się załącznikiem, w którym na osobnym arkuszu zostaną wskazane wszystkie okresy nieskładkowe. Załącznik taki oczywiście będzie stanowił integralną część świadectwa pracy. W przypadku gdy pracodawca zechce posłużyć się załącznikiem, powinien w ust. 4 pkt 10 świadectwa wpisać informację odsyłającą do załącznika.

Dość powszechnym błędem popełnianym przez pracodawców jest niewykazywanie wszystkich okresów korzystania przez pracownika ze zwolnień lekarskich i poprzestawanie tylko na wykazaniu absencji mających miejsce w roku rozwiązania stosunku pracy. Należy w tym miejscu podkreślić, że obowiązkiem pracodawcy jest umieszczenie w ust. 4 pkt 10 świadectwa pracy wszystkich okresów, w jakich zwolnienia lekarskie miały miejsce. Z punktu widzenia realizacji powyższego obowiązku nie ma znaczenia, czy w danym okresie pracownik otrzymywał wynagrodzenie chorobowe, czy zasiłek chorobowy. Podobnie jak w przypadku pozostałych okresów nieskładkowych może się zdarzyć, że pracownik w trakcie zatrudnienia wielokrotnie korzystał ze zwolnienia lekarskiego. Również w takim wypadku można przyjąć, że dopuszczalną praktyką będzie wykazanie okresów na formularzu świadectwa pracy lub na oddzielnie sporządzonym załączniku stanowiącym integralną część świadectwa pracy.

●W ust. 4 pkt 11 świadectwa pracy pracodawca powinien wpisać dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia - na podstawie art. 92 par. 1¹ k.p., w czasie od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2003 r. W powyższym okresie pracownicy nie otrzymywali wynagrodzenia z tytułu niezdolności do pracy w pierwszym dniu krótkiej choroby, jak również odosobnienia mającego związek z chorobą zakaźną - do 6 dni. Zatem w przypadku gdy okres zatrudnienia wskazywany w świadectwie obejmował w całości lub części 2003 r. w ust. 4 pkt 11 należy umieścić informację w sprawie liczby dni choroby lub odosobnienia, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia w 2003 r.

●Pośrednim celem świadectwa pracy jest ochrona interesów wierzycieli pracownika, którzy prowadzą przeciwko niemu egzekucję z wynagrodzenia. Obowiązkiem pracodawcy jest więc zamieszczenie w świadectwie informacji o zajęciu wynagrodzenia za pracę na podstawie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym poprzez podanie w świadectwie pracy oznaczenia komornika, jak również numeru sprawy egzekucyjnej. Niezbędne jest również wskazanie wysokości potrąconych kwot. Powyższa zasada dotyczy zarówno egzekucji sądowej, jak i administracyjnej. Informacja o zajęciu wynagrodzenia powinna być wskazana niezależnie od woli pracownika. Jego ewentualny sprzeciw, niezależnie od podanych argumentów, nie wiąże pracodawcy. W sytuacji gdy pracodawcy dotychczasowemu znany jest przyszły pracodawca pracownika, przesyła mu zawiadomienie komornika o zajęciu wynagrodzenia, powiadamiając o tym komornika, jak i dłużnika. Taka czynność pod względem skutków prawnych jest tożsama z zajęciem wynagrodzenia dłużnika u nowego pracodawcy.

●W ust. 6 świadectwa pracy pracodawca zamieszcza informacje uzupełniające odnoszące się do należności ze stosunku pracy uznanych przez niego i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu trudności finansowych. W informacjach uzupełniających zamieszcza się również następujące dane na żądanie pracownika:

- o wysokości i składnikach wynagrodzenia,

- o uzyskanych kwalifikacjach,

- o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywrócenie pracownika do pracy lub przyznaniu odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia.

W przypadku gdy pracownik składa żądanie umieszczenia powyższych informacji w świadectwie pracy, pracodawca co do zasady nie może odmówić. W przeciwnym wypadku zaniechanie pracodawcy kwalifikowałoby się do wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o uzupełnienie lub sprostowanie świadectwa pracy. Osobną kwestią jest żądanie przez pracownika umieszczenia w świadectwie pracy informacji odnoszących się wprawdzie do wysokości i składników wynagrodzenia oraz kwalifikacji, ale wyolbrzymionych w celu poprawy konkurencyjności takiego świadectwa pracy w kontekście poszukiwania nowego zatrudnienia. W takim wypadku pracodawca oczywiście nie powinien przychylić się do prośby pracownika. Warto zauważyć, że pracodawca nie ma obowiązku w świadectwie pracy czynić adnotacji o nagrodach i wyróżnieniach otrzymanych przez pracownika, w sytuacji gdy ich otrzymanie nie pozostawało w związku z jego zatrudnieniem u pracodawcy wystawiającego świadectwo. Powyższy pogląd został potwierdzony w wyroku SN z 17 grudnia 1976 r. (sygn. akt I PR 185/76, OSNC 1977/8/139). [przykład 2]

Należy zwrócić uwagę, że forma, w jakiej pracownik może złożyć żądanie dotyczące umieszczenia w świadectwie pracy informacji dodatkowych, nie została w przepisach uregulowana. Można więc przyjąć, że pracownik może złożyć taki wniosek w dowolnej formie - pisemnej, ustnej czy nawet e-mailowo. Należy jednak przyjąć, że z punktu widzenia bezpieczeństwa zarówno pracodawcy, jak i pracownika najbardziej właściwa będzie forma pisemna. Stanowić ona będzie dla pracownika dowód, że oczekiwał umieszczenia wskazanych w nim informacji. Dla pracodawcy jest ona również najbezpieczniejszym rozwiązaniem, gdyż umieszczenie w świadectwie pracy informacji np. o wynagrodzeniu pracownika bez jego wyraźnego żądania stanowiłoby naruszenie zasad wypełniania świadectwa pracy, co skutkowałoby tym, że świadectwo byłoby niewłaściwe i nadające się do sprostowania.

●Uzupełnienie świadectwa pracy polega na dodaniu do jego treści określonych informacji. Na konieczność uzupełnienia świadectwa w wyniku orzeczeń sądu wskazują przepisy art. 97 par. 3 k.p. oraz par. 5 ust. 3 i par. 7 rozporządzenia. Jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację uzupełniającą, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca, na żądanie pracownika, ma obowiązek uzupełnić treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu. Jeżeli powyższe orzeczenie zostało wydane w związku z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów normujących ten tryb rozwiązywania umów o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie, nowe świadectwo pracy. Powinno ono zawierać informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

W przypadku prawomocnego orzeczenia sądu pracy o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 par. 1¹ k.p. pracownik jest obowiązany przedłożyć pracodawcy wydane mu świadectwo pracy w celu uzupełnienia treści tego świadectwa o informację w sprawie wydanego orzeczenia sądu pracy. W razie niespełnienia tego obowiązku pracodawca ma prawo go wezwać do niezwłocznego przedłożenia świadectwa pracy w celu zamieszczenia w nim informacji uzupełniającej.

●Niezależnie od tego, iż świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym, powinno zostać opatrzone pieczęcią oraz podpisem - pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu. Podpis powinien być na tyle czytelny, aby istniała możliwość odczytania w sposób niebudzący wątpliwości imienia i nazwiska osoby, która go złożyła.

●Nie każdy pracownik jest w pełni świadom przysługujących mu uprawnień związanych z wydaniem przez pracodawcę świadectwa pracy. W celu ochrony interesu pracownika we wzorze świadectwa pracy zawarte zostało pouczenie korespondujące z art. 97 par. 2 k.p. Zgodnie z pouczeniem pracownik może w ciągu 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie tego świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu rejonowego - sądu pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest wskazanie konkretnego, właściwego miejscowo sądu pracy.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

●Powyższy przepis został wprowadzony nowelizacją kodeksu pracy, która obowiązuje od 21 marca 2011 r. W związku z nowymi regulacjami, które wskazują terminy wydawania świadectw pracy w przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony na podstawie terminowych umów o pracę, zaszła potrzeba dostosowania do nich przepisów rozporządzenia wykonawczego. Świadectwo pracy za okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony należy wydać na dotychczasowych (obowiązujących przed nowelizacją zasadach), czyli niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.

W wyniku nowelizacji rozporządzenia pozostawiono niezmienioną zasadę, zgodnie z którą za okres pracy przepracowany na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. W poprzednim stanie prawnym, obowiązującym przed nowelizacją rozporządzenia omawiana regulacja odnosiła się do wszystkich rodzajów umów o pracę.

1. Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie.

2. Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w terminie wynikającym z § 1a oraz z art. 97 § 1² i 1³ Kodeksu pracy nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób.

●Komentowany przepis reguluje kwestie techniczne wydawania świadectwa pracy określając katalog podmiotów uprawnionych do jego otrzymania, jak również terminy w jakich należy wydać świadectwo.

Zasadą jest, że pracodawca wydaje świadectwo pracy pracownikowi, z którym rozwiązuje się lub wygasa stosunek pracy. Wydawanie świadectwa następuje bezpośrednio. Wprawdzie przepis nie definiuje pojęcia bezpośredniości, ale należy przyjąć, że poprzez bezpośrednie wydanie można rozumieć wręczenie świadectwa pracownikowi przez pracodawcę lub jego reprezentanta w siedzibie zakładu pracy lub w innym umówionym miejscu.

W sytuacji gdy wręczenie świadectwa pracy osobiście pracownikowi nie jest z różnych względów możliwe - np. z powodu choroby pracownika istnieje możliwość wydania świadectwa innej osobie. Warunek - osoba ta musi być upoważniona przez pracownika. Przepisy nie regulują bezpośrednio kwestii takiego upoważnienia. Można więc przyjąć, że należy do omawianej sytuacji zastosować za pośrednictwem art. 300 k.p. przejście na regulacje prawa cywilnego dotyczące pełnomocnictwa. Należy pamiętać, że pełnomocnikiem może być tylko osoba fizyczna. Powstaje pytanie, czy powinna mieć ona pełną zdolność do czynności prawnych, czy wystarczy zdolność ograniczona. Przyjmuje się, że pełnomocnikiem może być osoba mająca przynajmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych - czyli taka, która ukończyła 13 lat.

Pełnomocnictwo powinno być ono udzielone na piśmie. Pracodawca nie powinien co do zasady wydawać świadectwa pracy osobie upoważnionej w inny sposób - np. ustnie. Pełnomocnictwo może, ale nie musi być sporządzone w całości odręcznie - wystarczy, że będzie sporządzone maszynowo, opatrzone datą i podpisem byłego pracownika udzielającego pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo do odbioru świadectwa pracy jest pełnomocnictwem rodzajowym, czyli odnoszącym się do incydentalnej czynności, jaką jest odbiór świadectwa pracy. Powinno ono obok oczywistych wymogów formalnych, takich jak data czy podpis wystawcy, zawierać wyraźne upoważnienie do odbioru świadectwa pracy wskazanego w nim byłego pracownika. [wzór]

●Zasadą jest wydanie świadectwa pracy niezwłocznie. W przypadku gdy jest to niemożliwe, wówczas pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób - np. wysyłając w tym celu innego pracownika. Należy uznać, że powyższy obowiązek będzie spełniony, jeżeli pracodawca we wskazanym wyżej terminie nada przesyłkę u operatora pocztowego.

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika (art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy), pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Z wnioskiem o wydanie przez pracodawcę świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego pracownika, a także inna osoba będąca spadkobiercą tego pracownika.

●Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy, co wynika z zasady osobistego świadczenia pracy. To, iż umiera pracownik, nie zwalnia pracodawcy ze sporządzenia świadectwa pracy, na co wyraźnie wskazuje komentowany przepis. W wypadku śmierci pracownika świadectwo pracy powinno być sporządzone w sposób zupełny, zgodny z przepisami tak jak w innych przypadkach rozwiązania i ustania stosunku pracy. W żadnym razie pracodawca nie może sobie pozwolić na swoją skróconą wersję świadectwa pracy, w ramach której zawarłby wybrane i podstawowe informacje. Sporządzone w przepisanej formie świadectwo pracy zmarłego pracownika pracodawca powinien załączyć do dokumentacji pracowniczej, umieszczając je w aktach osobowych w części oznaczonej literą C.

Oczywiście z wiadomych względów nie ma możliwości wręczenia sporządzonego dokumentu pracownikowi w omawianej sytuacji. Nie można wykluczyć, że z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy wystąpi inna osoba. Komentowany przepis wskazuje na krąg osób uprawnionych do żądania od pracodawcy wydania świadectwa pracy. Został on ograniczony do członków rodziny zmarłego pracownika, jak również innych osób uprawnionych do dziedziczenia po zmarłym.

Za duże niedopatrzenie należy uznać brak wyraźnej regulacji odnoszącej się do możliwości żądania sprostowania świadectwa pracy przez osobę uprawnioną, odbierającą świadectwo po zmarłym pracowniku.

Kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika; w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracownikowi albo osobie, o której mowa w § 2 ust. 1 i w § 3.

●Świadectwo pracy sporządzane jest w dwóch egzemplarzach. Jeden wydawany jest pracownikowi lub w określonych wypadkach innej osobie, drugi egzemplarz przechowywany jest, jak już wcześniej nadmieniono, przez pracodawcę w aktach osobowych pracownika.

Sytuacje losowe mogą spowodować, że były pracownik utraci oryginał świadectwa. Wówczas ma prawo zwrócić się do byłego pracodawcy z umotywowanym wnioskiem, aby ten wydał taki odpis. [przykład 3]

●Przepisy dotyczące wydawania odpisu świadectwa pracy nie regulują precyzyjnie wielu kwestii związanych z tą czynnością. Podstawą wydania odpisu świadectwa jest zwrócenie się do byłego pracodawcy z umotywowanym żądaniem wydania takiego dokumentu. Wniosek taki może złożyć były pracownik, osoba przez niego upoważniona lub w przypadku śmierci pracownika - członek rodziny lub inna osoba będąca spadkobiercą. Można to uczynić w dowolnej formie, ponieważ prawo nie zawiera w tym zakresie szczególnych wymagań. Żądanie to może mieć więc formę ustną, jak i pisemną. Dla celów dowodowych z punktu widzenia wnioskodawcy warto zadbać, aby żądanie miało formę pisemną.

Co do terminu wydania odpisu świadectwa należy na wstępie zauważyć, że prawo nie określa precyzyjnie tego terminu. Z całą pewnością pracodawca nie ma obowiązku sporządzenia odpisu w dniu, w którym były pracownik zgłosił swoje żądanie. Nie ma również podstaw, aby pracodawca musiał stosować w kwestii wydania odpisu świadectwa 7-dniowy termin, w jakim pracodawcy doręczają pracownikowi świadectwo pracy. Wynika to z tego, iż wskazany termin odnosi się do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, czyli wydania oryginału świadectwa pracy, a nie jego duplikatu (odpisu). Można więc przyjąć, że pracodawca powinien przekazać odpis świadectwa byłemu pracownikowi jak najszybciej to będzie możliwe, bez zbędnej zwłoki. Nie ma oczywiście przeszkód prawnych, aby duplikat świadectwa wydać w terminie 7 dni - tak jak pierwotnie wydane świadectwo. Mimo, iż przepisy tego nie precyzują, warto pamiętać, że zbytnie odwlekanie tego obowiązku może rodzić negatywne skutki zarówno po stronie byłego pracownika, jak i byłego pracodawcy.

W praktyce może powstać pytanie, jakie konsekwencje dla byłego pracodawcy wiążą się z niewydaniem lub z wydaniem odpisu świadectwa w czasie znacząco odległym od dnia zgłoszenia żądania w tej sprawie. Przepisy bezpośrednio nie regulują tych zagadnień. Roszczenia z kodeksu pracy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania wadliwego świadectwa, a także określające wysokość odszkodowania mają zastosowanie wobec oryginału świadectwa, wydawanego w związku z rozwiązaniem lub ustaniem stosunku pracy. Nie ma więc podstaw do stosowania powyższych regulacji w stosunku do odpisu świadectwa, tym bardziej że prawo nie mówi nic o terminie jego wydania. Ponieważ jednak wydanie duplikatu świadectwa jest obowiązkiem byłego pracodawcy, brak jego realizacji lub realizacja ze znacznym opóźnieniem w stosunku do terminu złożenia wniosku może wiązać się z odpowiedzialnością na zasadach ogólnych za poniesioną przez byłego pracownika szkodę.

Przepisy nie regulują również kwestii technicznej odpisu świadectwa - jak taki dokument powinien wyglądać. Z całą pewnością postępowanie pracodawcy będzie nieprawidłowe, jeżeli zostanie sporządzone od podstaw nowe świadectwo pracy. Ponieważ rozporządzenie posługuje się pojęciem "odpis", a nie słowem "kopia" należy przyjąć, że skserowanie czy sporządzenie fotokopii przez pracodawcę egzemplarza świadectwa pracy przechowywanego w dokumentacji pracowniczej nie spełni wymogu sporządzenia odpisu.

Odpis powinien zawierać wszystkie informacje zawarte w świadectwie pracy. Wątpliwości budzi kwestia, kto powinien podpisać sporządzony odpis świadectwa - czy zawsze musi to być ta sama osoba, która podpisała wcześniej wydane pracownikowi świadectwo. W praktyce może to być utrudnione - wówczas można przyjąć, że nie ma przeszkód, aby odpis opatrzony został podpisem osoby występującej w imieniu pracodawcy w sprawach pracowniczych.

Może się zdarzyć, że odpis świadectwa (który nie jest kserokopią dokumentu będącego w posiadaniu pracodawcy) zawiera błędy. Przepisy prawa pracy nie regulują trybu postępowania w takiej sytuacji. Należy jednak przyjąć, że w takim przypadku były pracownik może wystąpić do byłego pracodawcy z wnioskiem o wydanie nowego, poprawnie sporządzonego odpisu. Może to uczynić w każdym czasie, a nie w 7-dniowym terminie zastrzeżonym dla wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie oryginału świadectwa, które pracodawca wydał w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Pracodawca nie ma prawa odmówić sporządzenia nowego, poprawionego odpisu świadectwa pracy.

Sytuacja może się skomplikować, gdy pracodawca zatrudniający pracownika już nie istnieje. Wówczas dokumentacja pracownicza przekazywana jest co do zasady do właściwego archiwum. Informację w tym zakresie można próbować uzyskać, kontaktując się z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych. Problem może wystąpić dopiero w sytuacji, gdy były pracodawca nie przekazał dokumentacji do archiwizacji. Na szczęście, jak wskazano na wstępie, świadectwo pracy nie jest dokumentem urzędowym i nie ma monopolu w zakresie dowodzenia informacji w nim przedstawionych. Pracownik może wówczas udowodnić za pomocą innych środków dowodowych zatrudnienie. Dowodami takimi mogą być w szczególności: zaświadczenia pracodawców, legitymacje ubezpieczeniowe, umowy o pracę lub nawet zeznania świadków.

1. Pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie o negatywnym wyniku rozpatrzenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W razie uwzględnienia wniosku, pracodawca wydaje pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy.

2. W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi niezwłocznie nowe świadectwo pracy, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

3. W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia, pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany uzupełnić treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Jeżeli orzeczenie, o którym mowa w ust. 3, zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi, w terminie określonym w ust. 2, nowe świadectwo pracy zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, powołującą art. 97 § 3 Kodeksu pracy.

5. W przypadkach określonych w ust. 1 zdanie drugie oraz w ust. 2 i 4 pracodawca jest obowiązany, najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy.

●W przypadku gdy pracownik składa wniosek o sprostowanie świadectwa pracy, obowiązkiem pracodawcy jest jego rozpatrzenie. Z art. 97 par. 2¹ k.p. nie wynika, w jakim terminie pracodawca powinien rozpatrzyć i ustosunkować się do wniosku pracownika - w przypadku gdy nie podziela zastrzeżeń pracownika. Doprecyzowanie tej istotnej kwestii zawarte jest w komentowanym przepisie rozporządzenia. Wynika z niego, że pracodawca ma obowiązek zawiadomić pracownika w formie pisemnej o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku pracownika. Pracodawca nie musi uzasadniać swojego stanowiska.

W przypadku gdy wniosek o sprostowanie świadectwa okazał się być zasadny, pracodawca nie nanosi poprawek na pierwotnie sporządzonym dokumencie (w stosunku do którego pracownik miał zastrzeżenia) tylko wydaje w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku nowe świadectwo pracy.

●Pracownik, który spotkał się z odmową sprostowania świadectwa, może wnieść w tej sprawie powództwo do sądu pracy. Uwzględnienie przez sąd powództwa powoduje po stronie pracodawcy powstanie obowiązku sprostowanie świadectwa poprzez wydanie świadectwa nowego. Czynność ta powinna być wykonana bez zbędnej zwłoki - nie później niż w terminie 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu.

W przypadku prawomocnego orzeczenia sądu pracy w kwestii przywrócenia pracownika do pracy lub o przyznaniu mu odszkodowania tytułem niezgodnego z przepisami wypowiedzeniem umowy o pracę lub jej rozwiązaniem bez wypowiedzenia z winy pracownika pracodawca ma obowiązek uzupełnić treść świadectwa pracy o informację o zapadłym orzeczeniu sądu. Obowiązek pracodawcy nie jest bezwzględny - pracodawca powinien uczynić taką adnotację tylko na wniosek pracownika.

Jak wiadomo, pracownik ma możliwość kwestionowania przed sądem pracy zgodności z prawem oraz zasadności rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia (co oczywiście wiąże się z obowiązkiem wydania świadectwa pracy). W przypadku gdy w związku z taką sprawą sąd pracy w wyroku uzna, że rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nastąpiło z naruszeniem prawa, wówczas pierwotnie wydane świadectwo powinno być zmienione. Zgodnie z omawianą wcześniej regulacją zawartą w art. 97 par. 3 k.p., pracodawca powinien w świadectwie pracy uczynić wzmiankę, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Uwzględniając jednak to, iż pierwotne świadectwo zostało już pracownikowi wydane, obowiązkiem pracodawcy na podstawie par. 5 ust. 4 rozporządzenia jest wydanie nowego świadectwa pracy z adnotacją, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, z powołaniem się na art. 97 par. 3 k.p.

Należy pamiętać, że w związku z wydaniem w wyżej wskazanych przypadkach nowego świadectwa pracy, obowiązkiem pracodawcy jest najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa, usunięcie z akt osobowych pracownika i zniszczenie poprzednio wydanego świadectwa pracy.

Przepis § 5 ust. 2 stosuje się odpowiednio w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o odszkodowanie w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 § 4 Kodeksu pracy).

● W przypadku gdy sąd pracy uwzględni powództwo wniesione przez pracownika o odszkodowanie w związku z nieterminowym wydaniem lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, obowiązkiem pracodawcy jest wydać pracownikowi niezwłocznie nowe świadectwo pracy, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy (art. 61¹ Kodeksu pracy), pracownik jest obowiązany przedłożyć pracodawcy wydane mu świadectwo pracy w celu uzupełnienia treści tego świadectwa o informację o wydanym orzeczeniu sądu pracy. W razie niespełnienia tego obowiązku przez pracownika, pracodawca ma prawo wezwać pracownika do niezwłocznego przedłożenia świadectwa pracy w celu zamieszczenia w nim takiej informacji.

●Powyższy przepis reguluje obowiązki pracownika i pracodawcy związane z uprawomocnieniem się orzeczenia sądu pracy o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 par. 1¹ k.p. (art. 61¹ k.p.). Jak już wcześniej pokreślono, obowiązkiem pracodawcy jest dokonanie uzupełnienia treści świadectwa pracy o wydanym orzeczeniu sądu. Aby pracodawca mógł to uczynić, pracownik powinien przedłożyć pracodawcy egzemplarz świadectwa pracy znajdujący się w jego posiadaniu.

Komentowany przepis nie reguluje terminu, w jakim pracownik powinien wykonać powyższą czynność. Można przyjąć, że przedłożenie pracodawcy świadectwa pracy powinno nastąpić z inicjatywy pracownika bez zbędnej zwłoki. W przeciwnym razie pracodawca ma prawo wezwać pracownika do niezwłocznego przedstawienia świadectwa w celu umieszczenia w nim informacji o orzeczeniu.

Traci moc rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 20 listopada 1974 r. w sprawie świadectw pracy i opinii (Dz. U. Nr 45, poz. 269, z 1989 r. Nr 49, poz. 271 i z 1990 r. Nr 18, poz. 105).

●Wejście w życie komentowanego rozporządzenia spowodowało utratę mocy obowiązującej rozporządzenia Rady Ministrów z 20 listopada 1974 r. w sprawie świadectw pracy i opinii (Dz.U. nr 45, poz. 269).

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 2 czerwca 1996 r.

PRZYKŁAD 2

Bez subiektywnych opinii

Pracodawca chciał, aby pracownik miał większe szanse na rynku pracy i zamieścił w ramach informacji uzupełniających szczegółową opinię o pracowniku, wskazując na wiele cech istotnych z punktu widzenia jakości świadczonej przez niego pracy. Niezależnie od sympatii i dobrych intencji, jakimi kierował się pracodawca, wystawiając świadectwo, w żadnym razie nie powinien w nim zamieszczać elementów opinii o pracowniku. W takim wypadku można mówić o niewłaściwym świadectwie pracy.

Czego nie należy umieszczać w świadectwie pracy

● przyczyny rozwiązania umowy (z wyjątkiem sytuacji, gdy informacja taka jest istotna z punktu widzenia nabycia określonych uprawnień takich jak np. świadczenia dla bezrobotnych),

● długość okresu wypowiedzenia,

● oceny, opinie i komentarze w sprawie przebiegu zatrudnienia (zarówno pozytywnych jak i negatywnych),

● informacje o stosowaniu wobec pracownika odpowiedzialności porządkowej oraz nałożonych z tego tytułu kar,

● informacje o tymczasowym aresztowaniu,

● okresy nieusprawiedliwionej nieobecności,

● okresy składkowe,

● informacje w sprawie urlopu macierzyńskiego oraz rodzicielskiego.

WZÓR

Imię i nazwiskoMiejscowość i data

mocodawcy

(byłego pracownika)

Ja ............................................................................. (imię i nazwisko mocodawcy) zamieszkały/a w ...................................................................................... (adres zamieszkania), legitymujący/a się dowodem osobistym .............................(seria numer), upoważniam .....................................(imię i nazwisko upoważnionego), zamieszkałego w .............................. (adres zamieszkania) legitymujący/a się dowodem osobistym ................................. (seria numer), do odbioru świadectwa pracy od pracodawcy (dane identyfikacyjne pracodawcy)

.....................................

Podpis mocodawcy

PRZYKŁAD 3

Wniosek o duplikat

W związku z pożarem w domu byłego pracownika uległo zniszczeniu świadectwo pracy. W takim wypadku można przyjąć, że zaistniała sytuacja stanowi uzasadnioną podstawę do wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o wydanie duplikatu świadectwa.