Z dala od szefa, ale pod kontrolą

CZYTELNIK: Zastanawiam się nad zatrudnieniem w swojej firmie osób pracujących zdalnie. Jak taka współpraca powinna wyglądać? Jak skutecznie zarządzać personelem, nadzorować jego pracę?

@RY1@i02/2014/043/i02.2014.043.13000020a.802.jpg@RY2@

Małgorzata Majewska ekspert portalu MonsterPolska.pl

Podstawę prawną do zatrudnienia pracownika w formie telepracy stanowi art. 67⁵ Kodeksu Pracy. Zgodnie z § 1. Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Telepracownikiem, zwanym też e-pracownikiem lub pracownikiem zdalnym, jest osoba, która wykonuje pracę w wyżej wymienionych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. E-praca może być wykonywana w domu pracownika lub poza jego miejscem zamieszkania - w miejscu przeznaczonym do telepracy tzw. telecentrum. Dopuszczalna jest także forma mieszana.

W dobie nowoczesnych technologii większość zawodów można wykonywać bez konieczności przebywania w biurze. Bardzo często wiąże się to z pracami projektowymi, tworzeniem stron internetowych, aplikacji, obsługi eCommerce. Najbardziej przyjazny tej formie zatrudnienia jest sektor ICT. Pracownikami zdalnymi najczęściej są księgowi, graficy, programiści, webmasterzy, copywriterzy, analitycy finansowi i tłumacze. Dużą popularnością praca zdalna cieszy się wśród grup zawodowych związanych z obrazem i dźwiękiem, działalnością marketingową oraz artystyczną.

Największymi zaletami telepracy jest zmniejszenie kosztów np. wynajmu powierzchni biurowej. Korzystna dla obydwu stron jest możliwość zatrudnienia osób mieszkających w dużych odległościach od centrali, a także wysokiej klasy fachowców, których zatrudnienie nie mogłoby nastąpić w tradycyjnej formie. Praca zdalna stanowi szansę aktywizacji osób niepełnosprawnych i młodych matek. Nie należy zapominać także o oszczędność czasu poświęcanego na dojazd do pracy oraz wzroście wydajności. Wśród wad wymienia się uzależnienie od sieci teleinformatycznej i jej awaryjności. Kwestią problematyczną jest także psychologiczny aspekt zarządzania personelem. Wielu pracodawców nie potrafi ocenić podwładnego i jego pracy wykonywanej zdalnie. Osoby zarządzające skarżą się również na brak możliwości kontroli.

Na pracodawcy spoczywa obowiązek dostarczenia telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania zleconych mu zadań. Po stronie firmy jest też ubezpieczenie. Niezbędne jest również pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu oraz zapewnienie pomocy technicznej i szkolenia w zakresie obsługi urządzeń. Pracodawca określa sposób i formę kontroli pracownika. Przełożony ma bowiem prawo do przeprowadzenia jej w miejscu wykonywania pracy, nawet jeżeli jest nim dom pracownika. Jednakże w takiej sytuacji wymagana jest uprzednia zgoda podwładnego.

Dużym wyzwaniem dla pracodawcy jest stworzenie systemu sprawnego zarządzania telepracownikami. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się scentralizowany system komunikacji. Platformy komunikacyjne dostępne dla przedsiębiorców umożliwiają na przykład informowanie o obecności i dyspozycyjności pracownika, poprzez wybranie przez niego jednego z dostępnych standardowo statusów: dostępny, na spotkaniu, na przerwie. Na bieżąco powiadamia więc szefa i współpracowników, kiedy można kierować do niego np. telefony od klientów.

Na rynku dostępne są także programy monitorujące działania podwładnych. Najpopularniejsze z nich to Statlook, Oko Szefa i NetVizor. Umożliwiają m.in. sprawdzenie aktualnie przeglądanych przez pracownika stron internetowych, dziennego wykresu odwiedzanych witryn czy czasu reakcji jego komputera. Przydatnymi rozwiązaniami są także wideo konferencje i kontakt telefoniczny z wykorzystaniem różnorodnych technologii.

Kontrola aktywności podwładnych jest jednak tematem spornym. Zgodnie z prawem pracy i kodeksem cywilnym każdy pracownik ma prawo do prywatności. Z drugiej strony pracodawca ma prawo do kontrolowania wykonywanej przez podwładnego pracy, w szczególności do wglądu w rejestr rozmów telefonicznych, sprzętu komputerowego i sieci teleinformatycznej. Prawo wymaga poinformowania podwładnego o możliwości prowadzenia tego typu kontroli, przed rozpoczęciem współpracy. Szefowi wolno sprawdzać i rejestrować strony www odwiedzane przez pracownika, ale nie wolno mu wykorzystywać danych wprowadzonych przez telepracownika np. w celu dostępu do kont bankowych czy portali społecznościowych. Nie ma też prawa czytać prywatnej korespondencji, nawet jeżeli pochodziła ze służbowej skrzynki pocztowej.

W Polsce telepraca nie jest tak popularna tak jak na Europie Zachodniej. Na rynku wciąż pojawia się stosunkowo mało ofert pracy tego rodzaju. Większość firm decyduje się na tradycyjny model współpracy.