Wstęp - Uwaga! Akta osobowe w firmach rozrosną się do niebotycznych rozmiarów

O tym, że rząd szykuje nowe przepisy ustawowe, dzięki którym będzie można prowadzić dokumentację dotyczącą stosunku pracy w formie elektronicznej, wiemy już od dłuższego czasu. W ostatnich miesiącach zupełnie niezauważony pozostał jednak towarzyszący tym przepisom projekt nowego rozporządzenia. Został on przygotowany, bo zmiana w kodeksie pracy dotycząca e-dokumentacji wymusza wydanie nowego aktu wykonawczego. Nie jest jednak tak, jak można byłoby oczekiwać, że modyfikacja dotyczy tylko upoważnienia do wydania rozporządzenia, a treść aktu pozostanie niezmieniona. Otóż resort pracy w jego projekcie przygotował bowiem niemałą niespodziankę. Do akt osobowych pracowników ma bowiem trafić dokumentacja dotycząca czasu pracy, która dotąd pozostawała poza nimi. A to oznacza istotne usztywnienie zasad ich prowadzenia - zwłaszcza w kontekście nowych zasad związanych z elektronizacją. Otóż obecnie firmy prowadzą dokumentację dotyczącą czasu pracy tak jak jest im wygodnie - częściowo w postaci papierowej, a częściowo w elektronicznej (poza małymi wyjątkami, gdzie przepisy wymagają formy pisemnej). Ta elastyczność zostanie im jednak odebrana. Po zmianach związanych z digitalizacją będą musiały wybrać, czy będą prowadzić ją w całości w systemie e-teczki czy w papierze. W tej sytuacji znaczne rozszerzenie liczby dokumentów w aktach osobowych - które muszą być prowadzone z zachowaniem wyższych rygorów i formalizmu niż pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy - przysporzy też więcej pracy działom kadrowym. Eksperci uważają, że dokumenty dotyczące czasu pracy nie powinny być przechowywane w teczkach pracowniczych (a przynajmniej nie wszystkie). Zwłaszcza że w niektórych firmach pojawia się ich nawet kilkanaście miesięcznie w odniesieniu do każdego pracownika. Aby sprostać nowym wymaganiom, nie pozostanie nic innego, jak przejść w całości na dokumentację elektroniczną. Pytanie, czy nie o to właśnie rządzącym chodzi?

ⒸⓅ

@RY1@i02/2017/223/i02.2017.223.183000200.801.jpg@RY2@

Karolina Topolska

karolina.topolska@infor.pl