Korespondencja służbowa do uregulowania

W ciągu najbliższych tygodni resort cyfryzacji ma przedstawić projekt nowej ustawy o ochronie danych osobowych. Zapowiada, że przepisy te umożliwią m.in. pozyskiwanie danych biometrycznych od pracowników (za ich zgodą). Eksperci postulują, aby przy okazji tych zmian ustawodawca uregulował też zasady korzystania z poczty elektronicznej w miejscu pracy. Ich zdaniem to konieczność, bo coraz więcej osób wykonuje swoje obowiązki za pośrednictwem e-maili, a zatrudniający nie może ich kontrolować bez obaw o ewentualne naruszenie dóbr osobistych.

- To ważny problem. Bardzo często otrzymujmy w tej kwestii pytania od zainteresowanych poradą prawną. A udzielenie jasnej odpowiedzi w zakresie dopuszczalności kontrolowania służbowej poczty nie jest łatwe - tłumaczy Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w CMS Cameron McKenna.

Podkreśla, że nie chodzi tylko o możliwość bieżącego nadzorowania pracy podwładnego. Dostęp do skrzynki pocztowej jest też istotny np. w razie zwalniania pracownika.

- W co drugim sporze w tym zakresie pojawia się wątek elektronicznej korespondencji pracownika. Na pytanie, czy zatrudniający może ją przeglądać, nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Najczęściej zwracamy uwagę na to, czy w firmie obowiązują wewnątrzzakładowe zasady kontrolowania korespondencji i czy poinformowano wcześniej o nich zatrudnionego - dodaje Katarzyna Dulewicz.

Eksperci podkreślają jednak, że nawet jeśli taki warunek jest spełniony, to pracodawca nie może uznać, że ma nieograniczony wgląd w korespondencję. Dostępność do poczty - pod warunkiem wcześniejszego określenia zasad korzystania i nadzoru nad skrzynką służbową - wydaje się dopuszczalna, ale tylko na podstawie wypracowanej praktyki. Nie ma bowiem żadnego przepisu, który by to przesądzał.

- A ryzyko dla firmy jest duże. W grę wchodzi pozew z tytułu naruszenia dóbr osobistych nie tylko wobec firmy, ale też osoby fizycznej, która zapozna się z prywatnymi informacjami o pracowniku, czyli np. przełożonego lub prezesa firmy. Nie można zapominać też o ewentualnych stratach wizerunkowych przedsiębiorstwa - wskazuje Dulewicz.

Dodatkowo z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE wynika, że pracodawca może kontrolować pracę za pośrednictwem służbowej poczty, ale nie może przeglądać prywatnych maili (sprawa Copland przeciwko Wielkiej Brytanii, nr 62617/00). A to ogranicza możliwość realnego nadzoru (ze względu na praktyczny problem rozróżnienia korespondencji prywatnej i służbowej zatrudnionego).

- Pracodawcy starają się rozwiązywać ten problem poprzez jednoznaczne zakazywanie używania służbowych skrzynek do celów niezwiązanych z pracą. Na podobnej zasadzie blokują możliwość logowania się do prywatnej skrzynki ze służbowego komputera - wskazuje dr Maciej Chakowski, partner w firmie doradczej C&C Chakowski & Ciszek, ekspert prawa pracy.

Podkreśla, że jeśli mimo takich obostrzeń pracownik będzie używał służbowej skrzynki do celów prywatnych, to naruszy wewnątrzzakładowy zakaz.

- W takiej sytuacji pracodawca nie powinien ponosić odpowiedzialności za przypadkowe zapoznanie się z prywatnymi wiadomościami, bo wprowadził jednoznaczne ograniczenia, do których pracownik się nie dostosował. Taki kierunek zmian powinien rozważyć ustawodawca - podsumowuje dr Maciej Chakowski.

Łukasz Guza

lukasz.guza@infor.pl