Nowe zadania dla firm

Dla pracodawców tworzenie PPK to obowiązek. Pracownicy do planów włączani są automatycznie. Chodzi o wszystkich zatrudnionych, którzy ukończyli 18 lat, ale nie osiągnęli 55. roku życia. Mogą oni wypisać się z planu, składając zatrudniającemu stosowne oświadczenie.

Tylko najmniejsi pracodawcy, zatrudniający nie więcej niż 10 osób, mogą nie tworzyć PPK, jeśli wszyscy zatrudnieni zgłoszą na piśmie brak zainteresowania tą formą oszczędzania na emeryturę. Ale uwaga – nie wolno ich namawiać do rezygnacji pod groźbą kary finansowej (do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń). Zwolnieni z konieczności utworzenia PPK mogą być także ci pracodawcy, nawet duzi, którzy utworzyli już w swoim zakładzie pracowniczy program emerytalny (PPE) i odprowadzają składki w wysokości co najmniej 3,5 proc. dla minimum jednej czwartej zatrudnionych. Nie muszą płacić na PPK osoby odprowadzające składki na ubezpieczenie społeczne za siebie, w tym samozatrudnieni. Pozostali pracodawcy muszą zorganizować PPK.

Najwcześniej, bo już od 1 lipca, obowiązek ten obejmie duże zakłady, pracodawców zatrudniających na koniec ubiegłego roku (dokładnie 31 grudnia 2018 r.) ponad 250 osób. Potem co pół roku obowiązek będzie się rozszerzał na kolejne grupy. Duże i średnie firmy dołączą do programu kolejno w styczniu i w lipcu 2020 r. Na koniec (w styczniu 2021 r.) obowiązek tworzenia PPK obejmie najmniejsze przedsiębiorstwa. Uwaga! Jeśli jakaś firma należy do większej grupy kapitałowej, może, ale nie musi, przystąpić do PPK w terminie, który obowiązuje największą spółkę z tej grupy.

Należy pamiętać, że dla wyliczenia liczby zatrudnionych w firmie nie będzie miało znaczenia, czy pracownik ma pełny etat, jego część albo czy wykonuje obowiązki na podstawie umowy-zlecenia czy podobnej. Zatrudnionymi są w tym przypadku wszyscy pracownicy podlegający obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym, którzy w firmie mają staż dłuższy niż trzy miesiące.

Wprowadzenie pracowniczych planów kapitałowych nakłada na pracodawców wiele nowych obowiązków:

• muszą skutecznie i w przyjęty w firmie sposób poinformować pracowników o celach i konsekwencjach przystąpienia do PPK,
• wybrać (w porozumieniu z przedstawicielami załogi) instytucję finansową, która będzie zarządzać pracowniczym planem kapitałowym,
• zawrzeć z nią umowę w imieniu pracowników,
• na bieżąco obliczać wysokość wpłat oraz terminowo przekazywać pieniądze do wybranej instytucji finansowej.

Do obowiązków pracodawców należeć będzie gromadzenie i archiwizacja dokumentacji dotyczącej PPK, informowanie pracowników o przepływach pieniędzy, przyjmowanie rezygnacji tych, którzy uczestnictwem w PPK zainteresowani nie będą.

Oczywiście pracodawcy muszą też przewidzieć dodatkowe fundusze na opłacenie przynajmniej obowiązkowych (1,5 proc. wynagrodzenia każdego pracownika) składek do PPK (patrz: ramka wynagrodzenie pracownika i koszty pracodawcy). Ci, którzy zechcą doinwestować członków swoich załóg, mogą zaoferować im także dobrowolną składkę dodatkową w wysokości nieprzekraczającej 2,5 proc. pensji brutto pracownika. Ta składka jest jednak nieobowiązkowa i może być oferowana w sposób uznaniowy, stanowić ewentualny bonus dla pracownika.

Zapewne pracodawcy będą musieli też zmodyfikować systemy księgowe, płacowe i kadrowe, tak by obsługiwały one nowe zadania. Konieczne może się okazać zatrudnienie nowego lub oddelegowanie już zatrudnionego pracownika do obsługi obowiązków związanych z PPK. ©℗

Składki do PPK nie będą wliczane do wynagrodzenia będącego podstawą ustalenia wysokości składek emerytalnych i rentowych, ale będą zaliczone do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy