Analiza przed wprowadzeniem nowego systemu

Przedsiębiorcy chcą obniżać koszty działalności, zachowując przy tym odpowiedni poziom jakości produktów i usług oraz obsługi klienta. Często jednak nie potrafią dokładnie sprecyzować swoich oczekiwań w tym zakresie. Główną przyczyną nieścisłości w formułowaniu celów jest brak dokładnych informacji na temat kosztów realizacji procesów gospodarczych zachodzących w firmie. Nie zawsze jest możliwe uchwycenie wszystkich czynników kosztowych. Przyczyną takiego stanu rzeczy są w pewnym stopniu przestarzałe narzędzia informatyczne, które nie mają odpowiednich funkcji umożliwiających analizę kosztów w różnych wymiarach, oraz niedokładnie sformułowane metody tej analizy. Jednym słowem - jeśli nie wiemy dokładnie, jakich zbędnych kosztów szukamy w naszych procesach, to trudno precyzyjnie określić, jak nowy system informatyczny ma realizować cel optymalizacji kosztów.

Często w trakcie wdrażania nowego systemu informatycznego i równoległego porządkowania zachodzących w firmie procesów widać dokładnie, jakie czynności są dublowane i które procesy można skrócić lub wyeliminować, obniżając tym samym koszty ich obsługi.

Przed przystąpieniem do wdrożenia systemu najwięcej informacji na temat aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa dostarcza analiza przedwdrożeniowa. Dla konsultantów wdrożeniowych dostawcy oprogramowania stanowi ona punkt wyjścia do prawidłowego zamodelowania specyfiki działania przedsiębiorstwa w systemie informatycznym - pod warunkiem że jest rzetelnie opracowana - zgodnie z zasadą: jak jest, a nie: jak powinno być. Na etapie analizy przedwdrożeniowej dochodzi do wymiany doświadczeń dostawcy systemu oraz przyszłego użytkownika - jest to moment, kiedy trzeba się zastanowić, jakie rozwiązanie wybrać - dedykowane czy oparte na sprawdzonych wzorcach biznesowych. Prawidłowo przeprowadzona analiza pozwala zapobiec wielu opóźnieniom w realizacji wdrożenia systemu, a tym samym ponoszeniu dodatkowych, często nieprzewidzianych kosztów.

Mogą się pojawić opinie, że wdrożenie systemu informatycznego ERP to też jest koszt. Owszem, jest to koszt, ale koszt rozumiany jako inwestycja, która w skali czasu przyniesie wiele wymiernych korzyści, jeśli będzie przemyślana i odpowiednio zrealizowana. Inwestycję w oprogramowanie do zarządzania firmą opłaca się zrealizować zwłaszcza wtedy, gdy prognozowane dla firmy korzyści są większe od zakładanych kosztów, użytkowany dotychczas system stał się barierą rozwoju oraz gdy nie jest możliwa sensowna optymalizacja kosztów - a przecież nawet niewielkie ich ograniczenie ma duży wpływ na rentowność firmy.

Jolanta Uździcka

Streamsoft