Szwecja już liczy oszczędności z e-faktur

Odbywa się to w sposób następujący: Firma zajmująca się przekształcaniem faktur otrzymuje je w formie papierowej, otwiera pocztę, przygotowuje fakturę do skanowania, skanuje ją, przeprowadza interpretację informacji, a następnie dostarcza do organu państwowego fakturę przetworzoną w format Svefaktura.

Tak. Jeżeli chodzi o faktury wychodzące, organy państwowe przesyłają faktury w wersji papierowej do tych odbiorców, którzy jeszcze nie przetwarzają formy elektronicznej. Firma zmienia faktury w standardzie Svefaktura na faktury papierowe. Jeżeli klient obsługuje e-faktury, organ państwowy wysyła dokument w standardzie Svefaktura.

Przejście od formy papierowej do elektronicznej oznacza szybsze płatności, mniej należności, niższe ryzyko kredytowania oraz oszustwa, ustandaryzowane procesy IT, jak również ustalony obieg e-dokumentów i przebieg e-procesów. Faktury elektroniczne dają wiele możliwości poprawy wydajności i wypracowania oszczędności, zarówno z ekonomicznego, jak i środowiskowego punktu widzenia. Korzystają na tym wszyscy - szczególnie podatnicy.

Instytucja odpowiedzialna za koordynację zaopatrzenia agencji rządowych Swedish National Financial Management Authority (ESV), która obliczyła, że dzięki elektronicznemu fakturowaniu rząd może zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt milionów euro rocznie. W 2005 roku ESV przewidziała, że jeśli wszystkie agencje rządowe wprowadzą faktury elektroniczne do 2008 roku, całe państwo mogłoby zaoszczędzić 3,9 mld koron szwedzkich (365 mln euro) w ciągu pierwszych pięciu lat.

Szwedzkie doświadczenie pokazuje, że nie tylko finansowe oszczędności, ale i poprawa jakości fakturowania przyczyniła się do popularności elektronicznych faktur wśród szwedzkich urzędów. E-faktury zwiększają przejrzyjstość procesów fakturowania, przyspieszają ich obróbkę księgową, jednocześnie zmniejszając liczbę błędów. Prawie wszystkie szwedzki urzędy i agencje rządowe obecnie przeszły na elektroniczne faktury, a co więcej, nastąpiło to zaledwie w ciągu dwóch lat.

Tak. Instytucje rządowe w Finlandii przyjmują rocznie ok. 2,7 mln faktur zakupowych. Obecnie administracja podatkowa odbiera już 80 proc. faktur zakupowych w formie elektronicznej. Od początku 2010 roku agencje rządowe w Finlandii przyjmują wyłącznie rachunki elektroniczne.

@RY1@i02/2010/065/i02.2010.065.183.004a.001.jpg@RY2@

Fot. Arch.

Miikka Savolainen

dyrektor generalny Itella Information w Polsce zajmującej się elektronicznymi procesami fakturowania w Europie