Na komunikacji da się zaoszczędzić

Z jednej strony tak duży wybór zwiększa komfort kontaktowania się z pracownikami czy kontrahentami, jednak czasem w tym gąszczu dostępnych narzędzi pracownicy mogą się pogubić. A to może utrudniać sprawną wymianę informacji.

Dlatego też wiele firm decyduje się na wdrożenie systemu zunifikowanej komunikacji (Unified Communications - UC). Jest oprogramowanie komunikacyjne, integrujące różne kanały kontaktu, takie jak: telefon, e-mail, wideo, aplikacje webowe, dzięki czemu można łatwo przekazywać i odbierać wiadomości pomiędzy różnymi mediami.

Pozwala to więc np. przedstawicielowi handlowemu wybrać jeden kanał komunikacji, a nie sprawdzać, jakie dane dotarły w kilka miejsc. Przykładowo, podczas ważnego spotkania może on odebrać pocztę głosową w formie komunikatu tekstowego, dyskretnie go przeczytać i ocenić, czy sytuacja wymaga szybkiej reakcji czy nie. Jadąc samochodem, może zaś przekształcić otrzymany e-mail w komunikat głosowy, co pozwoli szybko zapoznać się z jego treścią.

Jedną z firm, która w tym roku zdecydowała się na wdrożenie u siebie takiego rozwiązania, jest Sage, producent oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla sektora średnich i małych przedsiębiorstw. Systemem UC objęto w firmie 70 stanowisk agenckich w dwóch odrębnych lokalizacjach oraz ponad 190 stanowisk biurowych w siedmiu oddziałach firmy na terenie całego kraju. Na początek w Sage zunifikowany system objął kanał telefoniczny oraz obsługę faksów, w najbliższej przyszłości planowane jest również włączenie do wspólnej platformy komunikacji wiadomości e-mail oraz czatu internetowego. Dzięki temu, niezależnie od tego, jaki sposób komunikacji wybiera klient, jego wiadomości nie będą się gubić.

- W systemie wykorzystujemy m.in. technologię VoIP. Z naszego punktu widzenia najważniejszymi zaletami nowego rozwiązania są - oprócz możliwości zintegrowanego zarządzania kontaktem z klientami - skalowalność systemu oraz obniżenie kosztów komunikacji wewnętrznej. Dodawanie nowych użytkowników czy nowych oddziałów nie wymaga już pracochłonnego budowania specjalnej sieci i rozległych prac administracyjnych. Oszczędzamy również na kosztach połączeń telefonicznych. Wszystkie rozmowy pomiędzy użytkownikami systemu są prowadzone za darmo - mówi Piotr Biliński, dyrektor IT firmy Sage.

Unified Communication to technologia, na którą szczególnie powinny docenić firmy zatrudniające dużą liczę często przemieszczających się przedstawicieli handlowych czy pracowników mobilnych. Z reguły także im więc oddziałów i przedstawicielstw ma firma, tym szybciej dostrzeże korzyści z zintegrowanej komunikacji. Nie znaczy to jednak, że UC nie powinny się interesować mniejsze firmy. W ich przypadku świetnie mogą sprawdzić się wybrane funkcjonalności sytemu, np. integracja z aplikacjami biurowymi.

Raporty światowych firm badawczych prognozują szybki rozwój systemów zintegrowanej komunikacji. W zeszłorocznych badaniach przeprowadzonych przez międzynarodową firmę doradczą Frost & Sullivan pt. "Decyzje inwestycyjne dotyczące narzędzi komunikacji zunifikowanej i pracy grupowej podejmowane przez menegerów wysokiego szczebla w Europie", 46 proc. respondentów zadeklarowało zwiększenie budżetu na te cele w ciągu najbliższych 12 miesięcy. - Większość organizacji, które obecnie nie używają tych narzędzi, planuje ich wprowadzenie w ciągu najbliższych 12 miesięcy lub w nieco dłuższej perspektywie - 2 - 3 lat - komentuje te wyniki Anna Kuberacka, analityk zespołu Customer Research Frost & Sullivan i jedna z autorek badania.

- Jak pokazują szacunki analityków obecnie na świecie jest 7,8 mln użytkowników technologii UC - mówi Tomasz Miller, product manager w Veracomp. - Do 2015 r. liczba ta ma wzrosnąć aż do 49,5 miliona - podkreśla.

Marek Jaślan

mf dgp@infor.pl