Kilka złotych zasad

Firma poszukująca odpowiedniego systemu powinna mieć sprecyzowane założenia, jakie problemy, zadania i procesy będą przez to narzędzie wspomagane - czy to będzie tworzenie technologii, planowanie, przygotowanie zlecenia, pozyskiwanie informacji zwrotnych z przebiegu produkcji, przygotowanie zamówień, rejestrowanie dokumentów itp. Założenia te są punktem wyjścia do zweryfikowania oferty rynku IT.

System żyje wtedy, kiedy jest używany, napełniany danymi i rozwijany wraz z rozwojem firmy. Przyszli użytkownicy powinni mieć możliwość dokonania wstępnej oceny ergonomii pracy z wykorzystaniem danego systemu.

Duża liczba funkcjonalności nie oznacza jeszcze, że dany produkt będzie można bez problemów zaadoptować do specyfiki i sposobów działania konkretnej firmy.

Im mniej precyzyjnie określimy nasze potrzeby w stosunku do systemu, tym dłuższy będzie czas jego konfiguracji pod kątem naszych wymagań - ponieważ sami nie do końca wiemy, czego oczekujemy od tego narzędzia.

Lepsza jest ewolucja w kierunku wdrażania rozwiązań informatycznych niż przeprowadzanie ogólnozakładowej rewolucji. Sensownie realizowany projekt wdrożeniowy podzielony na etapy działania, w których biorą udział odpowiednio zaplanowane zasoby ludzkie - wykonujące konkretne zadania - prowadzi do sukcesu.

Należy zwrócić uwagę na częstotliwość dokonywania aktualizacji przez producenta. Informacja ta jest istotna, ponieważ na jej podstawie można ocenić poziom rozwoju systemu, który zamierzamy wdrożyć. Aktualizacje umożliwiają jego dostosowanie do zmieniających się przepisów prawnych oraz wzbogacenie go o nowe funkcjonalności.

Ustalenie budżetu, jaki firma chce przeznaczyć na informatyzację, to kluczowa sprawa. Zaplanowanie budżetu pozwoli komfortowo pracować dostawcy oprogramowania i zamawiającemu.

Kadra zarządzająca powinna uświadomić przyszłych użytkowników, jak ważne jest szybkie nauczenie się obsługi nowego oprogramowania i rozpoczęcie procesu napełniania go bieżącymi danymi. Celem szkoleń z obsługi jest możliwie najbardziej efektywne przygotowanie pracownika do pracy w nowym systemie i tego czasu nie należy wykorzystywać na zbędne dyskusje.

Wybierając system, decydujemy się na współpracę z jego producentem lub dostawcą na dłuższy czas. Z tego powodu należy dobrze poznać firmę, która wdroży w naszej firmie system wspomagający zarządzanie. Przede wszystkim należy mieć na uwadze doświadczenie firmy (ile lat działa na rynku), referencje od innych firm i plany na przyszłość (nie inwestujemy w system, którego np. za rok nikt nie będzie wspierał).

Ważne jest, aby od początku projektu była wyznaczona konkretna osoba, która będzie mogła podejmować wiążące decyzje. Dzięki temu współpraca na linii dostawca systemu - firma zamawiająca nie będzie przebiegać chaotycznie.

Jolanta Uździcka

Streamsoft