Firma może zaoszczędzić dzięki nowinkom technicznym

Coraz więcej operatorów i dyspozytorów korzysta z nowinek technicznych w zarządzaniu flotą samochodową po to, by kontrolować przebieg kursu, jego zgodność z rozkładem i podejmować zawczasu decyzje zapobiegające rozbuchaniu kosztów.

Co ciekawe, takie rozwiązania można stosować już nawet przez telefon, np. dzięki aplikacji FleetBoard. Zapewnia ona całodobową kontrolę nad pojazdami. Nowa aplikacja przystosowana do iPhone’a i iPada transmituje informacje o pojeździe i przebiegu kursu przez sygnał radiowy, gdy pojazd jest w drodze. Sygnał zabezpiecza hasło. Na podstawie tych danych program komputerowy pozwala na oszacowanie kosztów zużycia benzyny i serwisowania, ale także pozwala na redukcję emisji CO₂ w samochodach użytkowych już w ciągu pierwszych trzech miesięcy korzystania.

Usługa pozwala też na zintegrowaną kontrolę pracy kierowcy i pojazdu nawet w ramach najbardziej skomplikowanych operacji. Dyspozytorzy mogą w każdej chwili wysyłać kierowcom wiadomości tekstowe, umożliwiając im szybkie przyjmowanie zleceń, zachowując kontrolę nad pozostałym czasem za kierownicą.

Dodatkowo najnowszy FleetBoard daje dostęp do wszelkich instrukcji, raportów i wiadomości. Korzystanie z nowej aplikacji jest konwencjonalne i możliwe we wszystkich pojazdach wyposażonych we FleetBoard i posiadających umowę na obsługę systemu. Nowa aplikacja nic nie kosztuje. Może zostać ściągnięta w wirtualnym sklepie firmy Apple - App-Store - w pełni za darmo i natychmiastowo.

Monitoring parametrów eksploatowanego pojazdu, wpływających na optymalizację zużycia paliwa umożliwiają również rejestratory, np. Certdrive. Ten system "elektronicznego prawa jazdy" pozwala na skojarzenie wykorzystania samochodu z profilem kierowcy. Urządzenie nie wykorzystuje systemu lokalizacji satelitarnej GPS, a w zakresie kosztów eksploatacji pozwala na: ustalenie rzeczywistego przebiegu, zoptymalizowanie wielkości parku tworzącego flotę poprzez jego redukcję i uzyskanie oszczędności w zużyciu paliwa. W zakresie zarządzania pozwala zaś na planowanie wykorzystania pojazdów tworzących flotę, ograniczenie niepotrzebnych przestojów pojazdów, automatyczne wypełnianie karty drogowej, a nawet automatyczne rozpatrywanie mandatów poprzez kojarzenie użytkownika i pojazdu.

W służbie flotowej często można też spotkać car chipy, urządzenia szybkie w montażu, umożliwiające wygodną bezprzewodową transmisję danych z pojazdu do jednostki centralnej nadzorującej flotę. Jak zachwala producent, oprogramowanie pozwala dodatkowo na dokładną kontrolę sposobu użytkowania każdego z pojazdów, oraz kierowców, ułatwiając tym samym optymalizację pracy floty.

Jak mówi Artur Sulewski, dyrektor handlowy LeasePlan Fleet Management, oszczędzić na flocie pozwala też dobre planowanie tras. Wyobraźmy sobie dyrektora regionalnego, który kieruje pracą grupy przedstawicieli handlowych i odpowiada za realizację określonych celów sprzedażowych. Jeśli ma on do dyspozycji system telematyczny, to może określić w nim na przykład mapę regionu, punkty do odwiedzenia oraz odległości między nimi. Przy nałożeniu na te dane parametrów typu czas wizyty przedstawiciela handlowego w danym punkcie oraz prędkość jest on w stanie realnie określić, jaki plan jest w stanie zrealizować jego zespół. Takie rozwiązanie pozwala na określenie najbardziej efektywnego kosztowo planu do realizacji przez pracowników, ograniczając dodatkowe koszty wynikające z działania w sposób nieskoordynowany.

Oszczędności w użytkowaniu flot można osiągnąć też online. Dostęp do usług online nie tylko ogranicza ilość pracy, ale generuje także oszczędności i ogranicza nakłady czasowe na wykonanie poszczególnych czynności.

We flotach automatyzacja ma największe znaczenie na etapie raportowania i bieżącego monitorowania parku samochodowego, np. systemu autoryzacji napraw za pośrednictwem internetowej aplikacji. Takie rozwiązanie pozwala na błyskawiczny dostęp do danych związanych z obsługą serwisową floty. Usprawnia proces akceptacji zakresu oraz kosztów wszelkich usług serwisowych wykonywanych w zarządzanych pojazdach. Rozwiązanie to znacznie skraca czas potrzebny na uzgadnianie zakresu i kosztów napraw, czego efektem jest krótszy postój pojazdów w serwisach oraz szybsze oddanie sprawnego pojazdu użytkownikowi.

Kamila Borowska, account team leader w LeasePlan Fleet Management, przypomina też o kartach paliwowych. Nie są one narzędziem nowym, jednak ich wykorzystanie ciągle nie jest powszechne, szczególnie w przypadku niewielkich flot. Tymczasem podstawową zaletą kart paliwowych jako takich jest możliwość unikania transakcji gotówkowych. Dzięki temu uzyskujemy znaczną oszczędność czasu, a co za tym idzie, także kosztów. - W obecnych czasach trudno wyobrazić sobie sytuację, w której karta paliwowa nie byłaby używana jako narzędzie wspomagające fakturowanie paliwa we flotach, nawet tych liczących zaledwie kilka pojazdów - mówi Borowska.

W przypadku floty liczącej 100 aut i przy założeniu, że kierowca każdego z nich będzie tankował cztery razy w miesiącu, bez korzystania z karty paliwowej firma otrzymałaby 400 faktur. Korzystanie z kart paliwowych jest w zasadzie zawsze opłacalne. Korzyści pojawiają się nawet w przypadku flot liczących kilka samochodów, bowiem liczba faktur za paliwo zostanie również w takim przypadku znacznie zmniejszona. Jednak podstawową korzyścią wynikającą z zastosowania kart jest uzyskiwanie wszelkich danych związanych z paliwem w postaci elektronicznej. Co więcej, w razie posiadania floty w wynajmie dodatkowo można skorzystać z kilku kart paliwowych. Najlepszym rozwiązaniem może się okazać kompleksowy system raportowania. Zintegruje on dane z kilku koncernów paliwowych w jeden raport, a dodatkowo zestawi je razem z pozostałymi danymi, dotyczącymi naszej floty. Tutaj również mamy wybór pomiędzy systemami oferowanymi przez naszego leasingodawcę oraz niezależnymi systemami (jak Carmen czy Pascom). Te drugie z kolei zintegrują dane dotyczące naszej floty również wtedy, gdy stosujemy multisourcing i nasza flota jest obsługiwana przez kilku dostawców. Istotną kwestią jest to, że systemy dostarczane przez firmy CFM są bezpłatne w ramach świadczonej usługi leasingowej, natomiast niezależne systemy musimy kupić sami. Jest to koszt rzędu kilkunastu - kilkudziesięciu tysięcy złotych, więc najlepiej sprawdza się przy rozbudowanych flotach, które wymagają zaawansowanego zarządzania wewnątrz firmy. Dotyczy to szczególnie sytuacji, kiedy konieczna jest integracja systemu zarządzania flotą z innymi systemami wewnątrz firmy, jak np. HR, dzięki czemu na raporty związane z wykorzystaniem poszczególnych pojazdów możemy nałożyć dodatkowe dane, związane np. z urlopami pracowników i uprawnieniami w wykorzystywaniu samochodów.

Systemy umożliwiają generowanie danych zarówno online, jak i w wybranych formatach, odpowiednich zarówno dla małych flot, jak i dla tych, które korzystają z innych systemów. Wszystkie dane, raporty i analizy można pobrać w formie Excela, CSV czy Flota Commander i bezpośrednio w formacie kompatybilnym np. z systemem Carmen. Użytkownicy mają w jednym miejscu dostęp do faktur paliwowych, od razu z załączonym szczegółowym raportem dotyczącym każdego pojedynczego tankowania.

@RY1@i02/2011/078/i02.2011.078.130.006a.001.jpg@RY2@

Fot. Shutterstock.com

Nowoczesne urządzenia pozwalają dyspozytorowi kontrolować wiele elementów samochodu

Cezary Pytlos

cezary.pytlos@infor.pl