Arcus Kyocera MDS: drukuj taniej!

O kosztach drukowania i kopiowania (na papierze) myślimy właściwie dwa razy. Po raz pierwszy, gdy chcemy kupić drukarkę lub urządzenie wielofunkcyjne i w tym momencie jesteśmy świadomi wydatku, jaki nas czeka. Po raz drugi, gdy skończy się toner i wówczas okazuje się, że wymiana zasobnika z tonerem wcale nie jest tania.

Arcus oferuje system Arcus Kyocera MDS (Managed Document Services), który normuje i optymalizuje procesy związane z obiegiem dokumentów w firmie, co obniża koszty.

Wykorzystywane oprogramowanie doskonale sprawdza się w przypadku zdalnego rozliczania, a dzięki funkcji przyporządkowywania kosztów ułatwia rozliczanie działów, a nawet poszczególnych stanowisk, prac lub projektów.

Platforma programowa, wsparta zaawansowanymi rozwiązaniami sprzętowymi pozwala na łatwe zarządzanie całym parkiem maszynowym. Większość urządzeń posiada wbudowany tryb rozliczania kosztów, który umożliwia szybką i zdalną zmianę dostępu i uprawnień do konkretnych funkcji oraz pozwala na określenie limitów drukowania.

Cechy rozwiązania to głównie możliwość optymalizacji, zarówno procesów biznesowych, jak i kosztów druku i kopiowania w organizacji, przez wykorzystanie narzędzi do zarządzania wydrukiem, wprowadzenie automatycznych reguł dotyczących procesu druku, aż po zastosowanie elektronicznego obiegu informacji. Oczywiście działania te nie wykluczają drukowania i dlatego oferta Arcus oparta jest na trwałym i wydajnym sprzęcie Kyocera Mita. Opatentowana technologia Ecosys, gwarantuje najniższe na rynku całkowite koszty eksploatacji (TCO). Testy i porównania przeprowadzane przez ekspertów branży IT pokazują, że koszt wydruku 1 strony na drukarce Kyocera może być do 4 razy niższy od urządzeń konkurencyjnych!

Niezwykle istotne jest odpowiednie przeprowadzenie audytu poprzedzającego wszelkie zmiany. Z doświadczenia wiemy, że dobre rozeznanie potrzeb klienta przynosi ograniczenie wydatków o prawie 20 - 30 proc. Połączenie oferowanego przez nas systemu z najoszczędniejszymi urządzeniami na rynku, czyli drukarkami i urządzeniami wielofunkcyjnymi Kyocera przynosi wymierne korzyści.

Do zarządzania systemami wykorzystujemy zarówno oprogramowanie do zarządzania drukiem opracowane przez koncern Kyocera - KMnetViewer i KMnet Admin, jak i przetestowane przez naszych specjalistów oraz zaakceptowane przez naszych klientów produkty innych producentów. Narzędzia te mają m.in. możliwość raportowania stanu technicznego wszystkich urządzeń pod wskazany adres e-mail. Pozwalają także monitorować poziom zużycia tonera lub papieru w każdym z urządzeń osobno, dzięki czemu możemy działać z odpowiednim wyprzedzeniem, zapobiegając powstawaniu przestojów w pracy systemu. Stosuje się je także do kontroli dostępu, analizowania wykorzystania urządzeń oraz rozliczania kosztów w podziale na użytkowników, departamenty czy MPK (miejsca powstania kosztu).

Ważną cechą rozwiązania jest kontrola dostępu do urządzeń przy wykorzystaniu kart zbliżeniowych. Tu bardzo wygodną funkcją jest wydruk podążający (follow me), który pozwala na odebranie wydruku na urządzeniu, na którym użytkownik się "zautoryzuje". Dzięki temu możemy odebrać wydruk w miejscu najbardziej dla siebie dogodnym. Istotną zaletą całego systemu jest zwiększenie bezpieczeństwa informacji w przedsiębiorstwie. W ofercie Arcus znajdują się też w pełni skalowalne rozwiązania tego typu dedykowane sektorowi MSP i dużym przedsiębiorstwom.

Bywa, że wystarcza zakup naszych oszczędnych urządzeń. Natomiast w większych przedsiębiorstwach proponujemy wdrożenie systemu. Wszystkie projekty traktowane są jednak indywidualnie i dlatego trudno jednoznacznie określić, jakie są koszty wdrożenia systemu bez wcześniejszego audytu uwzględniającego wielkość firmy, ilość lokalizacji i pracowników, a także specyfikę działalności, zapotrzebowania na druk oraz rozdrobnienia parku maszynowego. Niezależnie od wielkości firmy system przynosi jednak wymierne korzyści. U wielu z naszych klientów już po kilku miesiącach oszczędności sięgają kilkudziesięciu procent.

Opisane systemy najczęściej nabywane są w formie dzierżawy, czyli stałych miesięcznych opłat wraz z pełną obsługą techniczną rozliczaną od kopii. Podstawową ich zaletą jest brak kosztownych inwestycji - wdrożenie Arcus Kyocera MDS finansowane jest ze środków bieżących.

Czas wdrożenia zależy od wielu czynników analizowanych już podczas audytu. Wdrożenie kończą testy, przeszkolenie osób zarządzających systemem i urządzeniami oraz finalne uruchomienie systemu. Wszystko przy minimalnym zaangażowaniu pracowników klienta.

Idealnym momentem na wdrożenie jest koniec aktualnego kontraktu, ale nasza strategia wdrożeniowa zakłada możliwość jego rozpoczęcia w dowolnym momencie. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że specyficzny charakter druku biurowego jest procesem ciągłym, zachodzącym każdego dnia i bez którego żadna firma nie jest w stanie prowadzić swojego biznesu.

Najważniejsze etapy realizacji rozwiązania Arcus Kyocera MDS: audyt, wdrożenie, weryfikacja.

@RY1@i02/2011/028/i02.2011.028.050.0004.001.jpg@RY2@

Wiktor Różański, dyrektor handlowy Arcus SA

Wiktor Różański

dyrektor handlowy Arcus SA