ERP to centralne źródło wiedzy

Jakie kłopoty dla informatycznego wsparcia biznesu wynikają z działalności firmy w rozproszonych lokalizacjach?

Im więcej procesów w przedsiębiorstwie, tym trudniej nim zarządzać. Jednym z głównych wyzwań zarządzania organizacją rozproszoną w różnych miejscach jest zapewnienie kierownictwu wszystkich szczebli bezpośredniego i szybkiego dostępu do danych pochodzących z różnych obszarów działalności firmy. Problem z dostępem do danych pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy każdy z oddziałów użytkuje inny system IT, który pracuje w odmiennym środowisku i czerpie z różnych baz danych. W takich sytuacjach otrzymanie spójnej informacji zarządczej jest utrudnione. Dodatkowo sam proces konsolidacji danych i raportowania wewnętrznego staje się kosztowny, długotrwały i jest obarczony błędami. Brak dostępu do zintegrowanych informacji utrudnia a z czasem wręcz uniemożliwia podejmowanie decyzji zarządczych.

Jak temu przeciwdziałać?

Dobrym rozwiązaniem takich kłopotów jest wdrożenie zintegrowanego systemu ERP. Narzędzie to, niezależnie od struktury organizacyjnej firmy, zapewni firmie informatyczne wsparcie mające za podstawę jedno środowisko informatyczne i spójną bazę lub hurtownię danych. Dzięki niemu wszystkie zgromadzone i przetwarzane w systemie informacje będą dostępne natychmiast w formie zestawień i raportów. W raportowaniu wewnętrznym zintegrowany system ERP pozwala przenieść środek ciężkości z konieczności ręcznego agregowania danych i ich przetwarzania na doskonalenie raportów pod kątem oczekiwań poszczególnych menedżerów. Innymi słowy, użytkownicy systemu nie muszą myśleć o tym, jak zebrać i przetworzyć informacje, ale raczej co i w jaki sposób przedstawić w raportach.

Jaką rolę w integracji procesów i danych firmy odgrywa wdrożenie jednej bazy danych?

ERP integruje informacje i procesy w jednym środowisku IT. System jest centralnym źródłem wiedzy nie tylko dla kierownictwa, ale też dla wszystkich jednostek firmy i jej pracowników. Przecież integracja danych i procesów ma na celu zapewnienie osobom z różnych stanowisk łatwy dostęp do potrzebnych im w pracy informacji. ERP realizuje ten cel niezależnie od modelu biznesowego organizacji czy jej struktury. Oznacza to, że zasoby ERP powinny być dostępne także dla pracowników działających zdalnie, którzy pracują w różnych lokalizacjach lub dużo podróżują. Praca na jednej bazie danych oznacza, że każda zmiana czy zdarzenie wprowadzone do systemu w dowolnym miejscu jest uwzględniana w danych i zestawieniach, z których korzystają inni pracownicy. Dzięki ERP można więc zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy na procesach przetwarzania, agregowania i zestawiania informacji w raportach - nie tylko dla kierownictwa, ale i pracowników, którzy korzystają z tego rodzaju zestawień. Poza tym, zintegrowany system daje jego użytkownikom pewność co do danych, na podstawie których podejmują decyzje operacyjne, np. na podstawie informacji z rozrachunków z konkretnym kontrahentem i terminowości w regulowaniu faktur handlowiec może właściwie określić limit zamówienia lub wartość kredytu kupieckiego.

W okresie osłabienia koniunktury gospodarczej szczególnie ważną funkcją narzędzi IT jest wspieranie zmian w firmie. Jaką pomocą w tym obszarze może być system ERP?

System ERP wspiera zarządzanie firmą m.in. poprzez uporządkowanie procesów biznesowych i ich optymalizację. Dla menedżerów zintegrowany system ERP to potężne narzędzie, które pozwala im zarządzać pojedynczymi procesami biznesowymi, a jednocześnie pokazuje im całą logikę powiązań i zależności pomiędzy nimi. Dzięki niemu znacznie łatwiej jest wdrażać zmiany organizacyjne, które mogą polegać np. na optymalizacji działalności, reorganizacji lub scalania procesów bądź uporządkowaniu obiegu informacji w firmie. Przejrzysty system daje bowiem zarządowi więcej możliwości komunikowania zmian i szybszego wdrożenia ich do poziomu operacyjnego. Właściwie wdrożony ERP daje także dodatkową ważną korzyść: jest narzędziem wspierającym komunikację wewnętrzną, co w efekcie poprawia wizerunek firmy wśród pracowników.

A co z zarządzaniem zmianą w firmie działającej w rozproszeniu?

Funkcjonowanie organizacji w rozproszeniu może sprzyjać narastaniu w jej poszczególnych oddziałach różnic w sposobach realizacji procesów biznesowych. W efekcie, w jednej organizacji może powstać kilka wewnętrznych struktur, które poprzez swoją odrębność utrudniają zarządzanie całym przedsiębiorstwem. Wdrożenie ERP w środowisku rozproszonym to okazja do przeprowadzenia gruntownej analizy procesów biznesowych w firmie, a następnie ich optymalizacji - pod kątem logiki obiegu informacji, zużywanych zasobów, eliminacji wąskich gardeł, niedoboru zasobów itd. W efekcie dochodzi do zniwelowania różnic występujących w oddziałach firmy i zoptymalizowania procesów w firmie.

W jaki sposób ERP może pomóc takiej firmie w zarządzaniu jej zasobami?

Firma działająca w rozproszonym środowisku potrzebuje szczególnego nadzoru nad wykorzystania dostępnych jej zasobów(maszyn, materiałów, magazynów, pojazdów, ale także czasu, zasobów ludzkich i środków finansowych itd.), a w dalszej kolejności ich optymalizacji. System ERP daje takiej firmie możliwości ewidencjonowania, planowania i kontroli zasobów. Jednym z cennych narzędzi udostępnianych przez ERP jest mapa procesów, która może określać m.in. wymagane dla każdego procesu zasoby. Innym narzędziem jest bieżąca ewidencja poziomu dostępnych zasobów w skali całej organizacji, poszczególnych oddziałów, struktur, ale także realizowanych procesów (np. produkcji). Kolejnym narzędziem jest budżet sporządzony dla całej organizacji. Dzięki takiemu wsparciu ERP usprawnia każdy niemal obszar działalności firmy. W produkcji pomaga zoptymalizować zużycie surowców i lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej. W sprzedaży umożliwia uzyskanie dokładniejszej i pełnej informacji o klientach oraz nowych możliwościach zarządzania promocjami. W finansach system pozwala lepiej i szybciej planować budżet, by w trakcie roku obrachunkowego sprawować pełną kontrolę nad jego wykonaniem. Z kolei kadry uzyskują wsparcie w zakresie optymalizacji polityki zatrudnienia, alokacji zasobów ludzkich, wdrażania modeli kompetencyjnych i programów rozwojowych.

@RY1@i02/2012/245/i02.2012.245.13000040f.802.jpg@RY2@

Jacek Chojnacki, architekt ds. rozwiązania ERP X3 w Sage Polska

Rozmawiał Krzysztof Polak