Spokojna głowa menedżera floty

Zmiana roli menedżera floty dotyczy przede wszystkim zmiany zakresu jego obowiązków. Wcześniej był on odpowiedzialny za wszelkie sprawy administracyjne związane z obsługą floty, jak zakup i sprzedaż samochodów, koordynowanie oraz nadzór współpracy z serwisami czy zarządzanie kartami paliwowymi. W jego kompetencjach leżało również negocjowanie warunków z bardzo dużą liczbą dostawców usług flotowych oraz z firmami ubezpieczeniowymi.

- W momencie unowocześnienia sposobu zarządzania flotą, jakim jest współpraca z firmą CFM, rola menedżera floty ulega przekształceniu - mówi Paweł Błaszczak, szef sprzedaży LeasePlan Fleet Management.

Administrator floty, który dotychczas odpowiadał za przygotowanie procedur i zarzadzanie firmowymi samochodami, staje się w zasadzie koordynatorem współpracy z zewnętrznym partnerem, któremu została przekazana większość jego obowiązków. Dzięki przejęciu spraw administracyjnych przez leasingodawcę, fleet manager kontaktuje się często już tylko z jednym dostawcą. Pozwala mu to skupić się na doskonaleniu polityki flotowej w firmie oraz na wprowadzaniu i ulepszaniu procedur w kontaktach zarówno z użytkownikami aut, jak i z partnerem CFM. - Od strony dostawcy usług CFM fleet manager jest widziany w roli supervisora, kontrolera, osoby nadzorującej całą współpracę z firmą CFM. My ze swojej strony, poza zarządzaniem flotą sensu stricto, wspieramy fleet managera w ramach jego obowiązków, np. przy konstruowaniu budżetu - dodaje Paweł Błaszczak.

W krajach zachodnich, gdzie CFM jest znacznie bardziej rozpowszechniony niż w Polsce, stanowisko fleet managera jest często przekształcane w stanowisko leasing managera. Tego typu krok jest niejako usankcjonowaniem roli osoby odpowiedzialnej za flotę po stronie klienta jako administratora kontraktów leasingowych oraz koordynatora współpracy z dostawcą CFM.

- Z naszego doświadczenia wynika, że najwięcej pracy przysparzają fleet managerom sprawy administracyjne związane z codziennym zarządzaniem flotą - mówi Artur Sulewski, dyrektor handlowy LeasePlan. Najbardziej odczuwalne są one w momencie, kiedy firma nie korzysta z outsourcingu. Wtedy menedżer jest odpowiedzialny między innymi za proste i czasochłonne czynności administracyjne, takie jak obieg dokumentów, rejestracje samochodów czy autoryzacje wszystkich napraw i kosztów.

Niejednokrotnie do wygospodarowania czasu na kluczowe zadania, analizy i na wsparcie dla użytkowników konieczne jest oddanie użytkownikom czy serwisom pewnego pola do podejmowania decyzji np. w zakresie napraw, co z kolei może się niestety wiązać z nadużyciami ze strony serwisów.

Przy braku automatyzacji tego typu procesów i dość dużej flocie dopilnowanie przez jedną osobę zasadności każdej naprawy mechanicznej lub blacharsko-lakierniczej czy tankowania jest praktycznie niemożliwe. Kolejną kwestią przysparzającą fleet managerom problemów jest raportowanie. - Samodzielne zbieranie danych do analiz jest bowiem zadaniem bardzo mozolnym i czasochłonnym - dodaje Paweł Błaszczak.

W firmach, które decydują się na wynajem długoterminowy, rola fleet managera zmienia się, głównie w zakresie jego obowiązków.

Wraz z decyzją o outsourcingu floty blisko 90 proc. prostych i czasochłonnych spraw administracyjnych jest przejmowanych przez firmę wynajmu długoterminowego, a fleet manager z administratora floty, organizującego cały proces zarządzania, staje się managerem koordynującym współpracę z firmą car fleet management.

Jeśli tylko fleet manager trafi na solidnego dostawcę usług leasingowych, będzie mógł wreszcie spokojnie skupić się na doskonaleniu i egzekwowaniu polityki flotowej oraz na wprowadzaniu i doskonaleniu procedur w kontaktach, zarówno z użytkownikami aut, jak i z partnerem firmy. Dużym ułatwieniem dla fleet managera okazują się także dodatkowe infolinie dla użytkowników jak dodatkowe assistance firmy wynajmu zapewniające 24godzinne wsparcie dla użytkowników, bezpośredni dostęp do samochodów zastępczych, a nawet likwidację szkód.

Również w zakresie raportowania może liczyć na duże ułatwienia ze względu na dostęp do zewnętrznych raportów przygotowywanych przez leasingodawcę. W szczególności dotyczy to zestawień szkodowości floty czy też monitorowania tzw. zachowań nietypowych, jak tankowanie większej liczby litrów niż pojemność baku danego auta itp.

Cezary Pytlos

cezary.pytlos@infor.pl