Event to inwestycja, a nie wydatek

Dla zwiększenia zysków. Dokładnie w takim samym celu jakim podejmuje się działania reklamowe, czy promocyjne. Event marketing to jedno z najskuteczniejszych narzędzi nawiązywania pozytywnych relacji z klientami, co w perspektywie owocuje zwiększeniem sprzedaży. Obecnie, większość działań marketingowych przenosi się do Internetu w poszukiwaniu interakcji, event jest najnaturalniejszą i od lat znaną formą interakcji z otoczeniem.

W tej chwili liczba eventów jest mniejsza od tej z lat 90, kiedy kształtował się rynek. Obecnie ze względu na wszechobecne widmo kryzysu i potrzeby oszczędzania ich liczba i rozmach znacznie zmalały. W przeciwieństwie do Europy Zachodniej, gdzie funkcjonuje meeting industry z prawdziwego zdarzenia, u nas event nie jest jeszcze docenianym narzędziem. Ale to się powoli zmienia. Reklama sama w sobie już nie wystarcza, teraz ludzie chcą przeżyć coś na własnej skórze, dotknąć, poczuć. Event pozwala na bezpośredni kontakt z marką i jej produktami.

Myślę, że wynika to z krótkiego doświadczenia. W Polsce niestety powszechne jest traktowanie eventu jako dobrze zakrapianej imprezy. Do tego wciąż traktuje się go jako wydatek, a nie inwestycję. Dominuje krótkowzroczne myślenie, bez długofalowego planu wykorzystania event marketingu w polityce firmy. Szkoda, bo eventy potrafią zdziałać więcej niż dziesiątki reklam telewizyjnych i być skuteczniejsze od setek billboardów. Ponadto wciąż brak jest profesjonalnego doradztwa ze strony wielu agencji eventowych.

Najczęściej brakiem określenia jasnego celu eventu i doboru odpowiednich narzędzi, które ten cel mają zrealizować. Na tym etapie niezbędna jest profesjonalna agencja eventowa, która wspólnie z klientem wybiera najlepsze dla niego rozwiązania zgodne z jego potrzebami i możliwościami. Nie zawsze najlepsze dla klienta musi oznaczać najdroższe. Wybieramy takie narzędzie, które będą skuteczne i to jest podstawowe kryterium.

Od sześciu lat. Zaczęło się od współpracy z instytucjami pozarządowowymi i organizacji konferencji międzynarodowych, a także imprez masowych. To była dobra szkoła, bo dysponując niewielkimi środkami finansowymi, trzeba było zorganizować wydarzenie na wysokim poziomie, w którym często brali udział urzędnicy państwowi. Do tego konieczna była umiejętność zarządzania dużą grupą ludzi, która pracowała przy projekcie zupełnie za darmo jako wolontariusze. Trzeba było umieć zarazić ich pasją. Wielu z nich pracuje dziś w branży.

To mieszanka pasji i profesjonalizmu. Człowiek o stalowych nerwach, pedant i perfekcjonista. Na pewno też trochę szalony.

Bo nikt w pełni "normalny" nie podejmuje sie takiej pracy. Proszę sobie wyobrazić taką sytuację. Organizuje pan premierę filmu "Świadectwo" w Watykanie. Na liście gości same osobistości z pierwszych stron gazet. Event przebiega bez problemów aż do ostatniego dnia, kiedy to na lotnisku w Rzymie wybucha strajk całego personelu. Wszystkie loty są wstrzymane lub bardzo opóźnione. Negocjowałem z Włochami 40 minut, do momentu, w którym zgodzili się odprawić mój czarter jako jedyny spośród wszystkich oczekujących. Najgorsze było to, że o strajku związki zawodowe uprzedziły dopiero wtedy, gdy my wylądowaliśmy w Rzymie. Byliśmy zupełnie zaskoczeni. Ale na takie nieprzewidziane sytuacje trzeba być gotowym i działać w trybie natychmiastowym. Wszystko może się wydarzyć. I właśnie to jest najbardziej podniecające w tej pracy.

Nie wiem, nigdy nie liczyłem. Kilkaset realizacji na pewno i nie mniej siwych włosów na głowie. Z kilku jestem naprawdę dumny.

Z tych drugich. Na pewno w mojej pamięci zapisała się praca przy Warszawskim Sylwestrze pod Pałacem Kultury i Nauki, głównie ze względu na ścisłą współpracę z telewizją , która transmitowała to wydarzenie na żywo. Transmisja telewizyjna to podobny rodzaj produkcji co eventy.

W obu przypadkach główną rolę odgrywa dobrze zaplanowana logistyka przedsięwzięcia. Niemniej obecność telewizji była wówczas dla mnie czymś zupełnie nowym. Kolejnym ważnym eventem była impreza masowa ING Renault Roadshow, na którym po raz pierwszy ulicami Warszawy jeździł bolid Formuly 1. Za to wydarzenie agencja, w której wtedy pracowałem, otrzymała Złoty Spinacz za najlepszy event roku. W obu wymienionych wydarzeniach wzięło udział blisko 200 tysięcy ludzi. Także oba były dużymi sukcesami.

Do tej pory największe. Orchidea Group to naturalny rozwój mojej kariery i konsekwencja zdobytych doświadczeń. Mam szczęście współpracować z profesjonalistami, dzięki czemu w krótkim czasie udało nam się zbudować markę, która jest rozpoznawalna i doceniana przez klientów. Pierwszym eventem Orchidea Group była organizacja 25 Warszawskiego Festiwalu Filmowego z ramienia jego głównego sponsora. Od tego czasu zrealizowaliśmy blisko 100 dużych i mniejszych eventów dla najbardziej znanych firm w kraju.

Orchidea Group podchodzi do zleceń metodycznie. Wraz z klientem odpowiada na pytanie, jakich korzyści oczekuje po organizacji eventu. Pracując według metodologii ROI traktujemy event jako intratną dla klienta inwestycję. Chodzi o to, aby uczestnicy eventu mimowolnie zaczęli brać udział w strategii marketingowej firmy. Wprowadziliśmy także czyste zasady w kwestii wynagrodzenia. Nie pracujemy na tradycyjnych 10% procentach od budżetu, ponieważ naszym zdaniem taki układ sprawia, że agencja i klient mają sprzeczne interesy. Nasze wynagrodzenie liczone jest według algorytmu opierającego się na kilku jasnych dla klienta parametrach. W konsekwencji nasz sposób naliczania wynagrodzenia jest dla niego dużo korzystniejszy.

@RY1@i02/2011/040/i02.2011.040.050.0007.001.jpg@RY2@

Szalony perfekcjonista stawiający czoła włoskim związkom zawodowym - o organizacji eventów rozmawialiśmy z Bartkiem Lachowskim Dyrektorem Zarządzającym w agencji eventowej Orchidea Group Sp. z o.o.