Nasz klient nie musi się martwić o bezpieczeństwo danych i dokumentów

Jak duży jest w Polsce rynek usług outsourcingu zarządzania dokumentami i danymi firmowymi i jak na nim pozycjonuje się Iron Mountain Polska?

Rynek usług outsourcingowych w Polsce (tzw. BPO) jest wyceniany na ok. 4 mld zł i stale rośnie. W tym segmencie tzw. back-office, w którym znajduje się archiwizacja i zarządzanie danymi, wart jest ok. 600 mln zł i również intensywnie się rozwija. Iron Mountain działa na tym rynku już od ponad 18 lat. Świadczymy usługi dla firm ze wszystkich branż, pozyskując w trakcie działania firmy między innymi ponad 50 instytucji bankowych i ponad 40 ubezpieczeniowych. Obecnie obsługujemy ponad 2 tysiące klientów w Polsce. Wielu z nich jest związanych z firmą od samego początku - co jest dowodem wysokiej jakości świadczonych przez naszą firmę usług.

Jakiego rodzaju usługi zarządzania dokumentami są przedmiotem aktywności firmy w Polsce? Czy zakres usług jest podobny do światowej oferty, czy może się czymś wyróżnia?

Iron Mountain Polska działa głównie w czterech obszarach: zarządzanie informacją i jej przechowywanie, pozyskiwanie informacji z dokumentów papierowych oraz tworzenie ich wersji cyfrowych, zarządzanie kopiami zapasowymi danych klientów oraz usługi bezpiecznego niszczenia. Dzięki naszej szerokiej gamie usług jesteśmy w stanie dopasować ofertę usług do potrzeb klienta, biorąc pod uwagę jego wymagania. Firma rozwija również swoje kompetencje w obszarze Business Process Managementu oraz zarządzania bezpieczeństwem informacji.

Na obsługę jakich branż firma w tej chwili kładzie nacisk? Czy przejmując w czerwcu br. stery firmy zaplanował pan ekspansję?

Usługi są skierowane do wszystkich klientów, obsługujemy zarówno wielkie korporacje, jak i małych przedsiębiorców. Wystarczy, że firmy znajdują obszary, w których nie radzą sobie z przetwarzaniem informacji, a my możemy znaleźć dla nich rozwiązanie. To może być firma, dla której problemem jest duża liczba otrzymywanych faktur lub przedsiębiorstwo, dla których przetwarzanie dokumentów jest podstawową formą działalności i bezpieczeństwo danych jest krytyczne. Czy są branże, z którymi obecnie najszerzej działamy? Tak. Wciąż pojawiają się obszary, w których zarządzanie dokumentami stanowi problem, np. logistyka, telekomunikacja, sektor energetyczny toną w dokumentach. Jednym z celów, jakie sobie stawiamy, jest wprowadzenie co roku jednego nowego produkt dla wszystkich naszych klientów. W tym roku pierwsze wdrożenia już trwają.

Branże najbardziej perspektywiczne w Polsce, jeśli chodzi o ekspansję Iron Mountain to...?

Trudno określić branże, które mają największy potencjał. Mając doświadczenie z rynku finansowego, widzimy, że zarządzanie dokumentami dla każdej instytucji stanowi wyzwanie. Jednak chyba największe zmiany będą dotykały firm z sektora energetycznego, sektora usług logistycznych oraz instytucji rządowych. Chodzi głównie o regulacje państwowe, które wymuszają na tych instytucjach prowadzenie odpowiednich rodzajów dokumentów, a co za tym idzie - tworzą obiegi i przepływy informacji oparte w dalszym ciągu na dokumentach papierowych.

Kto może zostać klientem Iron Mouintain?

Nie ma żadnych warunków, które musi spełnić nasz potencjalny klient. Dla nas ważne jest, aby nasi partnerzy mieli świadomość, że oddają najwyższą wartość przedsiębiorstwa, jaką stanowią dokumenty i informacja, w dobre ręce.

Ważnym aspektem naszej działalności jest edukacja przedsiębiorców. Staramy się dotrzeć do klientów poprzez dostarczenie im przede wszystkim wiedzy na temat skutecznego przetwarzania informacji, w tym danych osobowych.

Jakie rodzaje danych i dokumentów firmowych wymagają szczególnych warunków przechowywania?

W myśl obowiązujących przepisów czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy. Interpretacja tego przepisu uprawnia do postawienia tezy, że każdy dokument, który stanowi dla przedsiębiorcy wartość i jego utrata może powodować straty, jest ważny. Jest kilka specyficznych rodzajów dokumentów, na które trzeba zwracać uwagę. Są to m.in. dane pracownicze, dane o stanie zdrowia lub wszelkie dane stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa.

Które z wrażliwych danych firmowych wymagają przechowywania czy archiwizacji w postaci rezerwowych kopii?

Każda informacja stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa jest istotna. Dodatkowo wszystkie dane wspierające główne procesy działania firmy są bardzo istotne, gdyż mogą mieć wpływ na wzrost lub spadek przychodów lub produkcji. Każda organizacja w posiadaniu informacji wymagających ochrony, niezależnie od wielkości i sektora, może być zagrożona w przypadku ich utraty. Z tego też powodu każda świadoma ryzyka firma decyduje samodzielnie, jaką tworzy u siebie politykę bezpieczeństwa informacji. Mamy klientów, którzy codziennie przekazują nam kopie zapasowe z całego dnia swojej pracy i robią to od wielu lat.

Czy warto przechowywać dokumentację papierową, czy bardziej opłacalna i bezpieczna jest digitalizacja?

Digitalizacja usprawnia procesy, umożliwia łatwiejsze przechowywanie dokumentów oraz podnosi poziom bezpieczeństwa danych. Jednak w dalszym ciągu większość instytucji prowadzi komunikację z klientami oraz z instytucjami państwowymi w oparciu o dokumenty papierowe, które stanowią otwarcie pewnego procesu (np. umowa z klientem na świadczenie usług) oraz elementem, który zamyka proces potwierdzeniem dostarczenia danej usługi - np. faktura. Niejasne regulacje dotyczące tego, jakie dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, a jakie muszą być w formie papierowej, powodują że magazyny papieru w dalszym ciągu rosną. Jak wskazują statystyki, w ciągu ostatnich trzydziestu lat, a więc w okresie intensywnej rewolucji informatycznej, zużycie papieru mimo iż miało być ograniczone wzrosło na świecie o 50 proc. Jednak widać wyraźny trend, że coraz więcej instytucji chce mieć dostęp do informacji cyfrowych, np. skanów dokumentów, gdyż przyśpiesza to działanie firmy w obszarach związanych z obsługą klientów lub w działach kadr i płac. Rozwój technologiczny daje nam gwarancję bezpieczeństwa tych informacji oraz przyspiesza ich obieg w organizacji.

@RY1@i02/2015/159/i02.2015.159.00000120a.803.jpg@RY2@

Mateusz Sagan

dyrektor zarządzający Iron Mountain Polska

@RY1@i02/2015/159/i02.2015.159.00000120a.804.jpg@RY2@