Biznesowe eventy tanio, ale z klasą

- Pierwsze półrocze było bardzo dobre pod względem konferencyjnym dla naszej firmy. Znacząca w tej branży jest jednak jeszcze końcówka trzeciego i czwarty kwartał. Wszystko wskazuje jednak na to, że ostatnie miesiące roku będą również udane - słyszymy od Katarzyny Gronek z Orbisu.

Hotele to nadal najpopularniejsze miejsca organizacji imprez biznesowych. W 2015 r. odbyło się w nich ponad 70 proc. wszystkich wydarzeń. Dla porównania w 2014 r. ich udział w rynku sięgał nieco ponad 61 proc., co oznacza, że hotele z każdym rokiem umacniają swoją pozycję w tym sektorze. Rośnie im jednak nowy konkurent. Mowa o salach przeznaczonych na wydarzenia specjalne, które obecnie oferują nie tylko restauracje, ale również np. muzea czy teatry.

Nietypowość na topie

Jeszcze w 2014 r. tego rodzaju miejsca miały trzecią pozycję na rynku z udziałem na poziomie niecałych 14 proc. Wyprzedzały je centra wystawienniczo-kongresowe, w których zorganizowano w tamtym roku niemal 19 proc. wszystkich imprez. W ubiegłym roku doszło do zamiany miejsc i sale zostawiają obecnie daleko w tyle centra. Ich udział w rynku sięga bowiem 15,4 proc., podczas gdy do centrów należy niecałe 10 proc.

- W Polsce wzorem krajów zachodnich zaczyna się tworzyć moda na organizację wydarzeń biznesowych w nietypowych miejscach. To element, który oprócz programu i zaproszonych gości pozwala w dodatkowy sposób wyróżnić imprezę na tle innych - komentuje pracownik odpowiedzialny za organizację kongresów w jednej z największych firm wydawniczych w kraju.

To informacja, którą powinny zainteresować się właściciele hoteli. Ich udział w rynku nie będzie bowiem rósł w nieskończoność, a sale na specjalne okazje cieszą się z każdym miesiącem coraz większym zainteresowaniem wśród organizatorów imprez.

Gra toczy się o setki milionów złotych. Z badań przeprowadzonych przez IBRiS dla Hotelu Narvil wynika, że co drugie przedsiębiorstwo w Polsce wydaje do 100 tys. zł w trakcie jesiennego szczytu konferencyjnego, a 3 proc. firm przeznacza na ten cel nawet ponad milion złotych. Jak podsumowuje Anna Nowakowska, menedżer ds. kluczowych klientów Hotelu Narvil Conference & Spa, blogerka StrefaMICE.pl oraz członek zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej w Polsce, tylko jesienny budżet konferencyjny to kilkadziesiąt milionów złotych. - Warto wspomnieć również, że obecny udział przemysłu spotkań w PKD w Polsce waha się w okolicach 2 proc. - ocenia.

Czym można wygrać

Co zatem zrobić, by przyciągnąć klienta? Czym firma kieruje się przy wyborze miejsca na konferencję? Cena to wciąż decydujące kryterium - aż 80 proc. respondentów badania przeprowadzonego przez IBRiS dla Hotelu Narvil wskazało ją jako priorytet. Na drugim miejscu plasuje się jakość kuchni, która jest ważna dla 48 proc. przebadanych firm. Tak samo oceniona została łatwość dojazdu do obiektu. Poza tym klienci zwracają uwagę na liczbę gwiazdek określających standard hotelu - to kryterium wymieniło 39 proc. firm.

Eksperci podpowiadają, że możliwe jest zorganizowanie wydarzenia dla tego samego klienta maksymalnie do trzech razy z rzędu w jednym obiekcie. Dlatego tak istotne jest pierwsze wrażenie, wysoki standard usług oraz wsłuchanie się w potrzeby klienta. Zadanie z pozoru proste stanowi w rzeczywistości wyzwanie. Wymagania organizatorów są bowiem coraz większe. Oczekują fachowego doradztwa i specjalisty, który będzie czuwał nad organizacją i przebiegiem imprezy. Mało tego, oczekują, by jednym eventem opiekowała się od początku do końca ta sama osoba. Zatem obiekt, który nastawia się na wynajem sal pod imprezy biznesowe, musi zatrudnić fachowców do działu konferencji. Najlepiej znających języki obce, bo w Polsce coraz chętniej swoje imprezy biznesowe organizują zagraniczne firmy. Oznacza to przeznaczenie przynajmniej kilku tysięcy złotych na wynagrodzenie dla każdego menedżera, ale odpowiednia kadra daje też większą pewność, że nie zostanie przeoczone żadne zapytanie o możliwość zorganizowania konferencji, a odpowiedź klient otrzyma niezwłocznie, dzięki czemu nie sięgnie po ofertę konkurencji.

- Oczekujemy odpowiedzi na e-maila od hotelu czy właściciela centrum kongresowo-wystawienniczego jeszcze tego samego dnia. Przynajmniej w zakresie tego, czy zorganizowanie eventu jest możliwe. Na kosztorys możemy poczekać kolejnych kilka dni - komentuje przedstawiciel firmy specjalizującej się w elektronice użytkowej.

Ważne jest jednak, by był wykonany zgodnie z oczekiwaniami klienta. Pomyłki i niedopatrzenia nie wchodzą w grę. Inaczej hotel, czy centrum konferencyjne narazi się na negatywne komentarze, co może odbić się na jego opinii, a co za tym idzie na liczbie klientów w przyszłości.

Pełny serwis

Duże firmy oczekują zazwyczaj kompleksowej usługi, za którą zapłacą w pakiecie, a nie za każdy jej element z osobna. Dlatego dobrze jest mieć opracowanych kilka wersji umów o współpracy.

- Niedopuszczalne jest, gdy tuż przed imprezą dowiaduję się, że w cenie mam zagwarantowany tylko jeden mikrofon na sali, podczas gdy została zaplanowana debata na kilka osób. Nie mam też dostępu do komputera, do którego prelegenci mogą wgrać swoje prezentacje. Oznacza to, że tuż przed spotkaniem zaczyna się gorączkowe dobieranie sprzętu czy szukanie dodatkowych pieniędzy w budżecie na wypożyczenie niezbędnych mikrofonów, za które trzeba zapłacić nawet po 200 zł za sztukę za jeden dzień - słyszymy od jednego z organizatorów.

Eksperci doradzają właścicielom hoteli, by przed podpisaniem umowy dokładnie wypytali klientów o to, czego oczekują i w jakiej ilości, co pozwoli uniknąć nieporozumień.

Oprócz tego niezbędnym standardem na rynku jest posiadanie dobrego nagłośnienia, ekranu, rzutnika, mikroportów, flipchartu, telewizora HD i oświetlenia. Dobrym rozwiązaniem jest zainstalowanie w obiekcie zintegrowanego systemu multimedialnego, który pozwoli na intuicyjne sterowanie nie tylko ekranami, ale i światłem czy nagłośnieniem. Brak tego wyposażenia sprawia, że przy organizacji spotkań biznesowych trzeba skorzystać z podwykonawców, co wiąże się z koniecznością podzielenia się zyskiem. Za samo oświetlenie za jeden dzień imprezy trzeba zapłacić zewnętrznej firmie nawet kilka tysięcy złotych. Posiadanie sprzętu wiąże się oczywiście z koniecznością zatrudnienia fachowców do jego obsługi, którzy będą dostępni również podczas eventu.

Coraz modniejsze jest wykorzystanie aplikacji mobilnych, które wspierają organizację wydarzenia. Klienci chcą też umieszczać niezbędne materiały dla uczestników spotkania w chmurze celem umożliwienia ich pobierania poprzez aplikację.

Coraz więcej firm oczekuje również przygotowania na sali sceny. Wynika to z panującej mody na imprezy zakończone galą rozdania wyróżnień czy nagród. Najlepiej sprawdzają się konstrukcje modułowe, gdyż wielkość sceny będzie można szybko dopasować do oczekiwań klienta.

Na poziomie i w sieci

Poza samym wyposażeniem sali ważny jest też standard organizacji imprezy. Jeśli w obiekcie jest więcej niż jedna sala konferencyjna, każda z nich powinna mieć przynajmniej osobne foyer. Grażyna Kowalczyk, dyrektor generalny Hotelu Narvil zauważa jednak, że sama sala i hol to już za mało. Klienci poszukują również przestrzeni do indywidualnych spotkań biznesowych.

Na koniec warto wiedzieć, że ponad 70 proc. firm poszukuje obiektów na konferencje samodzielnie. To oznacza, że pozycjonowanie obiektu konferencyjnego w sieci jest dziś podstawowym narzędziem promocji. Z badania rynku spotkań biznesowych wykonanych przez IBRiS wynika, że 52 proc. firm poszukuje miejsca na organizację spotkania za pośrednictwem wyszukiwarek internetowych. Dodatkowo aż 82 proc. firm spotyka się z reklamami obiektów konferencyjnych i hotelowych właśnie w internecie. - Pozycjonowanie hotelu w wynikach wyszukiwarki internetowej lub na stronach porównujących obiekty hotelowe i konferencyjne to obecnie podstawowe działania promocyjne w sieci. Bez obecności w takich miejscach odbieramy sobie możliwość zaprezentowania ponad połowie firm, które poszukują obiektu na spotkanie biznesowe. Dział promocji musi zatem również zadbać o zakup powierzchni reklamowych w serwisach - mówi Grażyna Kowalczyk.

@RY1@i02/2016/197/i02.2016.197.13000010b.801.jpg@RY2@

Konferencje i kongresy

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl