Najpierw sprawdźmy sygnał

Przede wszystkim musimy przygotować plan działania. Jego podstawą jest opracowanie systematyki incydentów. Jeżeli anonim dotyczy możliwości kradzieży wyrobów gotowych - skoncentrujmy się na wybranym magazynie i transakcjach. Należy się zastanowić także nad potencjalną wartością straty i liczbą osób, które mogły być zaangażowane w nadużycie. Jeżeli podejrzenia dotyczą jednej osoby, sprawą może zająć się np. kierownik ochrony, a krąg osób powiadomionych o podejrzeniu nie wykroczy poza dział zasobów ludzkich i prawnika firmy. W innych przypadkach sprawa może wymagać powołania sztabu antykryzysowego, w skład którego będą wchodzić również członkowie najwyższego kierownictwa.

Zanim podejmiemy dalsze działania, sygnał o nadużyciu trzeba bardzo uważnie sprawdzić. Na tym etapie dochodzenia bardzo ważne jest, aby w ocenie wstępnych wyników asystował prawnik. Kiedy mamy już wiedzę dotyczącą nadużycia, musimy podzielić obowiązki i opracować kanały komunikacji. Poważne incydenty wymagają współdziałania osób z wiedzą z zakresu dochodzeń gospodarczych, prawników, pracowników zajmujących się komunikacją w firmie i zasobami ludzkimi. Zespół powinien być kierowany przez jedną osobę, która ma uprawnienia do podejmowania decyzji. W poważnych przypadkach należy również przemyśleć sposób komunikacji z otoczeniem. Zdarzały się przypadki, kiedy nadużycia były opisywane w prasie. Jeżeli rozpoczęło się śledztwo, zalecana jest otwarta komunikacja o jego prowadzeniu do pracowników i otoczenia, tak aby uniknąć domysłów i spekulacji.

Jeżeli mamy do czynienia z nadużyciem, które może zagrozić ciągłości sprawnego funkcjonowania firmy - należy zaplanować alternatywne procedury i przejęcie obowiązków przez inne osoby niż ewentualni podejrzani.

Na pytania czytelników odpowiadają eksperci Ernst & Young: Mariusz Witalis (partner), Tomasz Dyrda (senior manager), Łukasz Woźniak, (manadżer), Jakub Kraszkiewicz (manadżer).