Najpierw zdobyć dotację, potem zadbać o właściwe jej rozliczenie

Sektor małych i średnich przedsiębiorstw (MSP) jest faworyzowany przez Komisję Europejską w dostępie do środków pochodzących z funduszy unijnych na dofinansowanie projektów inwestycyjnych. Wiele konkursów dotacyjnych gwarantuje dodatkowe punkty w procesie oceny za przynależność do sektora MSP, bądź też nabory wniosków są organizowane jedynie dla małych i średnich podmiotów. Niestety, praktyka pokazuje, że mimo odgórnych preferencji MSP napotykają wiele trudności w pozyskiwaniu wsparcia zarówno na etapie ubiegania się o dofinansowanie, jak i na etapie rozliczania przyznanej dotacji.

Kształtowanie inwestycji

Doświadczenia ostatnich konkursów w najbardziej popularnych przez przedsiębiorców programach pokazują, że tylko projekty spełniające znakomitą większość kryteriów oceny mają szansę na uzyskanie dotacji. Wiele ciekawych, innowacyjnych projektów niemal na samym starcie zaprzepaszcza swoją szansę na dofinansowanie, gdyż nie podejmuje próby dostosowania swojej inwestycji do spełnienia jak największej ilości kryteriów oceny, aby zwiększyć szanse na sukces.

Bardzo często niewielkim nakładem finansowym można nieznacznie zwiększyć zakres projektu (np. utworzyć dział badawczo-rozwojowy, który prowadziłby prace nad udoskonalaniem produktów) i uzyskać jednocześnie dwie korzyści: dodatkowe, cenne punkty w trakcie oceny wniosku o dofinansowanie, ale również umocnienie przewagi konkurencyjnej na rynku w przyszłości. Należy zatem: uważnie przestudiować kryteria oceny wniosków w danym programie, ocenić, na ile punktów może liczyć inwestycja przy obecnie planowanym jej zakresie, zastanowić się, czy jest możliwość przemodelowania projektu lub podjęcia dodatkowych działań w celu zwiększenia liczby punktów i - tym samym - prawdopodobieństwo uzyskania dotacji.

Podstawowym wymogiem w ramach popularnych programów jest zapewnienie przez przedsiębiorców całkowitych źródeł finansowania projektu. Oznacza to, iż przedsiębiorca musi wykazać posiadanie środków na sfinansowanie całkowitych kosztów inwestycji. W przypadku MSP ten wymóg stanowi często główną barierę w procesie ubiegania się o dotację.

Źródła finansowania

W konkursach preferowane są przede wszystkim dwa źródła finansowania - kredyt i leasing. Często są one niedostępne dla podmiotów z sektora MSP przede wszystkim ze względu na nieposiadanie zabezpieczeń uznawanych przez instytucje finansujące, wysokie koszty pozyskania środków i obsługi zadłużenia. Utrudnienia w dostępie do dłużnych źródeł finansowania stanowią więc podstawową barierę dla MSP przy modelowaniu inwestycji na potrzeby wniosku o dofinansowanie, gdyż zazwyczaj środki własne przedsiębiorstwa są niewystarczające do sfinansowania całkowitych kosztów inwestycji. W takiej sytuacji alternatywą dla dłużnych źródeł finansowania mogą być instrumenty oparte na kapitale własnym, które w praktyce są bardzo rzadko stosowane przez MSP. W przypadku problemów z wykazaniem posiadania środków na sfinansowanie projektu podmioty z sektora MSP powinny rozważyć możliwość wejścia do przedsiębiorstwa funduszy wysokiego ryzyka (venture capital) lub aniołów biznesu bądź też debiut na giełdzie na rynku NewConnect. Kapitał pozyskany w powyższy sposób może zostać przeznaczony na sfinansowanie inwestycji, a tym samym umożliwi spełnienie wymogów konkursowych.

Brak zasobów

Proces ubiegania się o dofinansowanie wymaga dużego nakładu pracy, aby odpowiednio przygotować komplet dokumentów wymaganych w procesie aplikacyjnym. Należy przygotować wniosek o dofinansowanie wraz z prognozą sytuacji finansowej przedsiębiorstwa w okresie realizacji projektu i 3 lata po jego zakończeniu, oraz wiele obowiązkowych załączników do wniosku. Niestety zasoby ludzkie, którymi dysponują MSP (w tym w szczególności bardzo małe podmioty), nierzadko nie są w stanie kompleksowo przygotować dokumentacji aplikacyjnej, tak aby spełnić wymogi formalne oraz zmaksymalizować szanse przedsięwzięcia na uzyskanie wsparcia. W takiej sytuacji warto pomyśleć o skorzystaniu z usług zewnętrznego doradcy, który posiada bogate doświadczenie w pozyskiwaniu dofinansowania. Wiąże się to oczywiście z dodatkowymi kosztami. Ale są na rynku doradcy, którzy wynagrodzenie za swoje usługi uzależniają od sukcesu, tj. od faktycznego pozyskania wsparcia dla klienta.

Zarządzający firmami nie znają przepisów

Główną barierą w efektywnym wykorzystaniu dofinansowania przez MSP jest jednak nieznajomość przepisów prawa dotyczących zasad przyznawania pomocy publicznej. W rezultacie przedsiębiorcy często nie mają świadomości co do podejmowanych w momencie podpisania umowy o dofinansowanie zobowiązań dotyczących realizacji projektu, np. obowiązku osiągnięcia i utrzymania przez 3 lata po zakończeniu wskaźników projektu wskazanych we wniosku o dofinansowanie. Małe firmy w momencie aplikowania o wsparcie często przyjmują zbyt optymistyczne założenia w celu zwiększenia szans na dofinansowanie, których dotrzymanie okazuje się w praktyce niemożliwe. Ponadto często nie są świadome, iż realizacja projektu wiąże się z licznymi obowiązkami formalnymi, np. właściwego oznaczania i opisywania dokumentów związanych z realizacją projektu, których wypełnienie wymaga oddelegowania pracownika jedynie na potrzeby rozliczania, co często jest niemożliwe ze względu na ograniczone zasoby ludzkie. Skutkuje licznymi problemami w procesie rozliczania dotacji prowadząc w krańcowych przypadkach do konieczności zwrotu otrzymanego wsparcia finansowego wraz z odsetkami karnymi skarbowymi.

Joanna Różycka

consultant Accreo Taxand

Agnieszka Bauer

senior consultant Accreo Taxand