Dobry wybór wykonawcy jest kluczem do sukcesu

W kolejnym cyklu artykułów nt. unijnych dotacji na e-biznes omówione zostaną zagadnienia dotyczące realizacji projektu - począwszy od wyboru wykonawcy IT, a skończywszy na wdrożeniu i ewentualnym rozwoju systemu.

Przez cały okres realizacji dotowanego projektu należy pamiętać, że wszystkie wydatki kwalifikujące się do dofinansowania muszą zostać wykorzystane z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności i jawności.

- Należy unikać konfliktu interesów oraz braku obiektywności przez którykolwiek z podmiotów realizujących projekt i objętych umową o dofinansowaniu - zwraca uwagę Małgorzata Gerwel, specjalistka Działu Usług Doradczych spółki INFOR Training.

Koszt stworzenia i wdrożenia e-usługi (działanie 8.1) lub systemu B2B (działanie 8.2) najprawdopodobniej przewyższy określoną w umowie o dofinansowanie kwotę 14 tys. euro netto (ponad 57 tys. zł). Jej przekroczenie wiąże się z prawem do zażądania przez instytucje odpowiedzialne za fundusze UE dokumentacji potwierdzającej, że beneficjent dokonał zamówienia z zachowaniem wcześniej wspomnianych zasad. Oznacza to obowiązek przedstawienia trzech ważnych ofert złożonych przez potencjalnych wykonawców w odpowiedzi na zapytanie ofertowe skierowane przez beneficjenta. Ponadto zapytanie musi znaleźć się na stronie internetowej beneficjenta i w jego siedzibie.

- Z formalnego punktu widzenia zapytanie musi zawierać opis przedmiotu zamówienia, termin składania ofert oraz kryteria oceny umożliwiające ich porównanie - mówi Sebastian Błaszkiewicz, dyrektor handlowy tworzącej systemy dedykowane spółki Empathy.

Związek Pracodawców Branży Internetowej IAB Polska przeprowadził niedawno badanie wiele mówiące o relacjach zleceniodawców i wykonawców internetowych projektów. Niestety w Polsce nadal powszechne przy wyborze wykonawcy jest kierowanie się głównie ceną. Tymczasem wykonawcy najtańsi bywają często mniej doświadczeni.

- Podczas przetargu warto wprowadzić kryterium oceniające koncepcję rozwiązań funkcjonalnych systemu - radzi Sebastian Błaszkiewicz.

Jak jednak szukać firm, do których wyślemy zapytania ofertowe? Najlepiej kierować się referencjami firm oraz ich kompetencjami, o których mówią m.in. dotychczasowe realizacje i obecność na branżowych konferencjach itp. Jak pokazało wspomniane badanie IAB , ostateczna grupa, do której wysłane zostaną zapytania ofertowe, nie powinna być liczniejsza niż pięć firm. Zapraszanie większej liczby znacząco utrudnia wybór tej właściwej.

Aby jednak oferty otrzymane w odpowiedzi na zapytanie były na tyle szczegółowe, na ile to możliwe, także zleceniodawca musi dobrze przygotować się do przetargu. O ile we wniosku o dofinansowanie projekt nie musi być opisany w detalach, o tyle na etapie szukania wykonawcy lepiej taki opis posiadać.

- Nie musi on uwzględniać szczegółowych kwestii technicznych - mówi Sebastian Błaszkiewicz - te pomoże nam ustalić wykonawca. Pamiętajmy, czym więcej informacji udzielimy potencjalnym wykonawcom, tym bardziej szczegółowe oferty otrzymamy.

Szymon Szymczyk