Konkurencyjne oferty filarem rozliczeń z UE

Podpisując umowę, beneficjent zobowiązuje się do "ponoszenia wszystkich wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów".

W praktyce sprowadza się to do konieczności skierowania zapytań ofertowych do co najmniej trzech potencjalnych dostawców i dokonania wyboru oferty, która w największym stopniu spełni kryteria określone przez beneficjenta. Zasada ta obowiązuje dla wszystkich zakupów, których wartość netto w zł przekracza równowartość 14 tys. euro. W przypadku gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców danego towaru, beneficjent zobowiązany będzie złożyć stosowne oświadczenie.

Wymóg konkurencyjnego wyboru obowiązuje co do zasady przy wszystkich instrumentach finansowanych z funduszy UE. W zależności od rodzaju instrumentu wsparcia mogą pojawić się pewne różnice. Każdorazowo zasada konkurencyjnego wyboru jest szczegółowo opisana w umowie.

Jednym z najczęściej spotykanych uchybień jest brak dat ważności na ofertach. Kontrolujący weryfikują skrupulatnie, czy wybór oferenta nastąpił w okresie ważności wszystkich złożonych ofert. Zazwyczaj oznacza to, iż jeżeli na jednej ofercie nie została wskazana data ważności, instytucja zwraca się do beneficjenta z prośbą o przesłanie odpowiedniego oświadczenia od oferenta. W praktyce może okazać się, że dostawca, którego oferty nie wybraliśmy, nie jest zainteresowany składaniem takich oświadczeń. Dlatego warto zawczasu prosić oferentów, aby ten element został wyszczególniony - unikniemy dzięki temu długotrwałych wyjaśnień.

Dotyczy to także sytuacji, gdy zdaniem beneficjenta na rynku istnieje tylko jeden potencjalny dostawca. W takim przypadku beneficjent zobowiązany będzie złożyć oświadczenie dostawcy, iż jest jedynym dostawcą na rynku będącym w stanie zaoferować dany towar, np. ze względu na specyfikę zastosowanej technologii, wykorzystanie patentów lub stopień innowacji opisanej we wniosku. Należy mieć na uwadze, iż oświadczenie takie będzie szczegółowo weryfikowane, w związku z czym powinno być poparte analizą rynku. Oświadczenia takie mogą zostać zakwestionowane, jeżeli dotyczą przedmiotów, które są powszechnie dostępne na rynku i trudne w zróżnicowaniu, np. w zakresie zastosowanych rozwiązań (sprężarka, chłodziarka itd.).

Kontrolujący obowiązkowo sprawdzają także przestrzeganie polityki przejrzystości, tj. weryfikują treść zapytania ofertowego oraz proszą o udokumentowanie, iż zapytanie ofertowe było w danym czasie dostępne na stronie internetowej.

Ponieważ zasada konkurencyjnego wyboru może zaważyć na kwalifikowalności wydatków, należy dołożyć starań, aby dostosować do niej procedury zakupowe. Często beneficjenci zaczynają realizację projektu tuż po złożeniu wniosku. W takich przypadkach, pomimo iż umowa nie jest jeszcze podpisana, należy zastosować konkurencyjny wybór. Pozwoli to uniknąć przykrych konsekwencji w przyszłości.

Może się bowiem okazać, iż na późniejszym etapie projektu beneficjent nie będzie posiadał prawidłowej dokumentacji potwierdzającej poniesienie danego wydatku zgodnie z obowiązującymi zasadami. Instytucja odpowiedzialna za udzielenie wsparcia uzna taki wydatek za niekwalifikowany, co w efekcie doprowadzi do obniżenia wartości przyznanego dofinansowania.

@RY1@i02/2011/082/i02.2011.082.130.002a.001.jpg@RY2@

O czym  trzeba pamiętać

@RY1@i02/2011/082/i02.2011.082.130.002a.002.jpg@RY2@

Ewa Rutczyńska

Ewa Rutczyńska

menedżer

@RY1@i02/2011/082/i02.2011.082.130.002a.003.jpg@RY2@

Michał Jaworski

Michał Jaworski

starszy konsultant zespół Research & Development and Government Incentives Deloitte