Zainwestuj we właściwe zarządzanie należnościami

Najnowsze badanie Krajowego Rejestru Długów pokazuje, że 89,5 proc. polskich firm styka się z niepłacącymi kontrahentami, a 27,7 proc. wartości wszystkich faktur nie jest płacone w terminie. Co czwarty badany przedsiębiorca nie jest w stanie uzyskać zapłaty za 50 i więcej proc. wystawionych faktur. Jest jednak grupa firm, która radzi sobie z problemem należności. 1/5 badanych czeka tylko na 10 i mniej proc. nieuregulowanych przez kontrahentów płatności. Średnia kwota dopisanej do Krajowego Rejestru Długów faktury wynosi 23 476,64 zł. Czasami skumulowanie kilku takich niezapłaconych rachunków może oznaczać koniec dla przedsiębiorstwa. Nawet takiego, które istnieje na rynku już od dłuższego czasu.

Dlatego w każdej firmie niezmiernie ważna jest analiza zarządzania należnościami i wyłapanie słabych punktów w tym procesie. To wieloetapowe postępowanie, na które składa się kilka powiązanych z sobą działań. Ich odpowiednie zsynchronizowanie jest jednym z elementów sprawnego kierowania biznesem. Właściwe zarządzanie należnościami składa się z: prewencji, o której tak wielu przedsiębiorców po prostu zapomina, monitoringu, czyli regularnej kontroli spływu należności oraz windykacji należności. Nie wystarczy więc mieć świetny produkt i skutecznie go sprzedawać. O prawdziwym sukcesie biznesowym menedżera świadczy umiejętność uzyskiwania przez niego zapłaty za wystawione faktury.

Sprawdzaj

Uczestnictwo w życiu gospodarczym przypomina rozgrywkę. Wszystko zależy od odpowiedniego przedstawienia własnej oferty, atutów i zgody na odgórnie przyjęte zasady. Wiele firm jednak zapomina, że elementem tej gry powinno stać się sprawdzenie wiarygodności finansowej przyszłego klienta. Możemy to zrobić za pomocą Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej SA. Pobierając raport z bazy danych biura informacji gospodarczej, w bardzo szybki sposób przekonamy się, czy potencjalny partner biznesowy nie ma jakichś zobowiązań finansowych względem innych firm. W przypadku gdy kontrahent okaże się dłużnikiem, możemy zrezygnować z zawierania z nim kontraktu lub podpisać go na nieco innych, bezpieczniejszych dla nas warunkach (krótszy termin płatności, dodatkowe kary umowne). Dzięki takim działaniom zbudujemy też wizerunek własnej firmy, jako tej, która dba o spływ należności za usługi, a więc nie warto prowadzić z nią gry w opóźnianie płatności.

Według danych współpracującej z Krajowym Rejestrem Długów Rzetelnej Firmy obecnie 1/3 polskich przedsiębiorców sprawdza swoich kontrahentów jedynie w przypadku nawiązywania kluczowych kontraktów. Gdy liczba ta wzrośnie, a sprawdzanie kontrahentów stanie się standardem biznesowym, dogonimy kraje zachodnie, w których pobieranie informacji o potencjalnych klientach jest powszechną praktyką.

Monitoruj

Podpisanie umowy kończy okres negocjacji, ale rozpoczyna kolejny - często wielomiesięczny, a nawet wieloletni etap, w którym uruchomiony powinien zostać drugi, bardzo istotny proces - monitorowanie otoczenia gospodarczego. Krajowy Rejestr Długów udostępnia narzędzie pozwalające monitorować sytuację finansową tych, z którymi już współpracujemy, a nawet ich partnerów biznesowych czy kluczowych klientów. Wystarczy znać NIP firmy, którą chcemy monitorować, aby uruchomić jej stałą kontrolę w Krajowym Rejestrze Długów. Gdy ta zostanie dłużnikiem i ktoś dopisze jej dane do systemu, otrzymamy powiadomienie e-mailem. Dzięki temu możemy uzyskać nie tylko informacje na temat kondycji finansowej naszego kontrahenta, ale również ogląd na całą branżę, w której rozwija swój biznes. W systemie Krajowego Rejestru Długów założonych jest ponad pół miliona monitoringów. Co dziesiąta monitorowana firma okazuje się dłużnikiem. Jest to spowodowane tym, że pojawiające się zatory płatnicze w dużej mierze zależą od zmieniającej się sytuacji gospodarczej. Firma, która dzisiaj ma ugruntowaną pozycję na rynku, jutro może się borykać z poważnymi trudnościami finansowymi. Stałe monitorowanie spływu należności pozwala zabezpieczyć własny biznes, a także reagować w momencie, gdy zauważy się pierwsze symptomy spowolnienia gospodarczego w danej branży. Prewencja i monitoring powinny stać się drugim imieniem każdego przedsiębiorcy.

Odzyskuj skutecznie

Trzecim elementem udanej strategii zarządzania należnościami jest windykacja. Jest to ciąg powiązanych ze sobą czynności wewnątrz firmy, które powinny prowadzić do szybkiego i skutecznego odzyskiwania wszystkich przeterminowanych należności. Jeśli stosujemy dwa pierwsze elementy, czyli prewencję i monitoring, istnieje olbrzymia szansa, że unikniemy konieczności dochodzenia spłaty za wystawione faktury, ale warto jest mieć przygotowane wcześniej procedury windykacyjne. W przypadku gdy działania te okażą się zbyt obciążające dla wewnętrznych zasobów firmy, warto jest skorzystać z usług profesjonalnej firmy windykacyjnej. Z doświadczeń autoryzowanego partnera Krajowego Rejestru Długów, firmy Kaczmarski Inkasso, wynika, że przekazanie wierzytelności wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej okazuje się często najlepszym rozwiązaniem. Firma, która decyduje się na taki krok, zyskuje dodatkowy argument w negocjacjach z dłużnikiem, a także buduje wizerunek własnego przedsiębiorstwa jako tego, które wie, jak odzyskiwać długi. Wyspecjalizowane firmy zajmujące się windykacją, zapewniają też wyższą ściągalność, ponieważ charakteryzują się bardziej elastycznym podejściem do problemu długu.

Opóźnienia w płatnościach generują nie tylko istotne obciążenia finansowe, ale wpływają również niekorzystnie na funkcjonowanie całej firmy. Warto jest więc zainwestować w rozwinięcie w swoim przedsiębiorstwie procedur zarządzania należnościami tak, aby nie martwić się opóźnionymi płatnościami, ale móc skupić się na inwestowaniu w rozwój biznesu.

@RY1@i02/2013/101/i02.2013.101.05000020b.101.gif@RY2@

Adam Łącki, prezes Krajowego Rejestru Długów

Adam Łącki

prezes Krajowego Rejestru Długów