Biznes po godzinach, czyli jak zaplanować firmowy event

Warto wiedzieć

CZYTELNIK: Chciałbym zorganizować spotkanie z klientami i partnerami firmy. Od czego zacząć? Na jakie elementy realizacji zwrócić uwagę?

@RY1@i02/2014/238/i02.2014.238.13000030c.802.jpg@RY2@

Rafał Niczypor dyrektor departamentu PR Korporacyjny i Public Affairs agencji On Board

: Sformułowanie event biznesowy jest pojęciem bardzo szerokim. Upraszczając, możemy przez nie rozumieć każde wydarzenie zewnętrzne, które firma planuje i organizuje dla wybranej grupy swoich klientów, partnerów czy innych istotnych dla jej funkcjonowania grup, jak np. przedstawicieli mediów. Zazwyczaj wydarzenie to wpisuje się w operacyjne funkcjonowanie firmy i ma określony cel biznesowy, jakim może być zbudowanie lojalności klientów, wzmocnienie motywacji partnerów czy wprowadzenie na rynek nowego produktu. Zawsze będzie to jednak sposób budowania wizerunku firmy i jej oferty. Jest to stosunkowo komfortowy, a z drugiej strony wymagający sposób, bo odbywający się w bezpośrednim kontakcie z wytypowanym odbiorcą przekazu, bez ograniczeń w postaci kanałów czy formatów reklamowych.

Event biznesowy jest organizowany dla określonej, często zamkniętej grupy uczestników. Celem tego typu działań mogą być różne grupy docelowe, a do nich powinna zostać dobrana określona formuła i miejsce wydarzenia. Kiedy firma chce uhonorować najlepszych dystrybutorów swoich produktów, zorganizuje kolację w pięciogwiazdkowym hotelu. Jeżeli będzie chciała dotrzeć do potencjalnych nowych klientów, zorganizuje dzień otwarty w swojej siedzibie. Oczywiście miejsce i charakter imprezy powinny być dostosowane do tożsamości firmy, tak żeby nie powstał rozdźwięk w świadomości osób zaproszonych pomiędzy charakterem wydarzenia a wizerunkiem firmy.

Bez względu na sposób definiowania można pokusić się o stwierdzenie, że z pewnością warto realizować tego typu projekty. Bezpośrednia relacja to możliwość zebrania opinii na temat produktu czy usługi oferowanej przez firmę, poinformowania o nowym aspekcie działalności, nawiązania kontaktów, a wreszcie sposób docenienia określonej grupy odbiorców czy partnerów. Bezpośrednie spotkanie przedstawicieli firmy np. z klientem czy partnerem handlowym stanowić będzie dla nich pewnego rodzaju nobilitację, wrażenie wyjątkowego zbliżenia, uczestniczenia w relacji niedostępnej dla innych.

Dobre zorganizowanie eventu biznesowego wymaga perfekcyjnego podejścia planistycznego i organizacyjnego. Jeżeli firmie zależy, żeby wydarzenie nie odniosło skutków odwrotnych do zamierzonych, powinna przyłożyć szczególną wagę do kwestii organizacyjnych w najdrobniejszych detalach. Sposób i forma przesłania zaproszeń, logistyka dojazdu, odpowiedni dobór atrakcji - to wszystko składa się na końcową percepcję wydarzenia. Całościowe postrzeganie spotkania przełoży się na wizerunek firmy, która potrafi zadbać o wszystkie szczegóły, oferując uczestnikom najwyższą jakość w każdym elemencie jego realizacji.

Żeby event firmowy cieszył się dużym zainteresowaniem i liczną frekwencją, należy postępować w sposób przemyślany i planować z długim wyprzedzeniem. Przygotowanie dużego wydarzenia tylko wewnętrznymi zasobami firmy może być trudne, szczególnie kiedy mówimy o wydarzeniu na dużą skalę. Warto wtedy przemyśleć współpracę z firmami specjalizującymi się w organizacji wydarzeń, które bazują na doświadczeniu z wielu eventów przeznaczonych dla szerokiego spektrum odbiorców. Dysponują one odpowiednim sztabem specjalistów oraz sprawdzonymi kontaktami i bazami poddostawców, których oferta często może decydować o sukcesie wydarzenia firmowego. Są to m.in.: hotele, niestandardowe miejsca konferencyjne, firmy cateringowe, systemy nagłośnieniowe i projekcyjne, menedżerowie gwiazd czy dostawcy systemów namiotowych.

Rafał Niczypor

dyrektor departamentu PR Korporacyjny i Public Affairs agencji On Board