Kończy się czas na przygotowanie obowiązkowej elektronicznej informacji o zamówieniach publicznych

Sprawozdanie musi złożyć każdy, kto w 2012 r. udzielił choćby jednego zamówienia publicznego o wartości przekraczającej 14 tys. euro. Obowiązek ten dotyczy więc nie tylko wszystkich ministerstw, urzędów centralnych i wojewódzkich, policji, straży pożarnej czy wojska, ale też administracji samorządowej, szkół, szpitali czy bibliotek. To jednak nie koniec. Sprawozdania muszą przesłać także niektóre spółki udzielające zamówień sektorowych (np. kopalnie, firmy energetyczne czy transportowe). Nie ma przy tym znaczenia, czy należą one do Skarbu Państwa, do gmin czy są to podmioty całkowicie prywatne. Co ważne firmy te, podobnie jak urzędy, muszą uwzględnić wszystkie zamówienia powyżej 14 tys. euro, a więc także te poniżej tzw. progów unijnych, przy których nie stosują przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm. - dalej: p.z.p.)

Tylko on-line

Czasu pozostało niewiele, gdyż zgodnie z art. 98 p.z.p. termin na składanie sprawozdań upływa 1 marca. Ci, którzy jeszcze tego nie zrobili, nie powinni jednak mieć większych problemów, gdyż wszystko odbywa się drogą elektroniczną. Od 2008 r. przepisy nie przewidują już formy papierowej. Wynika to wprost ze zmienionego 10 września 2007 r. rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. z 2007 r. nr 175, poz. 1226).

Po wypełnieniu formularza w internecie urzędnik musi co prawda wydrukować je, ale nie po to, by gdziekolwiek przesyłać, tylko by przechowywać w swych aktach. Ma to być dla niego potwierdzenie, że dopełnił ciążącego na nim obowiązku.

Sporządzenie sprawozdania nie powinno zabrać zbyt wiele czasu. Podaje się w nim ogólne informacje na temat udzielonych zamówień, takie jak zastosowany tryb, wartość zawartego kontraktu czy pochodzenie wykonawcy, który wygrał przetarg.

Dzięki tym danym Urząd Zamówień Publicznych może następnie sporządzić roczne sprawozdanie z funkcjonowania systemu zamówień publicznych. To z kolei pozwala ocenić, co się sprawdza, a co należałoby zmienić. Sprawozdania pokazują np., że polskie przetargi są jednymi z najszybszych w UE, ale składa się w nich stosunkowo mało ofert.

Kto składa

Chociaż wypełnienie rubryk udostępnianego w portalu UZP formularza elektronicznego nie powinno nastręczać większych kłopotów, to jednak w pewne problemy mogą się pojawić. Rozwiązania wielu z nich można znaleźć w opinii prawnej, w której eksperci UZP odpowiadają na pytania zamawiających. Można ją znaleźć w serwisie internetowym: www.uzp.gov.pl.

Większość problemów dotyczy tego, kto powinien złożyć sprawozdanie. Co zrobić, gdy w strukturze zamawiającego wyodrębniono jednostki organizacyjne, które udzielają zamówień na swoje potrzeby, ale samodzielnie nie są uznawane za zamawiających. Z taką sytuacją mamy do czynienia np. na uczelni wyższej. To ona jest zamawiającym, chociaż poszczególne wydziały mogą same organizować przetargi. I tylko ona powinna złożyć sprawozdanie.

Inaczej jednak będzie w przypadku gminnych jednostek samorządowych, które mają status samodzielnego zamawiającego (np. szkoły czy ośrodki pomocy społecznej). - Każda z tych jednostek jest zobowiązana, jako odrębny zamawiający, do składania własnego sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień - napisali prawnicy UZP w swej opinii.

Centralne usługi

Chociaż centralne zamówienia nie są w Polsce jeszcze zbyt często udzielane, to działające przy rządzie Centrum Usług Wspólnych przeprowadziło w ubiegłym roku kilka przetargów w imieniu wszystkich ministerstw i urzędów centralnych (np. na dostawę papieru do drukarek i ksero). Pojawia się pytanie, kto powinien uwzględnić w sprawozdaniu takie zamówienia. Czy każdy podmiot oddzielnie czy też jeden z nich.

Według UZP zamówienia te powinny być uwzględnione w sprawozdaniu składanym przez centralnego zamawiającego. Innymi słowy, chociaż papier dla drukarek kupiono dla każdego z ministerstw, to żadne z nich nie odnotuje tej umowy w swoim sprawozdaniu.

- Podobnie nie są w tych sprawozdaniach ujmowane zamówienia udzielane przez poszczególnych zamawiających na podstawie umów ramowych zawieranych na ich rzecz przez centralnego zamawiającego - napisano w opinii.

Zdarza się, że kilku zamawiających decyduje się na wspólne udzielenie zamówienia (dzięki większej skali można osiągnąć lepsze ceny). Najczęściej przetarg przeprowadza wówczas jeden z nich, działając w imieniu pozostałych.

- Obowiązek informowania o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu spoczywa wówczas wyłącznie na zamawiającym upoważnionym do przeprowadzenia postępowania i udzielenia wspólnego zamówienia. Dotyczy to również sytuacji, gdy postępowanie zostanie przeprowadzone przez wyznaczonego zamawiającego, ale umowa będzie podpisywana przez wszystkich zamawiających - wynika z opinii.

Jednocześnie jednak prawnicy UZP zaznaczają, że jeśli wybrany podmiot byłby upoważniony jedynie do przeprowadzenie przetargu, a zamówienie byłoby podzielone na części i każdą z odrębnych umów podpisywaliby indywidualnie pozostali zamawiający, to oni powinni zdać z tego sprawozdanie.

W cudzym imieniu

Niektórzy zamawiający powierzają przygotowanie i przeprowadzenie postępowania własnej jednostce organizacyjnej bądź też osobie trzeciej jako pełnomocnikowi (pozwala na to art. 15 ust. 2 i 3 p.z.p.). Nie oznacza to jednak, że tracą status zamawiającego. To oni, a nie ich jednostki organizacyjne czy pełnomocnicy udzielają zamówień. Dlatego też to oni powinni przesłać sprawozdania.

Z drugiej strony pełnomocnik, który posiada status samodzielnego zamawiającego, nie uwzględnia w przygotowywanym przez siebie sprawozdaniu informacji o zamówieniach, których udzielił w imieniu i na rzecz innego podmiotów, na podstawie udzielonego przez innego zamawiającego pełnomocnictwa. Jeśli więc jeden urząd zorganizował dla kilku innych cały przetarg, ale sam nie udzielał tego zamówienia, to nie będzie uwzględniał go w swym sprawozdaniu.

KROK PO KROKU

Co zrobić, by dopełnić formalności

Aby składać sprawozdania, trzeba posiadać login i hasło do Biuletynu Zamówień Publicznych. Podmioty, które go jeszcze ich nie mają, muszą wystąpić o nie do UZP (np. przesyłając faksem formularz, który można wypełnić na stronach portalu: www.uzp.gov.pl).

Po wejściu na strony portalu należy wybrać jeden z dwóch dostępnych serwerów z menu po lewej stronie ekranu. Następnie trzeba się zalogować, używając loginu i hasła BZP.

Po zalogowaniu się należy kliknąć na zakładkę: "Roczne sprawozdania". Otworzy się formularz, którego rubryki należy po kolei wypełnić. Można to w każdej chwili przerwać i wciągu 15 dni (przez tyle są przechowywane dane) powrócić do sporządzania sprawozdania.

Po wypełnieniu wszystkich obowiązkowych rubryk zamawiający przekazuje sprawozdanie do UZP. System zrobi to w sposób automatyczny.

Po wypełnieniu formularza należy go wydrukować i przechowywać w swych aktach. Ma stanowić dowód, że sprawozdanie rzeczywiście zostało przekazane.

Sławomir Wikariak

slawomir.wikariak@infor.pl