Kiedy warto podpisać z wykonawcami umowę ramową

Umowa ramowa nie jest umową dotyczącą realizacji konkretnej dostawy, usługi lub roboty budowlanej. Podmioty, które podpisały z zamawiającym umowę ramową, zobowiązują się jedynie do realizacji zadań stanowiących przedmiot umowy. Potocznie można stwierdzić, że umowa ramowa to umowa gotowości do realizacji danych zadań (dostaw, usług, robót budowlanych).

Umowę ramową - po przeprowadzeniu stosownej procedury koniecznej dla jej ustanowienia - może podpisać każdy zamawiający bez względu na wartość oraz rodzaj udzielanego zamówienia. Największe korzyści dla zamawiającego występują przy zawieraniu umowy ramowej, której przedmiot dotyczy zamówień powtarzalnych, np. zakupu sprzętu komputerowego, papieru biurowego, leków i środków opatrunkowych, usług sprzątania czy utrzymania zieleni miejskiej.

Okres trwania umowy

Zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych umowę ramową zawiera się na okres nie dłuższy niż cztery lata, z tym że ze względu na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego umowa taka może być zawarta na okres dłuższy.

W przypadku, gdy zamawiający zawiera umowę ramową na okres dłuższy niż cztery lata, zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, podając wartość i przedmiot umowy oraz uzasadnienie faktyczne i prawne podjęcia decyzji o ustanowieniu umowy ramowej przekraczającej czteroletni okres jej obowiązywania.

Przesłanka umożliwiająca zawarcie umowy ramowej na okres dłuższy niż cztery lata może być spełniona np. gdy przedmiotem umowy jest świadczenie usług wymagających dużych nakładów (transport publiczny na terenie gminy, utrzymanie zimowe dróg gminnych itp.).

W czasie trwania umowy ramowej zamawiający może udzielić dowolnej liczby zamówień odnoszących się do przedmiotu zamówienia określonego w umowie ramowej. Oczywiście udzielając każdego z zamówień, należy zawierać indywidualną umowę o jego realizację. Umowa o wykonanie danego zamówienia musi być zgodna z warunkami określonymi w umowie ramowej.

Wystarczy jeden wykonawca

Ustanawiając umowę ramową, zamawiający może ją podpisać:

● z jednym wykonawcą, jeżeli z przyczyn technicznych lub organizacyjnych zawarcie umowy z większą liczbą wykonawców byłoby dla zamawiającego niekorzystne,

● co najmniej z trzema wykonawcami, chyba że oferty niepodlegające odrzuceniu złożyło mniej wykonawców.

Dotychczasowa praktyka w ustanawianiu umów ramowych wskazuje, że optymalnym rozwiązaniem wydaje się zawarcie umowy ramowej z kilkoma, ale nie więcej niż pięcioma, sześcioma wykonawcami. Wskazana liczba wykonawców pozwala na zachowanie konkurencyjności w trakcie prowadzenia postępowań zmierzających do wyboru konkretnego wykonawcy danego zamówienia objętego umową ramową.

Podpisując umowę ramową, zamawiający nie może ograniczyć konkurencji, np. poprzez ograniczenie podmiotów, z którymi zostanie podpisana taka umowa. Podpisanie umowy np. z trzema wykonawcami minimalizuje możliwość postawienia zarzutu ograniczenia konkurencji.

Umowy na konkretne zlecenie

Po zawarciu umowy ramowej zamawiający dokonuje wyboru konkretnego wykonawcy danego zamówienia, zapraszając każdorazowo do złożenia oferty cenowej. Wykonawcy, z którymi zamawiający nie podpisał umowy ramowej, nie są zapraszani do złożenia oferty cenowej.

Umowa ramowa jest procedurą, która przynosi zamawiającemu korzyści w dłuższym czasie. Dlatego jej zawarcie na okres jednego roku jest zdecydowanie mniej korzystne niż np. w przypadku umowy trzy-, czteroletniej.

Umowy ramowe warto ustanawiać w odniesieniu do zamówień powtarzalnych, dotyczących konkurencyjnego segmentu rynku, których poza wymienionymi powyżej, przedmiot dotyczy np.:

● dostaw mebli biurowych,

● usług związanych z utrzymaniem dróg,

● usług ochrony,

● usług gastronomicznych.

Marek Okniński