Zamówienia będą rozliczane elektronicznie

Do listopada 2018 r. cała administracja w Polsce będzie przyjmować elektroniczne faktury, a dwa lata później te papierowe całkowicie znikną z rynku zamówień publicznych - wynika z projektu założeń nowej ustawy przyjętego w poniedziałek przez rząd.

Bezpośrednim powodem rozpoczęcia prac nad nowymi przepisami jest obowiązek wdrożenia dyrektywy 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w dostawach publicznych, która wymaga, aby do 27 listopada 2018 r. zamawiający akceptowali e-faktury wystawiane przez wykonawców zamówień publicznych. Ministerstwo Rozwoju, które przygotowało projekt, dostrzega jednak wiele innych pozytywów jego wprowadzenia. Z jednej strony są to duże oszczędności zarówno po stronie przedsiębiorców wystawiających faktury, jak i przyjmującej je administracji publicznej. Chodzi nie tylko o koszty ich druku, ale i wysyłki, a także ręcznego wprowadzania danych do komputerów. Z drugiej zaś e-faktury pozwalają unikać błędów i ułatwiają kontrolę, co pozwala na eliminację nadużyć.

Rząd chce wprowadzić obowiązek stosowania e-faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, które pozwalają na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych. Nie chodzi więc o pliki w postaci obrazu graficznego, które wprawdzie można przesłać przez internet, ale ostatecznie, ktoś potem znów musi przepisać dane do komputera. W tej chwili mało który urząd przyjmuje elektroniczne faktury ustrukturyzowane.

Z danych przedstawionych w założeniach projektu wynika, że czyni to zaledwie 81 proc. administracji rządowej i 73 proc. administracji samorządowej. Za dwa lata zamawiający zarówno z pierwszej, jak i z drugiej grupy będą już mieli obowiązek przyjmowania takich ustrukturyzowanych dokumentów. Przez pierwszy okres przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne będą mogli, ale nie będą musieli wysyłać je w takiej formie. Jednak w listopadzie 2020 r. papierowe, a także nieustrukturyzowane elektroniczne faktury mają całkowicie zniknąć z rynku zamówień publicznych. Według Głównego Urzędu Statystycznego w 2015 r. niespełna 14 proc. firm wysyłało ustrukturyzowane e-faktury.

Obsługę e-faktur ułatwić ma platforma elektronicznego fakturowania, której stworzenie przewidziano w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Koszty dostosowania się do niej systemów administracji publicznej oszacowano na ok. 80 mln zł. Już w pierwszym roku (2019 r.) ich użytkowania mają jednak przynieść zbliżone do tej sumy oszczędności. Koszty przystosowania wykonawców będą większe, gdyż wyniosą ok. 410 mln zł. Rocznie będą w skali kraju przynosić ok. 40 mln zł oszczędności, przy czym kwota ta nie uwzględnia korzyści wynikających z wymiany e-faktur między samymi przedsiębiorstwami.

System ma pozwolić na przetwarzanie dokumentów, w tym także wystawianie noty korygującej, noty księgowej czy potwierdzenia dostawy. Jego wprowadzenie da państwu też lepszą kontrolę nad finansami publicznymi. Będzie dokładnie wiadomo, ile i na co dany zamawiający wydał pieniędzy i do jakiej firmy one trafiły.

80 mln zł ma rocznie zaoszczędzić na e-fakturach administracja publiczna

Sławomir Wikariak

slawomir.wikariak@infor.pl