Kreatywne samorządy chcą ciąć koszty i stawiają na niekonwencjonalne rozwiązania

Cały sektor administracji publicznej i samorządy szukają oszczędności. Nie stronią od alternatywnych rozwiązań i chętnie korzystają z pomocy specjalistów. By znacznie ściąć koszty administracyjne w zakresie korespondencji masowej, dobrym pomysłem jest np. skorzystanie z oferty outsourcingu produkcji i nadawania listów. Specjalizują się w tym tzw. lettershopy, które za urzędników drukują, adresują i nadają pocztę. Oszczędza to nie tylko czas, ale i pieniądze. Oszczędności rosną wraz z liczbą korespondencji. W przypadku 100 listów dziennie można zaoszczędzić nawet do 34 tys. zł rocznie. Przy większych nadawcach oferta jest negocjowana indywidualnie, czyli skala oszczędności może być jeszcze większa. Z takiego rozwiązania korzysta od niedawna ZUS, który jest niekwestionowanym krajowym potentatem w produkcji korespondencji. Jeśli jego proces zarządzania pocztą napotka utrudnienia, jego obowiązki natychmiast przejmie jeden z lettershopów. Pieniądze w kieszeni to także używanie mniejszej ilości papieru, np. przy obsłudze pracy rad gmin, miast czy powiatów. Jest to możliwe przy wykorzystaniu systemów do elektronicznej wymiany korespondencji między radnymi i pracownikami biura obsługi rady. Nie wszystkie dokumenty trzeba drukować, nadawać lub wysyłać za pośrednictwem kuriera. System zarządza też posiedzeniem, głosowaniem i umożliwia zdalną interpelację. To oszczędność nie tylko czasu i pieniędzy. To także wygoda, systematyzacja pracy i dbanie o ekologię. Większe oszczędności w samorządach mogą generować zakupy grupowe zarówno energii, gazu, jak i ubezpieczeń. Ważne, by inicjatywę negocjacyjną podjął przedsiębiorczy lider grupy lub sprawdzony broker. Do jego zadań należeć będzie rozeznanie rynku, organizacja przetargów i zadbanie o korzystne umowy. Okazuje się, że JST nie muszą płacić za wszystkie usługi. Dobry doradca pomoże w dobraniu oferty, co pozwoli zaoszczędzić nawet setki tysięcy złotych. A im większe grupy, tym większa oszczędność. Tak zrobił Sandomierz i przyległe gminy, tak zadziałał też powiat strzyżowski. By zyskać na prądzie, można również korzystać z licytacji elektronicznych. Podstawową funkcjonalnością specjalnych e-platform jest system grupowych aukcji odwrotnych. Polega on na wirtualnym grupowaniu wolumenów zużycia energii elektrycznej. To z kolei pozwala na minimalizowanie ceny za kWh energii elektrycznej, a tym samym na obniżanie rachunków za prąd. Dla samorządu koszty obsługi transakcji są zerowe. Wynagrodzenie dla pełnomocnika zamawiającego pokrywa sprzedawca, który zaoferował najniższą cenę energii. Z tych możliwości korzystają obecnie gminy: Kluki, Dobryszyce i Drużbice. By zyskać darmową inwestycję, trzeba mieć wciąż otwarte oczy i interesować się nowymi rozwiązaniami i badaniami. Tak zrobiła gmina Błażowa w woj. podkarpackim. W przebiegającej przez nią drodze powiatowej postawiono pierwszy most kompozytowy. Zastosowana technologia kosmiczna zapewnia trwałość materiału, a tym samym oszczędność w późniejszej konserwacji i nie wymaga kolejnych inwestycji. Z problemem ciągłych nakładów borykają się metropolie. Generuje je wzrastająca liczba użytkowników pojazdów. Powstają koszty w postaci budowy nowych parkingów, pasów ruchu, mostów itd. Jednym z pomysłów na oszczędności może być tzw. carsharing. Dzięki używaniu pojazdu, a nie konieczności jego posiadania, wprowadzona usługa wypożyczania może doprowadzić do zmniejszenia liczby samochodów. Znacznie zyska na tym również ekologia. Taki system powstaje we Wrocławiu. Niedawno zdecydowała się na niego Warszawa. Co o oszczędzaniu sądzą specjaliści? Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora i ekspert Związku Powiatów Polskich, twierdzi, że każde rozwiązanie przynoszące oszczędności w funkcjonowaniu administracji publicznej przy zachowaniu jakości jej działania zasługuje na poparcie. Oszczędności są potrzebne, biorąc pod uwagę obecną i przewidywaną (podwyższenie kwoty wolnej od podatku) sytuację systemu finansów publicznych. Nie da się syntetycznie powiedzieć, które narzędzia są odpowiednie. O tym musi przesądzić konkretna jednostka samorządu terytorialnego.