Zasadę zgodności zapisów i czystości obrotów na koncie 130 trzeba bezwzględnie stosować

W załączniku nr 3 do rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont w opisie do konta 130 zawarto dwie szczególne zasady ewidencji operacji na tym koncie:

1) zasadę zgodności zapisów,

2) zasadę czystości obrotów.

Są one obligatoryjne i muszą być bezwzględnie stosowane w jednostkach sektora finansów publicznych objętych powyższym rozporządzeniem.

Według tej pierwszej zasady (zgodności zapisów) zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Zasada ta oznacza, że musi zachodzić zgodność ewidencyjna co do kwot i stron określonych przez bank na dokumentach np. wyciągach bankowych. Jest to wyjątek od ogólnych zasad rachunkowości, które pozwalają stosować zapisy korygujące (storna) przy niektórych rodzajach operacji. [przykład 1]

Konsekwencją zasady zgodności zapisów jest zasada czystości obrotów. Jak pokazuje przykład 1, gdyby nie zasada zgodności zapisów, zasada czystości obrotów nie byłaby potrzebna.

Tak więc zasada zgodności zapisów dotyczy właściwego zapisu na stronach konta 130 (jeśli na wyciągu coś jest pokazane jako wpływ, tak musi zostać zaksięgowane, jeśli jako wydatek, też musi trafić na stronę wydatkową konta 130), co wyłącza stosowanie storn jak w przykładzie.

Ponadto zasada ta nie pozwala na pominięcie żadnych zapisów wykazanych na wyciągu, co oznacza, że zgodnie z nią należy zaksięgować również kwoty, które zostały przedstawione na wyciągu, co do których wiadomo, że na pewno jednostki nie dotyczą i nie powinny się tam znaleźć (np. ewidentne pomyłki bankowe, takie jak naliczenie oprocentowania przy nieoprocentowanym w myśl umowy koncie, albo niesłuszne pobranie prowizji). Wyksięgować je można na podstawie kolejnego dokumentu z banku, który takie pomyłki sprostuje. [przykład 2]

Zgodność musi zachodzi również co do kwot ujętych na wyciągu bankowym oraz na koncie 130, przy czym nie wyłącza to możliwości stosowania zapisów zbiorczych, ogólnie przyjętych w zasadach prawidłowej rachunkowości (z zasady zgodności zapisów nie wynika obowiązek księgowania każdej operacji przedstawionej na wyciągu osobno; oddzielnym zapisem w księgach rachunkowych jednostki). [przykład 3]

PRZYKŁAD 1

Naprawa uszkodzenia

Jednostka otrzymała fakturę za usługi na kwotę 356 zł. Dokonała płatności, z tym że sporządzający przelew popełnił czeski błąd i przelał kwotę 365 zł.

Kontrahent dokonał zwrotu nadpłaty 9 zł.

Błędne księgowanie:

1. Przelew za fakturę 356 zł: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki;

2. Zwrot nadpłaty przez kontrahenta -9 zł (zapis "czerwony" - ujemny): strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki.

Takie księgowanie jest prawidłowe z punktu widzenia zasad rachunkowości (ustawy o rachunkowości), ale nie może zostać zastosowane w jednostkach finansów publicznych, właśnie ze względu na zasadę zgodności zapisów. Na wyciągu bankowym zwrot będzie pokazany jako wpływ na rachunek i tak też musi zostać zaksięgowany.

Prawidłowe księgowanie zgodne z rozporządzeniem:

@RY1@i02/2013/222/i02.2013.222.00800040d.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Przelew za fakturę 356 zł: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki;

2. Zwrot nadpłaty 9 zł (zapis dodatni): strona Wn konta 130 - Rachunek bieżący jednostki, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.

3. Konsekwencją zasady zgodności zapisów jest zasada czystości obrotów, która w opisanej sytuacji nakazuje zastosować dodatkowy techniczny zapis ujemny -9 zł: strona Wn konta 130 - Rachunek bieżący jednostki, strona Ma konta 130.

PRZYKŁAD 2

Zwrot prowizji

Jednostka budżetowa otrzymała wyciąg bankowy, na którym widnieją trzy pozycje:

1. Operacja przelewu zaliczki na podatek dochodowy z wynagrodzeń pracowników na rzecz urzędu skarbowego 12 423 zł;

2. Prowizja za dokonany przelew 3 zł.

3. Zwrot niesłusznie pobranej prowizji.

Zgodnie z zawartą umową prowadzenia rachunku bankowego przelewy z rachunku bieżącego jednostki dokonywane są bez opłat, tak więc naliczona prowizja jest ewidentną pomyłką. Mimo jej natychmiastowego zwrotu jednostka nie może pominąć księgowań związanych z jej naliczeniem i zwrotem, w związku z obowiązującą ją zasadą zgodności zapisów. Prawidłowe księgowania są tu następujące:

@RY1@i02/2013/222/i02.2013.222.00800040d.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Przelew zaliczki na podatek dochodowy 12 423 zł: strona Wn konta 225 - Rozrachunki z budżetami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki;

2. Mylnie pobrana przez bank prowizja 3 zł: strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki, strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki;

3. Zwrot mylnie pobranej prowizji 3 zł: strona Wn konta 130 - Rachunek bieżący jednostki, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki;

4. Dodatkowy techniczny zapis ujemny (czystość obrotów) - 3 zł: strona Wn konta 130 - Rachunek bieżący jednostki, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki.

PRZYKŁAD 3

Podróż służbowa

Jednostka budżetowa otrzymała wyciąg bankowy zawierający dwie pozycje dotyczące zwrotu kosztów podróży pracownikom:

Poz. 1 - przelew na rzecz pracownika Jana Kowalskiego z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej 302 zł;

Poz. 2 - przelew na rzecz pracownika Adama Nowaka z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej 18 zł.

Jednostka może zaksięgować operacje wskazane na wyciągu osobno, ale może również zaksięgować je jednym zapisem zbiorczym w łącznej kwocie 320 zł: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki.

@RY1@i02/2013/222/i02.2013.222.00800040d.803.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).