Optymalizacja działania Urzędu Miasta Piły

Podobnie jak w prężnie działających przedsiębiorstwach, również w sprawnie zarządzanych urzędach miejskich nie może dziś zabraknąć nowoczesnych rozwiązań technologicznych w obszarze IT. Są one podstawowym wyznacznikiem jakości i profesjonalizmu zarządzania. Dlatego kadra informatyczna coraz częściej staje przed ogromnym wyzwaniem zapewnienia optymalnych narzędzi i rozwiązań technologicznych wspomagających proces bezpiecznego i wydajnego przetwarzania danych niezbędnych do podejmowania kluczowych decyzji.

Informatyczna metamorfoza

Zarządzanie miastem to złożony proces. Decydent musi znać stan finansów, w tym całkowite koszty wykonywanych przez miasto zadań. Aby sprostać temu wyzwaniu, coraz więcej urzędów miast decyduje się na wdrożenie kompleksowych narzędzi informatycznych wspomagających proces zarządzania miastem.

Urząd Miasta w Pile w 2012 roku przeszedł ogromną metamorfozę w obszarze informatyki. Był to dla nas rok wielkich zmian, które dzięki przychylności kierownictwa urzędu oraz determinacji wszystkich pracowników wdrożyliśmy z dużym sukcesem. W ramach wdrożenia Zintegrowanego Systemu Wspomagającego Zarządzanie Miastem OTAGO uruchomiliśmy 25 podsystemów obejmujących niemal wszystkie procesy biznesowe realizowane przez Urząd, począwszy od ewidencji ludności, po planowanie budżetu, obsługę wpływów i wydatków budżetowych, podsystemy organu podatkowego, obsługę księgowości jednostki budżetowej i organu, podsystemy windykacyjne, podsystem środków trwałych, gospodarki magazynowej, obsługi koncesji alkoholowych, dodatków mieszkaniowych, a także podsystem obsługi kadr oraz płac.

Finanse pod kontrolą

Obecnie blisko 100 użytkowników systemu z różnych wydziałów Urzędu Miasta korzysta z jednej wspólnej bazy, która liczy ponad 80 tysięcy podmiotów - głównie mieszkańców Piły i przedsiębiorców. Upraszcza to procesy związane z naliczaniem i ściąganiem opłat i podatków. System jest też nieocenionym narzędziem do planowania i kontroli wydatków. Na każdym etapie realizacji wydatku kontroluje jego zgodność z budżetem. Wydatki wyższe od zaplanowanych są blokowane i wymagają złożenia wniosku o zmianę budżetu. Zmiana ta procesowana jest z wykorzystaniem systemu, w dużej części jest zautomatyzowana, podobnie jak cały proces przygotowywania budżetu miasta.

Efekty wdrożenia nowoczesnego Systemu Wspomagającego Zarządzanie Miastem widoczne są w postaci optymalizacji działalności Urzędu, wysokiego poziomu bezpieczeństwa oraz kompleksowej obsługi zadań samorządowych. Wdrożenie zintegrowanego systemu umożliwiło pozyskanie zagregowanej informacji o czterech głównych obszarach sfery budżetowej, tj. planie budżetu, jego wykonaniu, stanie zobowiązań oraz należności poprzez dostarczenie narzędzi umożliwiających szybki, pełny i obarczony niewielkim błędem dostęp do informacji na każdym szczeblu zarządzania.

Zintegrowany System Informatyczny autorstwa firmy OTAGO, spółki z Grupy Asseco Poland, specjalizującej się w rozwiązaniach dla samorządów, stanowi fundament do wdrożenia i rozwoju usług elektronicznych dedykowanych mieszkańcom Piły, które ku oczekiwaniu naszych interesantów będą rozwijane w postaci tzw. e-Urzędu.

@RY1@i02/2012/246/i02.2012.246.00000080c.802.jpg@RY2@

shutterstock

Marek Mikanowicz

z-ca Dyrektora Wydziału Administracyjnego

Urząd Miasta Piły

partnerem merytorycznym cyklu jest Asseco Poland