Archiwa państwowe bardziej otwarte na cyfryzację

Umieszczanie państwowych i samorządowych dokumentów w archiwach musi w większym stopniu niż dziś uwzględniać fakt występowania w administracji elektronicznego obiegu pism.

To główna teza uzasadnienia do rządowego projektu nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 598 z późn. zm.).

Jeżeli przepisy wejdą w życie, minister kultury i dziedzictwa narodowego będzie musiał zmienić zasady klasyfikowania dokumentacji archiwalnej oraz warunki i tryb jej przekazywania do archiwów państwowych. Mają one w większym stopniu niż to jest obecnie uwzględniać stosowanie systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw administracyjnych. Im mocniej w urzędzie będzie wdrożony system elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD), tym bardziej uproszczony powinien być sposób gromadzenia dokumentacji papierowej i przesyłania jej do archiwów. Ma to zdopingować administrację do tańszego w utrzymaniu zarządzania pismami w formie cyfrowej w większym stopniu niż obecnie, a także poprawić efektywność jej działania.

Obecnie jest tak, że nawet jeśli urząd wdrożył EZD i w codziennym działaniu posługuje się zdigitalizowaną formą dokumentów, to i tak przed przekazaniem pism do archiwum państwowego musi je uporządkować według tych samych szczegółowych zasad, jakie obowiązują podmioty, które EZD nie wdrożyły. A to powoduje niepotrzebne dublowanie pracy.

Dzięki zmianom łatwiej będzie samorządowcom. Zgodnie z projektem mogliby oni wydawać jedne wspólne przepisy kancelaryjno-archiwalne dla nadzorowanych bądź podległych sobie jednostek organizacyjnych, o ile profil ich działalności będzie zbliżony.

Piotr Pieńkosz

piotr.pienkosz@infor.pl

Rządowy projekt ustawy w konsultacjach