Papier przeszkadza w usprawnieniu pracy

Z punktu widzenia petenta procedura załatwienia tej samej sprawy w każdym urzędzie jest identyczna.

Zupełnie inaczej wygląda to z urzędniczego punktu widzenia - ten sam formularz może być mielony 30 razy w jednym urzędzie, a 90 razy w drugim. Końcowy rezultat jest identyczny, ale zaangażowane środki i czas załatwienia sprawy różne.

Prawo reguluje tylko ogólne zasady. Jak widać, różne wewnętrzne procedury załatwiania spraw w urzędach obniżają ich efektywność. Dlatego autorzy badania z Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego chcą umieścić wszystkie opracowane modele upraszczające skomplikowane procedury w specjalnym Portalu Elektronicznej Bazy Procesów Administracji Publicznej - tak, by urzędy same mogły zacząć wdrażać jak najprostsze rozwiązania. Ale do tego potrzebny będzie sprawny elektroniczny obieg dokumentacji w urzędach oraz elektroniczne ścieżki kontaktu z klientami. - Tyle że w dużej części urzędów, szczególnie samorządowych, wciąż tych e-usług nie wdrożono - ostrzega dr Jan Czajkowski ze Związku Miast Polskich.

To właśnie wykazały badania przeprowadzone przez prof. Szczepana Figiela. Sprawdzono w nich liczbę dokumentów w urzędach oraz stopień ich cyfryzacji. Okazuje się, że urzędnicy są mocno związani z tradycyjnym papierem. W badanych urzędach miast średnio na 1,7 tys. dokumentów papierowych przypada 67 w wersji elektronicznej. Nie lepiej w urzędach marszałkowskich - ponad 1,6 tys. dokumentów papierowych na 55 elektronicznych. Z kolei w badanych urzędach wojewódzkich stosunek ten wyniósł ponad 1,2 tys. tradycyjnych dokumentów do 56 w wersji cyfrowej. I choć według oficjalnych statystyk z elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją korzysta 71 proc. samorządów, to i tak w dalszym ciągu aż 86 proc. z nich wszystko drukuje. - Samorządy wdrażają różnego rodzaju oprogramowania zewnętrznych firm i potem się okazuje, że są niedoskonałe. W efekcie to urzędnicy muszą je poprawiać lub wręcz tworzyć od podstaw - mówi Jacek Protas, marszałek woj. warmińsko-mazurskiego.

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zapewnia, że już pracuje nad rozwiązaniami, które pozwolą na wdrażanie w samorządach jednolitych e-usług, które uproszczą procedury. - Mamy już gotowy projekt. Jedną ze zmian jest obowiązek prowadzenia elektronicznej skrzynki podawczej we wszystkich urzędach - zapewnia minister Michał Boni.

Sylwia Czubkowska

Tomasz Żółciak

dgp@infor.pl