Chroniąc sygnalistów, nie wolno zapomnieć o RODO
Ujawnienie personaliów osób związanych z konkretnym zgłoszeniem naruszenia prawa będzie dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy jednoznacznie wyraziły one na to zgodę lub gdy jest to konieczne w związku z postępowaniami prowadzonymi przez organy publiczne
Dotyczy to wszelkich danych, na podstawie których można zidentyfikować tożsamość takich osób. Szczególnie istotne jest zatem, aby procedury związane ze zgłoszeniem przez sygnalistów naruszenia prawa w firmach – przede wszystkim kanały oraz rejestr zgłoszeń – zostały ustanowione tak, by uniemożliwić nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem. Wskazuje na to art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: u.o.s.), która zacznie obowiązywać 25 września br.
Obowiązek informacyjny
Na czym w praktyce ma polegać dostosowanie procedur przewidzianych w u.o.s. do wymogów wynikających z RODO? Przede wszystkim zaktualizuje się obowiązek informacyjny wobec osób, których dane są zbierane. Trzeba je bowiem poinformować o przetwarzaniu ich danych osobowych. Sygnaliście można przekazać informację o przetwarzaniu jego danych najpóźniej podczas ich pozyskiwania (w momencie dokonania zgłoszenia) lub też na wcześniejszym etapie, np. podczas nawiązywania współpracy – na etapie rekrutacji. W sytuacji gdy zgłoszenie zawiera dane osób innych niż sygnalista obowiązek informacyjny trzeba zrealizować wobec tych osób zgodnie z zasadami ogólnymi, ale przede wszystkim w rozsądnym terminie po pozyskaniu tych danych, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. [przykład 1]
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.