Prowadzenie e-dziennika to dla szkoły dodatkowe obowiązki

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych określa jedynie ogólne zasady przetwarzania danych osobowych, gdy zaś istnieją inne - szczególne wobec niej przepisy prawa - należy je stosować w pierwszej kolejności. Tak jest w przypadku dzienników lekcyjnych, również tych prowadzonych w formie elektronicznej (e-dzienniki). Zasady ich tworzenia i prowadzenia określają przepisy regulujące działalność szkół.

Zakres informacji o uczniach, które mogą być gromadzone przez szkoły, określa rozporządzenie ministra edukacji narodowej i sportu z 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, wydane na podstawie ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty. Zmiany wprowadzone do powołanego rozporządzenia nowelizacją z 16 lipca 2009 r. umożliwiły prowadzenie dzienników lekcyjnych w formie elektronicznej. Szkoła może więc tworzyć jednocześnie dziennik lekcyjny w formie papierowej i elektronicznej.

Podkreślić należy, że wszystkie dzienniki lekcyjne, zawierające dane osobowe, muszą być należycie zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych. Prowadzenie dziennika w formie elektronicznej wiąże się ze spełnieniem obowiązków, które zostały określone w par. 20a ust. 3 i 4 omawianego rozporządzenia. Wśród nich wymienić można konieczność rejestrowania historii zmian i ich autorów. Ponadto system informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzanie dzienników lekcyjnych w formie papierowej.

Stosownie do par. 20b rozporządzenia, w terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych, według stanu na dzień zakończenia roku szkolnego, w sposób zapewniający możliwość sprawdzenia integralności danych stanowiących e-dziennik przez zastosowanie podpisu elektronicznego, a także możliwość weryfikacji podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących oraz odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników lekcyjnych.

Trzeba też pamiętać, że to, iż dane osobowe zawarte w dzienniku lekcyjnym przetwarzane są w systemie informatycznym, zobowiązuje szkołę do stosowania przepisów rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 września 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Określają one m.in. sposób prowadzenia i zakres dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, podstawowe warunki techniczne i organizacyjne, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych oraz wymagania w zakresie odnotowywania udostępniania danych osobowych i bezpieczeństwa ich przetwarzania.

@RY1@i02/2011/241/i02.2011.241.08800020d.803.jpg@RY2@

dr Wojciech Rafał Wiewiórowski generalny inspektor ochrony danych osobowych

ŁS