Uchwały zarządu przez internet

● Możliwość podejmowania decyzji na odległość uprościłaby pracę menedżerów

● Sposób i tryb podejmowania uchwał w spółkach mogą precyzować regulaminy

Kodeks spółek handlowych nie reguluje wprost sprawy podejmowania uchwał za pośrednictwem internetu przez członków zarządów spółek. W wielu spółkach zarządy już od jakiegoś czasu komunikują się za pośrednictwem telefonu, faksu, poczty elektronicznej, Internetu. Opinie ekspertów, czy zarząd może podejmować uchwały przez internet, są podzielone. Jednak wszyscy postulują to samo - wprowadzenie wyraźnej jednoznacznej regulacji prawnej, tak aby dostosowywać przepisy prawa do rozwoju rynku. Obecnie prowadzenie spraw spółki wymaga od członków tego organu nieustannego podróżowania i prowadzenie działalności gospdarczej w wielu krajach. Często niezwykle trudne okazuje się zebranie wszystkich osób w jednym miejscu. Dlatego wprowadzenie w kodeksie spółek handlowych jednoznacznie brzmiącego przepisu o możliwości podejmowania uchwał przez zarząd na odległość znacznie usprawniłoby pracę i kierowanie dużymi firmami.

Regulacje kodeksu spółek handlowych dotyczące spółek akcyjnych już dopuszczają w art. 371 k.s.h. możliwość udziału w walnych zgromadzeniach i wykonywania prawa głosu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Aby akcjonariusze mogli z niej skorzystać, musi być taka możliwość jednoznacznie przewidziana i uregulowana w statucie.

Zdaniem ekspertów w przypadku spółki akcyjnej nie ma przeszkód, aby ustalić, że w pewnych sytuacjach głosowanie będzie odbywać się w trybie pisemnym, czy za pomocą środków bezpośredniego komunikowania się na odległość. Zarządy wielu dużych spółek funkcjonują już od dawna w ten sposób, pomimo braku wyraźnych uregulowań prawnych.

- Z uwagi na to, że art. 371 k.s.h. ma charakter dość ogólny, sposób i tryb podejmowania uchwał zarządu w praktyce bardzo często precyzowany jest w treści regulaminu działania tego organu, który uchwalają rada nadzorcza, walne zgromadzenie lub sam zarząd - wyjaśnia adwokat Anna Kozanecka-Żarnecka z departamentu prawa korporacyjnego Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna.

Podobnego zdania jest Paweł Izdebski, specjalista z zakresu prawa spółek z Kancelarii Prawnej Chojnicki, Sokołowska i Wspólnicy. Prawnik uważa, że należy przyjąć, że skoro walnemu zgromadzeniu, które ma szersze kompetencje, przysługuje możliwość podejmowania uchwał za pośrednictwem internetu, to stosując regułę wnioskowania z większego na mniejsze takie uprawnienie analogicznie powinno przysługiwać zarządowi.

Część specjalistów ma natomiast inny pogląd. Ich zdaniem podejmowanie uchwał przez zarząd przez internet w świetle obecnie obowiązujących przepisów jest niemożliwe.

- W przypadku spółki akcyjnej musimy oprzeć się na artykule 376 k.s.h. dotyczącym kwestii protokołów ze zgromadzeń zarządu. Otóż przepisy te mówią, że wszystkie uchwały zarządu są protokołowane i wymagają obecności członków zarządu na posiedzeniu potwierdzonej ich własnoręcznym podpisem. Dlatego w przypadku spółki akcyjnej podejmowanie decyzji przez internet nie byłoby dopuszczalne - wyjaśnia adwokat Mariusz Witkowski, partner kancelarii Chmielniak, Witkowski, Kubisa, Hayder Spółka Partnerska Adwokatów i Radców Prawnych z Katowic.

Mecenas Witkowski dodaje, że aby coś takiego było możliwe, konieczna byłaby interwencja ustawodawcy i zmiana przepisu artykułu 376 k.s.h. czy też wprost dopuszczenie podejmowania przez zarząd uchwał za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Tak jak to przewidziano w odniesieniu do uchwał rady nadzorczej w spółce akcyjnej. Zmiana tych przepisów jest jak najbardziej pożądana.

Podobny pogląd ma prawnik Tymoteusz Cieślicki, który uważa, że skoro zarząd w przeciwieństwie do rady nadzorczej jest organem odpowiedzialnym za bieżące funkcjonowanie spółki, brak wyraźnej możliwości podejmowania przez niego uchwał na odległość jest rozwiązaniem nienowoczesnym i nieprzystającym do potrzeb obrotu gospodarczego. Dopuszczenie tej możliwości ułatwiłoby działanie wielu zarządom spółek akcyjnych, których członkowie na bieżąco przebywają w różnych miejscowościach.

Inaczej jest w przypadku spółek z o.o. Adwokat Mariusz Witkowski wyjaśnia, że zarząd takiej spółki nie ma nawet formalnego obowiązku pisemnego protokołowania uchwał.

- W związku z tym można pokusić się o tezę, że jeśli w umowie spółki jej wspólnicy pozwolili na podejmowanie uchwał za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, czyli przykładowo przez komunikatory internetowe, to byłoby to dozwolone. Oczywiście pożądane będzie, aby w umowie spółki czy też w regulaminie zarządu w miarę precyzyjnie określono procedurę z tym związaną - wyjaśnia adwokat Mariusz Witkowski.

@RY1@i02/2011/149/i02.2011.149.183.008a.001.jpg@RY2@

Podejmowanie uchwał przez zarządy spółek kapitałowych

Ewelina Stępień

ewelina.stepien@infor.pl

@RY1@i02/2011/149/i02.2011.149.183.008a.002.jpg@RY2@

Paweł Halwa | radca prawny, partner w warszawskim biurze środkowoeuropejskiej kancelarii Schoenherr

Na poziomie rady nadzorczej i zarządu spółki akcyjnej istnieje możliwość skorzystania ze środków porozumiewania się na odległość oraz z głosowania pisemnego, o ile statut dopuszcza takie formy uczestniczenia w podejmowaniu uchwał. Dodatkowo w przypadku rady nadzorczej możliwe jest oddanie głosu za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej. Jednocześnie w przypadku rady nadzorczej istnieją ograniczenia co do przedmiotu uchwał, które mogą być podejmowane pisemnie lub za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Przepisy polskiego prawa, choć nieco lakoniczne, wychodzą naprzeciw potrzebom funkcjonowania spółek, których wspólnicy lub członkowie organów nie są w stanie spotkać się osobiście. Należy pamiętać, by przy tworzeniu statutu i regulaminów organów spółki akcyjnej szczegółowo określić procedurę i kwestie porządkowe związane z podejmowaniem uchwał bez fizycznej obecności zainteresowanych osób w jednym miejscu. Pozwoli to na uniknięcie sporów co do sposobu postępowania przy głosowaniu i dyskusji co do ważności podjętych decyzji.