Precyzyjna umowa najmu biura zapobiegnie sporom

- Lista postanowień umownych, które powinny zostać uwzględnione w umowie najmu powierzchni biurowej, jest dość długa. Zależy ona przede wszystkim od tego, czy powierzchnia najmu jest już gotowa do wynajęcia, czy też ma ona dopiero zostać wybudowana lub jest jeszcze w budowie - mówi Daniel Kopania, radca prawny, prowadzący Dział Nieruchomości, Budownictwa i Infrastruktury w Clifford Chance Janicka, Krużewski, Namiotkiewicz i Wspólnicy. Jak podkreśla, każda umowa najmu powierzchni biurowych powinna dokładnie określać: kto i w jakim terminie dokona aranżacji pomieszczeń, jaki będzie termin ich wydania, jaki będzie okres najmu, jaka będzie wysokość czynszu i opłat eksploatacyjnych oraz jakie będą zasady indeksacji czynszu, terminy zapłaty oraz zabezpieczenie płatności przez najemcę. Z tej listy najwięcej problemów sprawiają postanowienia dotyczące indeksacji zakresu usług, za jakie ma płacić najemca w ramach opłat eksploatacyjnych, oraz zabezpieczeń zapłaty czynszu.

- Bardzo ważne są też postanowienia dotyczące podnajmu, dokonywania zmian w przedmiocie najmu przez najemcę, obowiązków w zakresie napraw, ubezpieczenia wynajmowanej powierzchni oraz stanu, w jakim ma być zwrócona wynajmowana powierzchnia po zakończeniu umowy. Ta ostatnia kwestia nierzadko prowadzi do sporów, zwłaszcza jeśli nieprecyzyjnie sformułowane są także postanowienia dotyczące dokonywania zmian w przedmiocie najmu. W żadnej umowie najmu nie powinno też zabraknąć postanowień dotyczących wypowiedzenia umowy - zwraca uwagę Daniel Kopania.

Dodaje, że w przypadku powierzchni, która ma dopiero zostać wybudowana, szczególnego znaczenia nabierają postanowienia dotyczące terminu wydania przedmiotu najmu, skutków opóźnienia w jego wydaniu, wykończenia wynajmowanej powierzchni oraz jej obmiarów. Wynika to z tego, że taki wynajem obarczony jest ryzykiem inwestycyjnym związanym z budową. Strony powinny wziąć pod uwagę, że budowa budynku może się opóźnić. Dlatego umowa najmu powinna przewidywać w tym względzie pewną elastyczność.

Aranżacja wnętrz

Jeśli pomieszczenia mają być zaaranżowane przez dewelopera, to konieczne jest ustalenie, kto ma dostarczyć projekt aranżacji wnętrz, w jakich terminach ma zostać on opracowany i zatwierdzony przez strony. Warto również pomyśleć o tym, że prace aranżacyjne mogą mieć negatywny wpływ na uzyskanie pozwolenia na użytkowanie dla całego budynku czy też gwarancję jakości udzieloną przez firmę budowlaną, która wykonała budynek. Jeśli prace ma wykonać deweloper, to konieczne może się okazać, aby najemca zabezpieczył finansowo wydatki poniesione przez niego na poczet aranżacji pomieszczeń (na wypadek gdyby najemca zmienił zdanie i nie chciał objąć przygotowanej dla niego powierzchni). Jeśli prace ma wykonać najemca, ważne jest, aby były one wykonywane w sposób, który nie wpłynie na terminowe zakończenie całego budynku.

- Jako że dokładna powierzchnia budynku po wybudowaniu najczęściej różni się od powierzchni projektowanej, należy uregulować, jakie będą tego konsekwencje. Zdarzają się sytuacje, że docelowa powierzchnia najmu różni się nawet o 2-3 proc. od umówionej. W takiej sytuacji problemem może być zarówno powierzchnia mniejsza - najemca może nie zaakceptować zmniejszonej ilości stanowisk pracy, jak i większa - bo najemca może nie chcieć płacić czynszu za dodatkową i niepotrzebną mu powierzchnię - mówi Daniel Kopania.

Ważne są też postanowienia dotyczące sposobu pomiaru powierzchni. Wymienione kwestie mogą prowadzić do powstania sporu, jeszcze zanim sama umowa najmu wejdzie w życie. Dlatego też warto sprawy te poprawnie uregulować zawczasu.

Szczegółowe ustalenia

Jedno jest pewne: precyzyjne zapisy umowy najmu biura mogą zapobiec wielu zbędnym sporom między wynajmującym a najemcą. Warto zatem zwrócić uwagę na kilka szczegółowych ustaleń w umowach najmu powierzchni biurowej. Na wstępie należy dokładnie określić strony takiej umowy, czyli wynajmującego powierzchnię biurową oraz najemcę. Trzeba koniecznie podać dokładną nazwę każdej z firm i adresy ich siedzib. Ponadto należy zaznaczyć, że np. są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez dany sąd rejonowy i jego konkretny wydział gospodarczy KRS (pod określonym numerem). Konieczne też jest podanie NIP oraz Regon. Oprócz tego niezbędne jest wymienienie upoważnionych osób, reprezentujących w tym przypadku każdą z firm, będących stroną umowy najmu.

Zajmowanie pomieszczeń

W części umowy dotyczącej zajmowania i użytkowania pomieszczeń powinien znaleźć się zapis, z którego wynika, że wynajmujący oddaje, a najemca przyjmuje w najem np. pomieszczenie o danym numerze, położone na parterze lub danym piętrze konkretnego budynku, o łącznej powierzchni wyrażonej w metrach kwadratowych.

Warto też sprecyzować, że do wymienionej powierzchni doliczone zostanie np. 25 proc. powierzchni wspólnej budynku. W konsekwencji należy w umowie zapisać, ile wyniesie łączna powierzchnia brutto, w oparciu o którą płacony będzie czynsz najmu. Z reguły w tej części umowy zaznacza się, że wynajmowana powierzchnia jest przeznaczona do prowadzenia biura.

Z dalszych zapisów powinno wynikać, jakich pomieszczeń wspólnych ma prawo używać najemca. Mogą to być np. pomieszczenia socjalne (kuchnia), sanitariaty, korytarze, klatki schodowe oraz holu. Najemca może sobie zastrzec, że będzie miał prawo do całodobowego dostępu do budynku (po przedłożeniu wynajmującemu listy osób upoważnionych do przebywania tam poza godzinami pracy).

Zazwyczaj umowy zawierają zastrzeżenie, zgodnie z którym wszelkie przebudowy, zmiany i ulepszenia dokonywane w pomieszczeniach będących przedmiotem najmu wymagają uprzedniej, pisemnej zgody wynajmującego i są dokonywane na koszt najemcy.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl