System sam odnotuje, który urzędnik zajmował się sprawą

Już za miesiąc każda sprawa administracyjna będzie opatrzona metryką, z której dowiemy się, kto i jakie czynności wykonywał. Obowiązek wprowadzenia metryki wynika z ubiegłorocznej nowelizacji kodeksu postępowania administracyjnego, która wejdzie w życie 7 marca.

- Chodziło o zapewnienie większej przejrzystości postępowania administracyjnego, gdyż nie tylko osoba, której podpis widnieje pod dokumentem, wykonuje czynności w sprawie. Ma to też ułatwić wskazanie osób, które mogą ponieść odpowiedzialność na podstawie ustawy o szczególnych zasadach odpowiedzialności funkcjonariuszy publicznych za rażące naruszenie prawa - przypomina dr Grzegorz Sibiga, adiunkt w Instytucie Nauk Prawnych PAN.

E-metryka

W poniedziałek opublikowano projekt rozporządzenia ministra administracji i cyfryzacji. Zgodnie z nim metryka będzie umieszczana także przy dokumentach elektronicznych. Jeśli sprawa jest prowadzona w tej drugiej formie, rolę metryki może pełnić system teleinformatyczny, który odnotuje, kto, kiedy i jaką czynność wykonywał, oraz zamieści odnośniki do dokumentów związanych ze sprawą.

Jak to może w praktyce wyglądać? Wystarczy, że w urzędzie zostanie zainstalowany system obiegu dokumentów, który uwzględni te wymogi. Urzędnik nie będzie musiał w zasadzie nic robić. Gdy zaloguje się do systemu, ten go rozpozna i odnotuje wykonanie danej czynności, oznaczając je datą i czasem.

- E-metryka powinna być docelowym rozwiązaniem przy wszystkich sprawach administracyjnych. Dzięki niej urzędnicy nie będą musieli wykonywać żadnych dodatkowych czynności - komentuje Grzegorz Sibiga, przypominając, że przeciwnicy nowych przepisów argumentowali, że przysporzą one urzędnikom dodatkowych obowiązków.

Papierowa tabela

Metryka będzie mogła powstawać w formie elektronicznej także przy papierowym obiegu dokumentów. Będzie wówczas musiała zapewnić powiązanie z aktami sprawy oraz możliwość szybkiego jej odnalezienia. Na razie jednak z pewnością dominować będzie metryka papierowa. Projekt przewiduje jej wzór. Będzie miała formę tabeli, w której urzędnicy będą wpisywać swoje dane, rodzaj wykonywanej czynności oraz jej datę, a także identyfikator dokumentu, do jakiego odnosi się czynność.

Sławomir Wikariak

slawomir.wikariak@infor.pl

Projekt skierowany do uzgodnień międzyresortowych