Jak zgodnie z prawem przeprowadzić imprezę masową

W okresie wakacyjnym wzrasta liczba różnego rodzaju masowych imprez sportowych i występów artystycznych, odbywających się na stadionach, w halach sportowych oraz w innych tego typu obiektach.

Organizatorem takiej imprezy może być osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna, która nie ma osobowości prawnej, pod warunkiem że otrzymała zezwolenie na jej przeprowadzenie. Zezwolenie wydaje w drodze decyzji wójt, burmistrz albo prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy.

Trzeba złożyć wniosek

Tryb uzyskania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy określają przepisy ustawy z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. Przedsiębiorca, który chce zostać organizatorem takiej imprezy, powinien wystąpić z wnioskiem do wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) co najmniej na 30 dni przed terminem jej rozpoczęcia.

Wniosek dotyczy wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy. Dołącza się do niego dokumenty i informacje na temat przyszłej imprezy, jej program i regulamin, a także regulamin obiektu lub informację o tym, w jaki sposób zostaną one udostępnione uczestnikom.

Graficzny plan obiektu

Dołączona dokumentacja powinna zawierać graficzny plan obiektu wraz z oznaczeniem dróg dojścia i rozchodzenia się uczestników, dróg ewakuacyjnych i dojazdowych dla pojazdów ratowniczych i policji, a także oznaczenie punktów pomocy medycznej i punktów czerpalnych wody (do picia i do wykorzystania podczas pożaru) oraz punktów informacyjnych. Na planie przedsiębiorca powinien oznaczyć m.in. lokalizację hydrantów przeciwpożarowych, zaworów przyłączy wody, gazu i energii elektrycznej oraz innych elementów mających wpływ na bezpieczeństwo.

Inne informacje

Do wniosku dołącza się również informacje o liczbie miejsc dla osób na imprezie, przewidywanych zagrożeniach bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także liczbie, organizacji, oznakowaniu, wyposażeniu i sposobie rozmieszczenia służby porządkowej i informacyjnej. Wymagana jest również informacja o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk, aby w ten sposób utrwalić przebieg imprezy i zachowanie jej uczestników.

Opinia policji i straży pożarnej

Organizator imprezy powinien również zwrócić się - nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem jej rozpoczęcia - do komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) policji oraz Państwowej Straży Pożarnej, a także dysponenta ratownictwa medycznego i państwowego inspektora sanitarnego z wnioskiem o wydanie opinii o tym, jakie siły i środki potrzebne są do jej zabezpieczenia. Podmioty te są obowiązane zgłosić ewentualne zastrzeżenia co do stanu technicznego obiektu oraz poinformować organizatora o przewidywanych zagrożeniach.

Jeśli impreza ma zostać przeprowadzona w strefie nadgranicznej, to wówczas organizator ma obowiązek poinformować o niej komendanta oddziału Straży Granicznej. Natomiast gdy odbędzie się ona na terenach podległych Ministerstwu Obrony Narodowej, organizator powiadamia komendanta terenowej jednostki Żandarmerii Wojskowej.

Dalsze obowiązki

Oprócz tych najważniejszych wymogów, jakie musi spełnić organizator ubiegający się o zezwolenie, w przypadku niektórych imprez masowych ciążą na nim jeszcze inne dodatkowe obowiązki. Na przykład organizując mecz piłki nożnej, do wniosku o zezwolenie musi dołączyć informację o sposobie zapewnienia identyfikacji uczestników. Gdyby zaś takie mecze były organizowane cyklicznie, dołącza terminarz rozgrywek.

Zanim wójt (burmistrz, prezydent miasta) wyda zezwolenie, ma prawo domagać się od organizatora dostarczenia jeszcze dodatkowej dokumentacji (np. zaświadczenia o tym, że zawarł umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom). Taką umowę ma obowiązek zawrzeć organizator imprezy masowej, który za wstęp na nią pobiera opłaty.

Wydanie decyzji

Wójt (burmistrz, prezydent miasta) musi podjąć decyzję w sprawie wydania zezwolenia na co najmniej siedem dni przed terminem przeprowadzenia imprezy. W tym terminie wydaje zezwolenie lub odmawia jego udzielenia.

W zezwoleniu wskazuje m.in. warunki przeprowadzenia imprezy, podając jej miejsce, czas rozpoczęcia i zakończenia, maksymalną liczbę uczestników, liczbę członków służb porządkowej i informacyjnej, a także informację o zainstalowaniu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. W zezwoleniu określa się także rodzaj imprezy i jej nazwę oraz organizatora. Stwierdza się przy tym, czy jest to impreza podwyższonego ryzyka. Z taką imprezą mamy do czynienia wówczas, gdy wynika to z informacji o przewidywanych zagrożeniach albo z opinii komendanta policji.

Odmowa udzielenia

Zezwolenie nie zostanie wydane w przypadku, gdy organizator nie złożył opinii komendanta policji, Państwowej Straży Pożarnej, dysponenta zespołów ratownictwa medycznego lub państwowego inspektora sanitarnego bądź nie przedstawił innych wymaganych dokumentów.

Wójt odmówi wydania zezwolenia także w sytuacji, gdy organizator nie spełnia pozostałych wymogów nałożonych na niego przepisami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, np. wynikających z regulacji prawa budowlanego.

Wydanie lub odmowa wydania zezwolenia następuje w formie decyzji administracyjnej, która może być zaskarżona przez organizatora. Odwołanie nie wstrzymuje jednak jej wykonania. Kopię decyzji wójt przekazuje w ciągu trzech dni od jej wydania wojewodzie oraz policji, Państwowej Straży Pożarnej, dysponentowi zespołów ratownictwa medycznego i inspektorowi sanitarnemu.

Musi być bezpiecznie

Przedsiębiorca, który uzyskał zezwolenie na zorganizowanie imprezy masowej, odpowiada przede wszystkim za bezpieczeństwo uczestników podczas jej trwania. Oznacza to, że musi zabezpieczyć imprezę pod względem medycznym, zapewnić odpowiedni stan techniczny obiektów budowlanych, a także instalacji i urządzeń technicznych (przede wszystkim przeciwpożarowych i sanitarnych). Odpowiada również za ochronę porządku publicznego.

Dlatego musi zapewnić pomoc medyczną i zaplecze higieniczno-sanitarne, sprzęt ratowniczy i gaśniczy oraz wyznaczyć drogi ewakuacyjne oraz umożliwiające dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji. Do jego obowiązków należy również dopilnowanie, aby w imprezie wziął udział reprezentujący organizatora kierownik do spraw bezpieczeństwa. Dla służb uczestniczących w zabezpieczeniu imprezy organizator musi wydzielić odpowiednie pomieszczenia, a oprócz tego zapewnić łączność pomiędzy tymi podmiotami.

Sprzedaż alkoholu

Na imprezie masowej może być sprzedawany i podawany alkohol, pod warunkiem że napoje nie będą zawierały więcej niż 3,5 proc. alkoholu. Nie dotyczy to jednak imprezy podwyższonego ryzyka, na której alkoholu nie sprzedaje się.

Organizator powinien zapewnić, aby sprzedaż, podawanie i spożywanie napojów alkoholowych odbywało się wyłącznie w miejscach do tego wyznaczonych. Ponadto działalność podczas imprezy mogą wykonywać tylko przedsiębiorcy, którzy posiadają na to zezwolenie. Nie wolno im sprzedawać alkoholu w twardych opakowaniach ze szkła, metalu lub tworzyw sztucznych. Uczestnicy mogą bowiem wykorzystać te opakowania niezgodnie z przeznaczeniem, w sposób zagrażający życiu lub zdrowiu osób biorących udział w imprezie.

Organizator, który planuje prowadzenie sprzedaży alkoholu na imprezie, powinien do wniosku o wydanie zezwolenia na jej zorganizowanie dołączyć informację o rozmieszczeniu miejsc i czasie, w których będą sprzedawane, podawane lub spożywane napoje alkoholowe.

Ograniczenia zależą od cech przedsięwzięcia

Impreza masowa może mieć charakter artystyczno-rozrywkowy lub sportowy (może to być np. mecz piłki nożnej).

Impreza artystyczno-rozrywkowa (do której zalicza się także zorganizowane publiczne oglądanie przekazu telewizyjnego na ekranach lub urządzeniach umożliwiających uzyskanie obrazu o przekątnej przekraczającej 3 m) jest uznawana za masową, gdy ma się odbyć:

● na stadionie, w innym obiekcie niebędącym budynkiem lub na terenie umożliwiającym przeprowadzenie imprezy, na których liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób, ustalona zgodnie z prawem budowlanym oraz przepisami dotyczącymi ochrony przeciwpożarowej, wynosi nie mniej niż 1000,

● w hali sportowej lub w innym budynku umożliwiającym przeprowadzenie imprezy, w których liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób wynosi nie mniej niż 500.

Impreza sportowa (mająca na celu współzawodnictwo sportowe lub popularyzowanie kultury fizycznej) jest uznawana za masową w przypadku zorganizowania jej na:

● stadionie lub w innym obiekcie niebędącym budynkiem, na którym liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób wynosi nie mniej niż 1000, a w przypadku hali sportowej lub innego budynku umożliwiającego przeprowadzenie imprezy - nie mniej niż 300,

● terenie umożliwiającym przeprowadzenie imprezy, na którym liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób wynosi nie mniej niż 1000.

Przez teren umożliwiający przeprowadzenie imprezy masowej należy rozumieć wydzielony, odpowiednio oznaczony teren na otwartej przestrzeni, spełniający wymogi higieniczno-sanitarne oraz posiadający infrastrukturę zapewniającej bezpieczne przeprowadzenie imprezy. Dla określenia liczby miejsc przyjmuje się przelicznik 0,5 mkw. na osobę

Mecz piłki nożnej ma charakter imprezy masowej, jeśli jest organizowany na stadionie lub w innym obiekcie sportowym, na którym liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób wynosi nie mniej niż 1000.

Warto przy tym pamiętać, że wymogów dotyczących imprez masowych nie stosuje się do imprez:

● organizowanych w teatrach, operach, operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury i galeriach sztuki lub w innych podobnych obiektach,

● organizowanych w szkołach i placówkach oświatowych przez zarządzających tymi szkołami i placówkami,

● organizowanych w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży,

● sportowych organizowanych dla sportowców niepełnosprawnych,

● sportu powszechnego o charakterze rekreacji ruchowej, ogólnodostępnych i nieodpłatnych, organizowanych na terenie otwartym,

● zamkniętych organizowanych przez pracodawców dla ich pracowników

- jeżeli rodzaj imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu lub terenu, gdzie ma się ona odbyć.

Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz

malgorzata.piasecka@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. nr 62, poz. 504 z późn. zm.).