O zmianach w VAT pomyśl już dziś

Od stycznia 2014 r. obowiązywać będzie nie tylko nowa definicja obowiązku podatkowego, ale też nowe terminy wystawiania faktur czy zasady odliczania podatku. Zmiany w tym zakresie wprowadza nowelizacja ustawy o VAT.

Nowa filozofia

- Zmieni to na pewno sposób działania firm specjalizujących się w sprzedaży towarów. Dojdzie im bowiem nowy obowiązek - śledzenia towaru, który opuścił ich magazyn. Będzie to konieczne w sytuacji, gdy sprzedawca odpowiada za dostarczenie towaru do klienta. Monitorowanie dostarczenia towaru do klienta będzie konieczne, by uniknąć sytuacji, w której obowiązek podatkowy zostanie rozliczony zanim np. dostawa wysłana pocztą dotrze do odbiorcy - tłumaczy Przemysław Skorupa, starszy menedżer w Deloitte.

Data otrzymania faktury nie będzie też miała tak dużego znaczenia przy odliczeniu podatku. Ważna będzie data wystąpienia obowiązku podatkowego u sprzedawcy. Nabywcy z kolei będą musieli sprawdzić, czy u sprzedawcy pojawił się obowiązek podatkowy. - Przy dostawie towaru momentem tym może być fizyczne jego dotarcie np. do magazynu kupującego (jeżeli dostawca odpowiada za transport do nabywcy). W przypadku usługi termin jej wykonania nie jest łatwy do ustalenia. Przykładem może być udzielenie licencj`i na trzy lata. Przy usłudze tej nie wiadomo, czy jej wykonanie nastąpiło w momencie udzielenia licencji, czy upływu czasu na jaki została wydana - podkreśla Przemysław Skorupa.

Same faktury będą mogły być wystawiane od 30 dni przed wystąpieniem obowiązku podatkowego do 15 dnia miesiąca następnego po dacie dokonania dostawy.

Nie zapoznanie się z nowymi przepisami będzie miało poważne konsekwencje dla firm.

- Naliczenie VAT-u może nastąpić w niewłaściwym czasie. W takiej sytuacji konsekwencją może być zapłacenie odsetek za zwłokę - komentuje Przemysław Skorupa. Firma straci też czas na wyjaśnianie pomyłki w urzędzie skarbowym, nie mówiąc już o nerwach. - W skrajnych przypadkach niewykluczone są nawet przestoje w firmach, co może odbić się na wynikach finansowych - dodaje Łukasz Żur, business development manager MSP w Comarch ERP.

Na ostatnią chwilę

Negatywnych konsekwencji firmy mają jednak szanse uniknąć, gdy dokładnie zapoznają się z nowymi przepisami, które potem wdrożą. Przedsiębiorstwa korzystające z systemów finansowo-księgowych muszą zadbać również o ich uaktualnienie. Problem jednak w tym, że dostawcy programów wciąż jeszcze pracują nad ich nowymi wersjami, uwzględniającymi zmiany przepisów. Część producentów dostarczy je pod koniec listopada, część - dopiero w połowie grudnia. To oznacza, że firmy będą miały czas od jednego miesiąca do dwóch tygodni na instalację aktualizacji.

Może się to odbyć za pośrednictwem serwisu, z którym mamy podpisaną umowę. Eksperci zalecają jednak, by nie czekać na kontrakt ze strony serwisantów, ale osobiście się do nich odzywać. Ci bowiem czekają, aż będą dysponować zaktualizowanym oprogramowaniem, a potem czasu na instalację będzie mało, a chętnych wielu, ponieważ zmiany w przepisach są liczne i skomplikowane. Lepiej więc zabukować sobie możliwie najwcześniejszy termin na wizytę konsultanta. Wdrażanie aktualizacji na ostatnią chwilę spowoduje, że zabraknie czasu na naukę obsługi systemu w nowej wersji.

- Niestety, żaden program nie umie podejmować decyzji za podatników, a ci będą musieli nauczyć się żyć w nowej rzeczywistości, zmieniając wieloletnie nawyki - podkreśla Marek Pyznarski, menedżer produktu Subiekt GT w InsERT.

Aktualizację systemu informatycznego można też przeprowadzić na własną rękę, pobierając nową wersję programu ze strony dostawcy. Niewielkie firmy powinny sobie z tym poradzić. W przypadku jednak, gdy przedsiębiorstwo ma rozbudowane struktury, posiada oddziały w różnych miastach, pomoc fachowca będzie niezbędna. Co oznacza konieczność skontaktowania się z serwisem lub doradcą. Obecnie za godzinę pracy konsultanta trzeba zapłacić od 60 do 200 zł w zależności od wielkości firmy i jej lokalizacji. Przy dużym popycie ceny pewnie podskoczą.

Zapłacić trzeba będzie też za pozyskanie nowej wersji systemu finansowo-księgowego czy sprzedażowego. Nieodpłatnie otrzymają je tylko te firmy, które wykupiły u dostawców oprogramowania abonament uprawniający do stałych aktualizacji. Pozostali będą musieli zapłacić i to wyższą stawkę. - Abonament dla naszych stałych klientów wynosi 20 proc. ceny oprogramowania rocznie. Dla pozostałych klientów jest to ok. 30 proc. ceny - wyjaśnia Łukasz Żur.

W firmie InsERT abonament dla użytkowników programu sprzedażowego wynosi 175 zł rocznie. - W przypadku gdy ktoś nie wykupuje go regularnie, jego cena wynosi 295 zł - tłumaczy jej pracownik Jacek Parzonka.

Potrzebna nauka

Sama aktualizacja nie wystarczy jednak, by uniknąć błędów w podatku VAT od początku 2014 r. Trzeba jeszcze zadbać o przeszkolenie pracowników z obsługi nowej wersji programu oraz znajomości nowych przepisów. O ile w pierwszym przypadku można zdać się na wynajętego serwisanta, który zaprezentuje nowe funkcje oprogramowania, nauczy z nich korzystać, to w drugim trzeba rozejrzeć się już za zewnętrzną firmą szkoleniową. Na kurs z nowych przepisów należy wysłać nie tylko pracowników działu księgowego. - W przedsiębiorstwach specjalizujących się w sprzedaży takie szkolenia powinny być obowiązkowe dla wszystkich pracowników, odpowiedzialnych za negocjowanie warunków kontraktów. Muszą wiedzieć, jakie zmiany zaszły w zakresie wystawiania faktur - tłumaczy Przemysław Skorupa. Ewentualne oszczędności mogą być tylko pozorne, bo prostowanie pomyłek w przyszłości będzie kosztowne.

Firmy szkoleniowej można poszukać w internecie. Wystarczy wpisać hasło "nowe przepisy o VAT", by pojawiła się cała lista. Można też próbować uzyskać wiedzę o planowanych szkoleniach w izbach podatkowych. Najczęściej osobne są dla księgowych oraz dla osób wystawiających faktury. Szkolenia trwają najczęściej pół dnia i kosztują od 300 do 600 zł od osoby.

Wiedzy można też szukać u dostawców systemów informatycznych. Wielu z nich organizuje kursy dla swoich użytkowników. Co więcej, robią to bezpłatnie. - Prowadzimy cykl szkoleń internetowych poświęconych zmianom w przepisach prawnych oraz temu, jak przygotować na nie firmę - tłumaczy Łukasz Żur.

O tym warto pamiętać

● podatki, cła, opłaty i inne należności, poza podatkiem,

● koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dostawcę lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.

● kwoty stanowiące obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,

● kwoty udzielonych opustów i obniżek cen,

● kwoty otrzymane jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w ewidencji na potrzeby podatku.

● kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,

● wartość zwróconych towarów i opakowań,

● zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło,

● wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

@RY1@i02/2013/223/i02.2013.223.130000100.802.jpg@RY2@

Najważniejsze zmiany w podatku VAT

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl