Korekta faktury musi być ujęta w odpowiednim okresie

Jeżeli następuje zmiana co do ilości lub wartości sprzedanych towarów, konieczne jest wystawienie przez sprzedającego faktury korygującej. Dotyczy to także sytuacji, m.in. gdy po wystawieniu faktury podatnik udzielił rabatu, nastąpił zwrot towarów do sprzedawcy czy zwrot zaliczki nabywcy.

Przypadki, w których konieczne jest wystawienie takiego dokumentu, oraz wymogi formalne w tym zakresie reguluje par. 13 i 14 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Przykładowo w sytuacji np. zwrotu zaliczek na środek trwały ewidencja księgowa będzie polegała na dokonaniu odwrotnych zapisów do sposobu, w jaki zostały zarachowane zaliczki. Prześledźmy więc ewidencję księgową tych operacji. Wpłatę zaliczki na środek trwały na konto sprzedawcy ujmuje się w księgach w następujący sposób: strona Wn konta 240 - Inne rozrachunki, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy. Natomiast fakturę VAT wystawioną przez sprzedawcę na kwotę zaliczki należy zaksięgować zapisem: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość VAT naliczonego, strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu - wartość netto zaliczki, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki - wartość brutto zaliczki.

Sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej w przypadku, gdy nie dostarczy towaru i musi zwrócić otrzymane środki pieniężne lub gdy otrzymana zaliczka przewyższyła wartość brutto towaru. Jeżeli kupujący otrzyma taki dokument, może ująć go w księgach rachunkowych zapisem: strona Wn konta 240 - Inne rozrachunki - wartość brutto, strona Ma konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość VAT naliczonego, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu - wartość netto zaliczki.

Warto zwrócić uwagę na rozliczanie tego typu zdarzeń na przełomie roku. Może się bowiem zdarzyć, że firma przez pomyłkę wystawiła fakturę sprzedaży pod koniec roku obrotowego, natomiast fakturę korygującą przesłała w kolejnym okresie sprawozdawczym. Takie zdarzenie powinno zostać skorygowane w księgach rachunkowych w okresie, w którym wystąpiły okoliczności związane z wystawieniem pierwotnej faktury. Postępowanie to wynika z zasady współmierności przychodów i kosztów zawartej w ustawie o rachunkowości. Jest to jednak możliwe, w przypadku gdy informacje te zostały ujawnione przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.