Urzędy mimo obowiązku nie przekazują NIP-ów

● Aktualizację NIP w ciągu siedmiu dni powinien przekazać urząd wydający dowód

● Urzędy, zamiast przekazywać poprawiony NIP, tylko informują o takim obowiązku

Urzędy miast i gmin nie przekazują do urzędów skarbowych aktualizacji NIP, gdy podatnik wymienia dowód osobisty. Informują go jedynie, że ma 30 dni na przekazanie nowych danych fiskusowi.

– Po wymianie dowodu osobistego pracownica urzędu miasta poinformowała mnie, że muszę złożyć aktualizację NIP w urzędzie skarbowym – mówi w rozmowie z GP pan Michał z Pińczowa.

Postępowanie urzędnika było poprawne tylko w części. Urzędnik powinien uprzedzić o obowiązku aktualizacji danych podanych w NIP i poinformować, że takiej aktualizacji można dokonać za pośrednictwem urzędu, który wymienił mu dowód.

– Po wymianie dowodu osobistego osoba otrzymuje formularz aktualizacji z informacją, że po wypełnieniu może zostawić go w urzędzie, a my przekażemy wypełniony druk do urzędu skarbowego lub może sam przekazać wypełniony formularz do urzędu. Nie mieliśmy uwag do takiego rozwiązania – wyjaśnia Bolesław Tymolewski, skarbnik miasta Toruń.

Magdalena Kobos z Ministerstwa Finansów przypomina, że podatnicy PIT nieprowadzący działalności gospodarczej, dla których obowiązek aktualizacji danych wynika z faktu otrzymania dowodu osobistego, mogą aktualizować dane za pośrednictwem organu wydającego ten dowód. Organ ten zobowiązany jest do poinformowania podatnika o obowiązku złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego oraz do przekazania go naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie siedmiu dni od dnia złożenia tego zgłoszenia.

Każdy podatnik musi aktualizować dane objęte zgłoszeniem identyfikacyjnym NIP. Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wskazuje, że wśród zgłoszonych danych muszą znaleźć się m.in. nazwisko, imiona, obywatelstwo, adres zamieszkania i zameldowania oraz rodzaj i numer dowodu tożsamości.

– Zmiany w którymkolwiek z tych elementów wiążą się z aktualizacją NIP (druk NIP-3) – stwierdza Katarzyna Bieńkowska, doradca podatkowy w Dewey & LeBoeuf Grzesiak.

Maciej Grela, doradca podatkowy w kancelarii Gide Loyrette Nouel, dodaje, że w przypadku gdy obowiązek złożenia aktualizacyjnego NIP wynika z faktu otrzymania dowodu osobistego, przepisy ułatwiają sposób postępowania dla osób nieprowadzących firm. Organ ewidencyjny powinien, po pierwsze, poinformować o obowiązku aktualizacyjnym. Po drugie, pośredniczyć w przekazaniu poprawionego zgłoszenia.

Zdaniem ekspertów przyczyną opisanej przez nas sytuacji są niejasne przepisy dotyczące aktualizacji NIP. Łukasz Bączyk, konsultant w Pricewaterhouse- Coopers, wskazuje, że stosując wykładnię gramatyczną przy interpretowaniu regulacji o aktualizacji NIP przez urząd wydający dowód osobisty, można dojść do wniosku, że organ nie jest zobowiązany do poinformowania podatnika, że przekaże do urzędu skarbowego złożone zgłoszenie aktualizacyjne. W praktyce zakres informacji, które przekaże nam urząd przy odbiorze dowodu, zależeć będzie od dobrej woli urzędnika.

– Nawet gdy nie zosta- niemy poinformowani o przysługujących możliwościach, ale złożymy zgłoszenie aktualizacyjne do organu wydającego dowód, organ ten powinien przekazać dokument fiskusowi – tłumaczy Łukasz Bączyk.

Z kolei Katarzyna Bieńkowska zauważa, że przepis jest lakoniczny i nie mówi wprost, że organy m.in. wydające dowody powinny dysponować odpowiednimi drukami i – na żądanie osoby fizycznej – umożliwić przygotowanie aktualizacji NIP, przyjąć ją od tej osoby i przekazać organom podatkowym.

– Praktyka polegająca na wręczaniu petentom druków i odsyłaniu ich z aktualizacją do urzędu skarbowego jest nieprawidłowa i nie spełnia założeń, jakie przyświecały wprowadzeniu takiego rozwiązania do ustawy, czyli nie sprzyja ułatwieniom i uproszczeniom – ocenia Katarzyna Bieńkowska.

Wprowadzenie możliwości aktualizacji NIP przez urząd wydający dowód osobisty miało ułatwić życie podatnikom. Niestety, tak nie jest. Życie ułatwiają sobie urzędnicy.

Według Macieja Greli w analizowanym przypadku organ ewidencyjny nie powinien się ograniczać wyłącznie do poinformowania podatnika o konieczności aktualizacji NIP w urzędzie skarbowym i ewentualnego wydania druku stosownego formularza – co jest powszechną praktyką – ale powinien wskazać na możliwość złożenia wypełnionego druku w urzędzie, w którym odbiera dowód. Przepisy nakładają na organ ewidencyjny rolę pośrednika w przekazywaniu dokumentów, w związku z czym podatnik powinien samodzielnie wypełnić otrzymany formularz.

– Skorzystanie z tej opcji pozwoli uniknąć dodatkowej wizyty w urzędzie skarbowym lub ponoszenia kosztów przesłania formularza – podsumowuje Maciej Grela.