Jak rozliczyć kilometrówkę pracownika

biegły rewident, prezes zarządu ATAC Audytorzy i Partnerzy

Jeżeli samochód został wynajęty w związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowej, to wydatki poniesione na wynajem należy zaliczać do kosztów uzyskania przychodów na podstawie kilometrówki. Artykuł 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (analogicznie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) dotyczący wydatków na użytkowanie samochodu osobowego, który nie stanowi majątku podatnika, odnosi się także do samochodów wynajmowanych. Takie stanowisko prezentują organy podatkowe, np. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 17 marca 2008 r. (nr ILPB3/423-295/07-4/ŁM). Trzeba podkreślić, że bardzo istotny jest obowiązek nałożony na podatnika, tj. obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Brak prowadzenia ewidencji skutkuje brakiem możliwości uznania za koszty uzyskania przychodu całości wydatków poniesionych przez podatnika, w zakresie używania samochodu niebędącego składnikiem majątku podatnika.

Jeśli zatem pracownik podatnika używa samochodu osobowego w tych okolicznościach, wówczas będzie mieć zastosowanie ograniczenie w zakresie uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodu. Ograniczenie to polega na możliwości uznania za koszty uzyskania przychodu tylko kwoty poniesionych wydatków, nieprzekraczającej kwoty, która jest wynikiem: pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zatem, jeśli podatnik poniósł wydatki w kwocie wyższej niż kwota wynikająca z przeprowadzonej kalkulacji zgodnie z przepisami rozporządzenia, wówczas kosztem uzyskania przychodu jest tylko kwota będąca wynikiem tej kalkulacji.

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).