Jak usunąć z ksiąg błędny zapis

kierownik Działu Usług Księgowych w FPA Group

Każde zdarzenie gospodarcze mające wpływ na wynik jednostki powinno mieć odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Jednak czasami zdarza się sytuacja, kiedy dane zdarzenie gospodarcze, przez pomyłkę, zostaje ujęte w księgach więcej niż raz. Sytuacja taka może spowodować błędne przedstawienie sytuacji finansowej spółki. Jeżeli zdarzy się sytuacja podwójnego ujęcia w księgach rachunkowych tej samej faktury zakupu, należy ją skorygować przez wystawienie dokumentu wewnętrznego (np. polecenie księgowania) z dokładnym opisem całego zdarzenia i kopią faktury korygowanej.

Poniżej przedstawiamy schematy księgowania faktur pierwotnych i dokonanej korekty.

Zaksięgowanie pierwotnej faktury w kwietniu:

strona Wn konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne (VAT), strona Wn konta 400 - Koszty według rodzajów, strona Ma konta 202 - Rozrachunków z dostawcami.

Zaksięgowanie drugi raz tej samej faktury w maju:

strona Wn konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne (VAT), strona Wn konta 400 - Koszty według rodzajów, strona Ma konta 202 - Rozrachunków z dostawcami.

Korekta (czarne storno) niesłusznie zaksięgowanej faktury zakupu:

strona Wn konta 202 - Rozrachunków z dostawcami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne (VAT), strona Ma konta 400 - Koszty według rodzajów.

Jeżeli spółka stosuje metodę czerwonego storna do korekt zapisów, wtedy korekta błędnego zapisu będzie prezentowa w księgach po tych samych stronach, co zaksięgowana faktura tylko ze znakiem minus (-).

Ponieważ w omawianym przypadku doszło do zaksięgowania tego samego dokumentu w dwóch różnych okresach rozliczeniowych (kwiecień, maj), może się okazać niezbędna korekta rozliczeń podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych/fizycznych, jak i z tytułu VAT za maj.

ap

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).