Jak ująć w bilansie zapłaconą przy najmie lokalu kaucję

menedżer w dziale usług księgowych w Mazars Audyt sp. z o.o.

Przy zawieraniu umowy najmu często najemca na rzecz wynajmującego musi zapłacić kaucję jako zabezpieczenie ewentualnych roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy. Szczególnie dotyczy to zabezpieczenia opłat z tytułu czynszu, odsetek oraz pokrycia ewentualnych szkód powstałych w wyniku odstąpienia od umowy. W rozliczeniu końcowym, zależnie od warunków umowy, kaucja może być różnie rozliczona. Przy oddaniu lokalu w nienaruszonym stanie jest zwracana na konto najemcy, natomiast gdy następuje odstąpienie od umowy, kaucja przeznaczana jest na pokrycie ewentualnych zaległości i powstałych szkód w wynajmowanym lokalu. W księgach rachunkowych w momencie wpłaty należy ją zaewidencjonować na koncie pozostałych rozrachunków.

Kaucja wpłacona wynajmującemu, a nierozliczona na dzień bilansowy prezentowana jest w aktywach bilansu w pozycji: B.II.2 lit. C - Inne należności krótkoterminowe; dotyczy kaucji rozliczanych w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,

A.III.2 - Należności długoterminowe; kaucje rozliczane w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Z uwagi na fakt, że kaucja ma zasadniczo zwrotny charakter, w przypadku dotrzymania warunków umowy, kwota kaucji nie wpływa na wynik finansowy najemcy i traktowana jest jako należność. Inaczej jest w sytuacji niedotrzymania warunków umowy i konieczności usunięcia przez wynajmującego szkód i usterek. Wówczas środki pieniężne z kaucji zostają wykorzystane do ich sfinansowania, a wpłacona kaucja staje się kosztem działalności operacyjnej najemcy poprzez zarachowanie na koncie pozostałych kosztów operacyjnych jako odszkodowanie na rzecz wynajmującego.

AP

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).