Jakie zasady trzeba stosować podczas przeprowadzania inwentaryzacji

@RY1@i02/2011/211/i02.2011.211.07100080a.802.jpg@RY2@

Anna Trembasiewicz, dyrektor zarządzający w Auxilium, oddział w Łodzi

Inwentaryzację należy rozumieć jako złożony proces badawczy, który ma swoje źródło w przepisach prawa, głównie w ustawie o rachunkowości. Wiele zagadnień dotyczących inwentaryzacji jest także zapisana w przepisach określających zasady prowadzenia ewidencji księgowej.

W celu zapewnienia prawidłowej, rzetelnej i wiarygodnej informacji podczas przeprowadzania procesu inwentaryzacji należy przestrzegać jej podstawowych zasad. Jako pierwszą wymienia się zasadę terminowości, która polega na przeprowadzeniu inwentaryzacji zgodnie z wcześniej ustalonym planem z zachowaniem terminów określonych w ustawie o rachunkowości. Równie ważna jest zasada podwójnej kontroli, wykorzystywana przede wszystkim przy liczeniu zapasów magazynowych, według której pomiar składników majątkowych odbywa się przez dwie osoby, w celu uniknięcia ewentualnych błędów. Należy przy tym zwrócić szczególną uwagę, aby każdy składnik majątku zapisany był w dokumentacji inwentaryzacyjnej tylko jeden raz, o czym mówi zasada jednokrotności zapisu. Zasadę tą można ściśle powiązać z zasadą rzetelności, która polega na prawidłowym mierzeniu, liczeniu oraz ważeniu konkretnych przedmiotów, a także ich identyfikacji co do nazwy, symbolu, wartości użytkowej, co powoduje, że wynik końcowy jest niepodważalny. Kolejną zasadą jest tzw. zasada zamkniętych drzwi, która polega na sporządzaniu inwentaryzacji przy zatrzymanym obrocie magazynowym, co pozwala na niezakłócony przebieg spisu, dlatego w miarę możliwości inwentaryzację należy przeprowadzać w dni wolne od pracy. Zasada kompletności i kompleksowości stosowana jest natomiast przy inwentaryzacjach pełnych całej firmy, gdzie spisywane są wszystkie składniki, zarówno bilansowe, jak i niebilansowe, będące na stanie, niezależnie od ich rodzajów. Istotne jest, aby przed rozpoczęciem remanentu ustalić kolejność prac, co przyczynia się do usprawnienia spisu i skrócenia czasu jego trwania, czynności te wiążą się z zasadą kolejności czynności.

Szczególną kontrolą w wielu jednostkach powinna być objęta gotówka w kasie. Chociaż ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek inwentaryzacji środków pieniężnych raz w roku, to w praktyce kontrole te są przeprowadzane znacznie częściej w celu uniknięcia różnego rodzaju nadużyć. Zasadą, którą należy stosować w celu wykrycia wszelkich nieprawidłowości jest zasada zaskoczenia, która polega na kontroli osoby materialnie odpowiedzialnej w nieoczekiwanym momencie. Przy inwentaryzacji środków pieniężnych podstawową zasadą jest zasada uczestniczenia w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej, która stanowi, że w spisie powinna uczestniczyć osoba materialnie odpowiedzialna. W wyjątkowych przypadkach można odstąpić od tej zasady, np. podczas długotrwałej choroby. Jednak w takim przypadku osobę odpowiedzialną powinna zastąpić osoba upoważniona, reprezentująca jej interesy. W takiej sytuacji komisja powinna liczyć trzy osoby, o czym mówi zasada komisyjności, która stanowi, że w spisie z natury powinny uczestniczyć co najmniej 2 osoby.

Niezwykle ważna jest również zasada fachowości komisji spisowej, która polega na dobieraniu do zespołów spisowych tylko osób fachowych, znających gospodarkę magazynową, jak również wykazujących się znajomością asortymentową spisywanych składników.

Wymienione zasady stanowią podstawę przeprowadzenia remanentu. W praktyce każda jednostka stosuje wiele zasad nieokreślonych dokładnie w literaturze czy w przepisach. Wiele z zasad wynika po prostu z logiki danego przepisu oraz intencji ustawodawcy, a także z wieloletniej praktyki firmy.

EM

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).