W jaki sposób ewidencjonować OC i AC samochodu służbowego

Ubezpieczenia OC i AC nie wlicza się do wartości początkowej środka trwałego, jakim jest samochód. Zgodnie bowiem z art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości cenę nabycia stanowi cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu. Oznacza to, że wartość początkową samochodu powiększają wydatki poniesione w związku z zakupem, czyli m.in. opłata za dowód rejestracyjny i tablice, a także wydatki na dodatkowe wyposażenie czy na ubezpieczenie w drodze.

Tymczasem przepisy nie uzależniają dopuszczenia pojazdu do ruchu od posiadania ubezpieczenia OC i AC. Jego koszt związany jest z eksploatacją samochodu.

W związku z tym OC i AC należy ująć w księgach rachunkowych bezpośrednio jako koszt operacyjny. Może to zostać odzwierciedlone zapisem: strona Wn konta 400 - Koszty według rodzajów (lub 460 - Pozostałe koszty rodzajowe), strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki.

Jednak takie ujęcie będzie prawidłowe wtedy, gdy kwota ubezpieczenia nie jest wartością istotną.

W przeciwnej sytuacji konieczne jest rozliczenie takiego ubezpieczenia w czasie za pomocą konta 645 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne. Podobnie będzie, gdy składka obejmuje różne okresy sprawozdawcze. Wówczas należy ją odnieść proporcjonalnie do tych okresów w koszty działalności operacyjnej.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości spółki powinny dokonywać czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Z kolei z art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika zasada współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów. Do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego należy zaliczać koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

W księgach rachunkowych ewidencja może przebiegać w następujący sposób (ewidencja kosztów prowadzona jest równocześnie na kontach zespołu 4 i 5):

1. Koszty ubezpieczenia wynikające z polisy: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki (w analityce rozrachunki z ubezpieczycielem),

2. Przeniesienie kosztu polisy do rozliczenia w czasie: strona Wn konta 645 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne, strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów,

3. Zarachowanie kosztów pierwszego miesiąca: strona Wn konta 521 - Koszty wydziałowe, strona Ma konta 645 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).