Kiedy niedobory można zaliczyć do kosztów podatkowych

@RY1@i02/2011/070/i02.2011.070.086.016b.001.jpg@RY2@

Jarosław Żemantowski, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Przykładowo, w interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 stycznia 2010 r. o nr ILPB3/423-953/09-2/MC stwierdzono, że kosztem mogą być tylko niedobory inwentaryzacyjne, w tej części, w jakiej zostały uznane za niezawinione i których okoliczności powstania oraz przyczyny zostały wyczerpująco udokumentowane. Organ uznał, że nie stanowią kosztu uzyskania przychodów niedobory inwentaryzacyjne będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą.

Z kolei w interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 marca 2008 r. (nr IP-PB3-423-46/08-2/MS) organ podatkowy stwierdził, że każdy przypadek straty powinien być rozpatrywany indywidualnie, w sposób pozwalający na stwierdzenie, że strata wystąpiła z przyczyn niezawinionych przez podatnika. Nie będzie zatem wystarczające stwierdzenie, np. że niedobory ujawnione w wyniku inwentaryzacji powstały na skutek pomyłek pracowników w przyjmowaniu i wydawaniu towarów. Zdaniem organów podatkowych okoliczność taka nie może stanowić jedynej podstawy zaliczenia niedoborów do kosztów. Istotne jest natomiast to, czy podatnik dołożył wszelkich starań, aby pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu towarów, stosownie do ich rodzaju, były zjawiskiem rzadkim, tj. stanowiły niedającą się uniknąć konsekwencję prowadzonej działalności gospodarczej.

Podatnicy, u których ujawnione zostały w wyniku inwentaryzacji niedobory towarów lub produktów handlowych, względnie inne straty w majątku obrotowym, zaliczając ich wartość do kosztów uzyskania przychodów powinni zapewnić sobie możliwość udokumentowania, że dołożyli wszelkiej staranności, aby strata nie powstała. Przykładów zabiegów zmierzających do zapobiegania powstawaniu niedoborów, które w ocenie organów podatkowych uznać można za dowodzące wystarczającej staranności podatnika, doszukać się można w licznych interpretacjach, np. dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 września 2009 r. (nr ITPB3/423-340/09/MT), w której podatnik wykazał, że celem zabezpieczenia posiadanych zapasów towarów wprowadził procedury zabezpieczające dostęp do pomieszczeń magazynowych przez system kart magnetycznych, w których posiadaniu znajdowali się wyłącznie pracownicy magazynu i kierownictwo firmy, oraz ograniczył dostęp pracownikom firm spedycyjnych, konserwatorom, serwisantom i innym gościom, wyłącznie do wydzielonej części magazynowej, w której znajdował się towar przeznaczony do wydania odbiorcy. Dodatkowo magazyn wyposażony został w kamery rejestrujące wszystkie zdarzenia w ciągu doby. Tym samym podatnik podkreślał, że ze swojej strony dołożył wszelkich starań, aby wyeliminować lub ograniczyć do minimum występowanie różnic inwentaryzacyjnych magazynowanych towarów, których to różnic (strat), ze względu na rozmiar prowadzonej działalności, nie sposób jest zupełnie uniknąć.

Niedobory dotyczyć mogą nie tylko towarów, ale również środków pieniężnych. Organy podatkowe uznają, że niedobory kasowe również mogą stanowić koszty. W interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 września 2008 r. (nr IBPB3/423-517/08/NG) organ podatkowy uznał, że podatnikowi nie można zarzucić winy, jak również zaniedbań, skoro niedobory kasowe powodujące stratę u podatnika w pewnym niewielkim procencie są nieodłącznym elementem działalności, szczególnie prowadzonej w dużych rozmiarach. Dodatkowo organ wskazał, że podatnik posiada skomplikowaną procedurę wewnętrzną, która ma za zadanie minimalizować tego typu sytuacje, co świadczy, że podatnik dokłada należytej staranności, aby przeciwdziałać tego typu sytuacjom powodującym straty.

EM