Przedsiębiorca nie zawsze musi składać deklaracje

Osoba prowadząca działalność gospodarczą jest zobowiązana do opłacania za siebie składek na ubezpieczenia za każdy miesiąc. Oczywiście składki na ubezpieczenia społeczne nie zawsze są obowiązkowe. Jeżeli oprócz działalności przedsiębiorca ma także inne tytuły do ubezpieczeń, np. jest zatrudniony na umowę o pracę na pełny etat, to z działalności podlega on obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu i za każdy miesiąc ma obowiązek opłacania tylko składki zdrowotnej.

Jednak nie za każdy miesiąc trzeba składać do ZUS dokumenty rozliczeniowe. Osoba, która rozpoczyna prowadzenie działalności, jest zobowiązana w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń dokonać zgłoszenia, składając formularz ZUS ZUA (w sytuacji gdy z działalności podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu) lub też ZUS ZZA (gdy z działalności podlega obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu).

Pamiętać trzeba, że podleganie ubezpieczeniom nie zawsze się będzie pokrywało z datą rozpoczęcia prowadzenia działalności podaną we wniosku w CEIDG. W praktyce może powstać sytuacja, w której przedsiębiorca poda, że działalność rozpoczyna np. od 1 października 2013 r., a z różnych względów faktycznie rozpoczyna jej prowadzenie od 22 października 2013 r. W takim przypadku, na podstawie informacji z CEIDG, ZUS sporządza zgłoszenie płatnika składek na druku ZUS ZFA od pierwszej daty. A przedsiębiorca zgłasza się do ubezpieczeń jako osoba ubezpieczona od 22 października 2013 r. Przez rozpoczęcie prowadzenia działalności rozumie się dzień, od którego dana osoba pozostaje w gotowości do świadczenia usług objętych wpisem.

Przedsiębiorca prowadzący działalność i niebędący płatnikiem składek za inne osoby należne za siebie składki wykazuje tylko składając deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Innych dokumentów za siebie nie przekazuje. Deklarację musi złożyć zawsze za pierwszy miesiąc prowadzenia działalności. Za kolejne miesiące z obowiązku tego jest zwolniony, pod warunkiem że nie zmieniły się dane wykazane w ostatnio złożonej deklaracji. Zwolnienie to obowiązuje także wtedy, gdy zmianie uległo przeciętne miesięczne wynagrodzenie lub minimalne wynagrodzenie.

Osoba współpracująca

Zwolnienie dotyczy także osoby prowadzącej działalność, która opłaca składki za osobę współpracującą, np. swojego małżonka. Taka osoba za pierwszy miesiąc prowadzenia działalności składa imienny raport miesięczny ZUS RCA za siebie, imienny raport miesięczny ZUS RCA za osobę współpracującą oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA (gdzie wykazane są zsumowane składki na poszczególne ubezpieczenia, jakie płatnik za dany miesiąc powinien uregulować). Oczywiście gdy prowadzący działalność lub osoba współpracująca podlegają z działalności lub współpracy tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, to składki są wykazywane w raporcie ZUS RZA i wówczas te raporty dołączone są do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. [przykład 1]

Przedsiębiorca, który korzysta ze zwolnienia ze składania dokumentów rozliczeniowych, w dokumencie polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej w polu 10 "nr deklaracji" wpisuje 01, a w polu 11 "deklaracja" - miesiąc i rok, którego wpłata dotyczy.

Zawieszenie działalności

Po zawieszeniu działalności, na podstawie informacji z CEIDG, przedsiębiorca zostaje automatycznie wyrejestrowany z ubezpieczeń. Jeżeli po pewnym czasie działalność zostaje wznowiona, to także informacja o tym jest przekazywana do ZUS i na tej podstawie przedsiębiorca jest zgłaszany przez ZUS do ubezpieczeń, jakim podlegał przed jej zawieszeniem.

Zgłoszenie do ubezpieczeń przedsiębiorca powinien przekazać, gdy w trakcie zawieszenia działalności zmieniła się jego sytuacja ubezpieczeniowa w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym. [przykład 2]

Po wznowieniu działalności dokumenty rozliczeniowe, tj. deklaracja rozliczeniowa oraz ewentualnie deklaracja i imienne raporty miesięczne, gdy przedsiębiorca ma osobę współpracującą, powinny zostać złożone za pierwszy miesiąc po wznowieniu działalności. Za kolejne miesiące z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych jest zwolniony, o ile nie zaszły żadne zmiany w stosunku do miesiąca poprzedniego. W praktyce, gdy działalność została wznowiona od pierwszego dnia danego miesiąca, to za ten miesiąc należy złożyć deklarację (lub deklarację i raporty - gdy jest osoba współpracująca), a za kolejne miesiące, jeżeli nic nie uległo zmianie, trzeba tylko wpłacać składki. Gdy działalność została wznowiona w trakcie miesiąca, to dokumenty rozliczeniowe powinny być złożone za ten i następny miesiąc, a dopiero od kolejnego przedsiębiorca jest zwolniony ze składania dokumentów rozliczeniowych.

Konieczność złożenia dokumentów rozliczeniowych może być spowodowana chorobą przedsiębiorcy lub upływem 24 miesięcy kalendarzowych, przez który to czas składki na ubezpieczenia społeczne mogą być opłacane od niższej podstawy wymiaru.

Choroba prowadzącego działalność

Przedsiębiorca, który jest chory i za ten okres spełnia warunki do przyznania zasiłku, ma prawo do pomniejszenia najniższej podstawy wymiaru składek. Może wtedy od razu złożyć deklarację rozliczeniową i wykazać tam odpowiednio pomniejszoną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W takiej sytuacji minimalną podstawę wymiaru należy podzielić przez liczbę dni danego miesiąca i pomnożyć przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom. Od tak ustalonej podstawy nalicza się składki na ubezpieczenia społeczne. Oczywiście gdy przy działalności jest osoba współpracująca, to proporcjonalnego pomniejszenia podstawy wymiaru składek należnych za siebie prowadzący działalność dokonuje w raporcie ZUS RCA. Za ten miesiąc składa także raport za osobę współpracującą i deklarację rozliczeniową.

W konsekwencji także za kolejny miesiąc po absencji chorobowej przedsiębiorca będzie zobowiązany złożyć dokumenty rozliczeniowe, a zwolniony z ich przekazania będzie dopiero po złożeniu za pełny miesiąc.

Gdy kończy się okres 24 miesięcy

Przedsiębiorca, który spełnia warunki określone w art. 18 a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, przez okres 24 miesięcy kalendarzowych może opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej kwoty nie niższej niż 30 proc. minimalnego wynagrodzenia. Taka osoba zgłasza się do ubezpieczeń z kodem 05 70 xx. Po upływie 24 miesięcy, jeżeli działalność jest w dalszym ciągu prowadzona, powinien on złożyć formularz ZUS ZWUA i wyrejestrować się z ubezpieczeń, a także ZUS ZUA (gdy z działalności podlega ubezpieczeniom społecznym) z kodem 05 10 xx. Po takim przerejestrowaniu przedsiębiorca za pierwszy miesiąc, za który opłaca składki od 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, ma obowiązek złożyć deklarację rozliczeniową.

Zgodnie z przepisami

Na mocy art. 47 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby prowadzące działalność są zwolnione z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów rozliczeniowych za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji lub raporcie zadeklarowały do podstawy wymiaru składek:

1) na ubezpieczenia społeczne - kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru składek dla osób prowadzących pozarolniczą działalność, obowiązującej te osoby i osoby z nimi współpracujące,

2) na ubezpieczenie zdrowotne - kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru określonej w art. 81 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, obowiązującej je i osoby z nimi współpracujące

i nie nastąpiła żadna zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego.

PRZYKŁAD 1

Od kiedy brak obowiązku

Pan Adam od 1 października 2013 r. rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej. Z działalności zgłosił się do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Składki na ubezpieczenia społeczne będzie opłacał od kwoty 30 proc. minimalnego wynagrodzenia. Pan Adam deklarację rozliczeniową ZUS DRA powinien złożyć za październik do 12 listopada 2013 r. (ponieważ 10 i 11 listopada to dni wolne od pracy). Natomiast za kolejne miesiące z obowiązku składania deklaracji jest zwolniony. Gdyby Pan Adam działalność rozpoczął 2 października, to deklarację rozliczeniową powinien złożyć zarówno za październik, jak i listopad, a z obowiązku składania deklaracji byłby zwolniony, dopiero począwszy od deklaracji składanej za grudzień i kolejne miesiące.

PRZYKŁAD 2

Zmiana sytuacji

Pan Jan od 1 stycznia 2013 r. prowadzi działalność gospodarczą i z tego tytułu zgłosił się do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Od 1 lipca 2013 r. działalność została zawieszona. Pan Jan od sierpnia jest pracownikiem zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy. Od 1 grudnia 2013 r. przedsiębiorca planuje wznowienie prowadzonej działalności, którą ma łączyć z wykonywaniem umowy o pracę. Z uwagi na to, że z działalności będzie podlegał obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, a przed zawieszeniem działalności był objęty z tego tytułu także ubezpieczeniami społecznymi, po jej wznowieniu powinien przekazać zgłoszenie do ubezpieczeń na druku ZUS ZZA, gdy z działalności będzie podlegał wyłącznie temu ubezpieczeniu, lub też ZUS ZUA, jeżeli z działalności zechce przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Wtedy z działalności będzie podlegał także ubezpieczeniu wypadkowemu.

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 13 pkt. 4, art. 47 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).